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El control de horas trabajadas es una herramienta fundamental para mejorar la productividad empresarial y facilitar la gestión de personal en las empresas. Uno de los sistemas más básicos, que se puede bajar gratuitamente, es utilizar plantillas de Excel que muestran la diferencia horaria entre la entrada y salida de los trabajadores y permiten calcular las horas extra trabajadas al acumularse automáticamente cuando el trabajador rebase las 8 horas diarias.
Estas plantillas son un libro de Excel desprotegido, y se debe prever que las fórmulas y funciones de Excel pueden cambiar. La plantilla de control de horarios cuenta con una hoja con el número de referencia del empleado y su registro de horas (incluyendo los descansos) y otra con el listado de personal o las referencias. A través de la hora de entrada y salida de los trabajadores se calcula si el empleado cumple con su jornada laboral, pero se debe completar con otra plantilla de registro de la jornada laboral donde el empleado tendrá que anotar su hora de entrada y salida y firmar cada vez.
Ventajas del software de gestión de personal
Como vemos, el sistema de plantillas tiene la ventaja de ser el más asequible pero implica una gran participación del empleado y tanto su funcionalidad como su fiabilidad resultan limitadas para una empresa moderna.
En cambio, un software de gestión de personal gestiona, en una sola herramienta informática, los horarios, vacaciones, retrasos y horas extra, además de ser útil para detectar el absentismo laboral y elaborar planes de contingencia para reducirlo.
Los software de gestión de personal tienen precios y complejidades muy distintas y se adaptan a empresas de cualquier tamaño y sector, incluyendo a las más pequeñas que no pueden permitirse dedicar el tiempo de un empleado a estas gestiones.
Son especialmente indicados para empresas con trabajadores de horarios diversos, flexibles o nocturnos y para centros desplazados o desatendidos sin un responsable que controle el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores.
Cucotime.NET es un software de gestión de personal diseñado para que el usuario aproveche sus prestaciones sin necesidad de grandes conocimientos informáticos. Para comenzar a usarlo se siguen 3 sencillos pasos:
- Crear los distintos horarios que tengan los empleados de la empresa.
- Adjudicar cada horario a los empleados que correspondan.
- Crear las incidencias que interesen (vacaciones, visita al médico, visita comercial, descanso, desayuno, comida).
Una vez instalado, el software permite conocer las horas trabajadas de los empleados y gestionarlas ayudando a comparar su horario teórico con el realmente trabajado y detallando las incidencias que causan incumplimientos horarios.
Cucotime.NET distingue las vacaciones entre “planificadas”, “pendientes” y “disfrutadas” y también refleja qué períodos de vacaciones han quedado pendientes del año anterior. Además de controlar y gestionar varias incidencias, es especialmente interesante su función de “redondeo”, muy útil para decidir el ajuste de las horas extra.
Actualización del software y gestión de los informes
Cucotime.NET se actualiza automáticamente mediante conexión a internet, programa copias de seguridad y es un sistema multiusuario. Entre sus funciones de control se incluye la imputación masiva de marcajes mediante el histórico y además detalla cuándo se han realizado de forma automática o manualmente, conservando el historial de todas las modificaciones efectuadas en los marcajes realizados por cada empleado (como cambios de centro o de calendario)
Este software de gestión de personal permite acceder a la ficha de cada trabajador en el período de tiempo que se necesite comprobar, y en cuanto a los informes que genera, el usuario puede elegir cómo ordenar la información y ésta se puede exportar a los formatos PDF, HTML, Texto, CSV, JPG y Excel, así como a tablas integrables en otras aplicaciones.
Frente al primitivo sistema de las plantillas que se deben cumplimentar de forma manual, Cucotime.NET acumula información y genera informes objetivos completamente fiables y con una manejabilidad de los datos que agradecerán quienes lo incorporen a sus empresas.
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