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La buena gestión del tiempo se ha convertido en un elemento fundamental en el mundo laboral actual, siendo clave para sacar el máximo partido a cada minuto que pasamos en nuestro puesto de trabajo y ser lo más productivos posible.
En este sentido, los ladrones de tiempo son obstáculos que amenazan enormemente la productividad de los trabajadores, pudiendo hacerles perder una gran cantidad de tiempo muy valioso en el día a día, sin ni siquiera darse cuenta de ello. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo pierdes cada día en esperar a que se encienda el ordenador? Quizá en un día no sea mucho, pero si sumas todo el tiempo que pierdes a lo largo del año, seguro que te haría plantearte la búsqueda de soluciones.
En un momento en el que cada segundo cuenta, detectar y combatir los ladrones de tiempo en el trabajo es fundamental para ser productivos, aumentar el rendimiento y evitar el agotamiento.
Conscientes de ello, en Cucorent te vamos a contar qué son los ladrones de tiempo y cómo evitarlos, para que desde ya, puedas empezar a implantar soluciones que te permitan combatirlos.
¿Qué son los ladrones de tiempo en el trabajo?
Los ladrones de tiempo en el trabajo son distracciones tanto internas como externas que, a menudo y de manera imperceptible, afectan a nuestra productividad y al enfoque que tenemos puesto en las tareas que estamos realizando, llegando a generar frustración, cansancio y desmotivación.
Estos ladrones de tiempo pueden afectar tanto a la vida profesional como a la personal, generando la falsa impresión de que una jornada laboral de 8 horas no es suficiente para cumplir con los objetivos marcados, lo que puede derivar en agotamiento y, en los peores casos, generar el tan temido síndrome del impostor.
Tipos de ladrones de tiempo
A la hora de supervisar de cerca las actividades de los empleados, es fundamental identificar los ladrones de tiempo más comunes, que pueden ser ladrones de tiempo internos o externos.
Ladrones de tiempo internos
Falta de organización
Cuando existe falta de organización, el tiempo se escapa incontrolablemente. Por ejemplo, cada día perdemos una gran cantidad de tiempo en decidir cuál es la siguiente tarea que vamos a realizar. Así mismo, es habitual dejar actividades a medias para realizar otras que tienen plazos más inminentes, olvidamos las fechas límite y las tareas pendientes se convierten en urgencias.
La falta de objetivos claros también es un síntoma de mala organización, ya que los objetivos proporcionan una visión general, ayudan a definir el plan de acción y a establecer prioridades. La ausencia de objetivos claros puede generar confusión entre lo importante y lo urgente.
Procrastinación
Es un hecho que aplazar tareas que no nos apetece realizar es perjudicial a largo plazo, porque hay que ser conscientes de que estas tareas no desaparecen, y posponerlas solo garantiza que se convertirán en urgencias más adelante.
La procrastinación afecta el estado de ánimo, generando sentimientos de culpa y estrés. Para vencerla, es esencial ser firme con las obligaciones y cumplir las tareas programadas.
Aplazar la toma de decisiones
Del mismo modo, aplazar la toma de decisiones es similar a la procrastinación, aunque menos evidente. Es cierto que tomar decisiones puede ser complicado por el miedo a cometer errores.
Sin embargo, no tomar decisiones solo aumenta la incertidumbre, lo que puede generar consecuencias negativas a largo plazo. Ten en cuenta que es mejor tomar una decisión incorrecta que no tomar ninguna, ya que podrás corregirla posteriormente.
No delegar y no saber decir «no»
No delegar tareas y no saber rechazar solicitudes te quitan tiempo y energía. Delegar permite que otros realicen tareas de manera más eficiente que si las haces tú. Aprender a decir «no» es igual de importante, ya que aceptar todo tipo de tareas es inabarcable para cualquier trabajador.
Problemas de comunicación
Una mala comunicación puede convertirse en un ladrón de tiempo. La falta de claridad en las interacciones puede generar complicaciones al realizar tus tareas o provocar errores, lo que se traduciría en una importante pérdida de tiempo y de productividad. Por ello, asegúrate de ser claro y conciso cada vez que te comuniques con un compañero, y trata de resolver cualquier posible duda en el momento para evitar retrasos.
Ladrones de tiempo externos
Interrupciones
Las interrupciones son uno de los ladrones de tiempo más evidentes, que pueden manifestarse en forma de llamadas, visitas no programadas, peticiones de ayuda, reuniones, etc.
En este contexto, es crucial determinar si una interrupción es una urgencia que requiere atención inmediata. Si no lo es, rechaza la interrupción de manera educada y acuerda un momento para abordarla más adelante. También puedes adoptar medidas para reducir las interrupciones, como cerrar la puerta de tu oficina o usar auriculares.
Notificaciones
Las notificaciones de correo electrónico, redes sociales, teléfono móvil, etc., son una de las principales distracciones durante el horario de trabajo y, en la mayoría de casos, no son urgentes.
Por ello, silencia o desactiva las notificaciones durante la jornada laboral, lo que te permitirá evitar que este ladrón de tiempo tan evidente afecte a tu concentración y productividad.
Reuniones
Las reuniones pueden ser ladrones de tiempo si no se gestionan adecuadamente. Para evitarlo, establece una estructura clara, define los objetivos y distribuye las tareas claras al finalizar. También es importante limitar las conversaciones a los temas de la reunión y evitar hablar de temas personales que se deban tratar fuera del horario laboral.
Urgencias
Es cierto que no todo puede preverse, pero, también es cierto que muchas urgencias son el resultado de una mala planificación. Para evitar que las tareas normales se conviertan en urgencias, mantén un seguimiento de tus obligaciones y pon fechas límite. Además, no permitas que las urgencias de otros interfieran con tu propia gestión del tiempo.
¿Cómo evitar los ladrones de tiempo?
Lo más importante para evitar los ladrones de tiempo es establecer límites y tener reglas claras en tu lugar de trabajo.
Aunque ya los hemos tratado a lo largo del artículo, a continuación, te damos una serie de tips para combatir los ladrones de tiempo en el trabajo y evitar que estas distracciones puedan afectar a tu productividad:
- Establece políticas de comunicación y comparte tus reglas de respuesta a llamadas y correos electrónicos con tus compañeros de trabajo.
- Busca un entorno de trabajo menos propenso a distracciones o considera trabajar de forma remota si es posible.
- Comunica tus políticas y límites con claridad para que tus compañeros los comprendan y, sobre todo, los respeten.
- Aprende a decir «no» cuando sea necesario para evitar compromisos innecesarios.
- Considera la inversión en herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube para organizar y planificar tareas, lo que te permitirá mantener el enfoque en tus objetivos.
Si no tomas las medidas oportunas, los ladrones de tiempo pueden aparecer poco a poco en tu rutina diaria sin darte cuenta, pero si eres consciente de ellos y te esfuerzas por controlar tu espacio y tiempo, podrás mejorar tu productividad laboral y reducir la cantidad de ladrones temporales. ¿Ya has identificado cuáles son los que más te afectan en este momento?
Un sistema de control de presencia puede ayudarte a detectar y evitar los ladrones de tiempo, ya que te proporcionará información sobre las horas trabajadas de tus empleados, lo que te permitirá comprobar si están cumpliendo con sus objetivos marcados. En caso de no ser así, es posible que estén sufriendo el impacto de uno o varios ladrones del tiempo.
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