¿Cómo calcular las vacaciones de los empleados con el software de control de presencia?
Empecemos por una pregunta. ¿Ha llegado alguna vez de madrugada a su urbanización y, al darse cuenta de que había olvidado la llave o el mando de apertura, ha mirado a la garita del vigilante, la ha encontrado vacía y se ha preguntado dónde estará?. Probablemente haciendo su control de rondas. Pero en vez de suponerlo, sería mejor saberlo porque… ¿y si se está echando un sueñecito?
Con los sistemas actuales de control de rondas esta duda se despeja ya que conoceremos con exactitud por dónde ha pasado el vigilante, a qué hora y cuál era el trabajador responsable en ese momento.
La aplicación más extendida de un sistema de control de rondas es la que afecta a los servicios de vigilancia y seguridad. Una urbanización o comunidad de vecinos con zonas comunes amplias precisa de un sistema que permita al administrador de la finca conocer si el servicio se está prestando con toda garantía.
¿Tiene contratado un servicio de limpieza para su empresa y ha detectado que algunas zonas no se atienden como debieran?. Pues conviene saber dónde está el problema y quién es responsable.
Estos y muchos casos más, como los servicios de mantenimiento y todos aquellos que impliquen subcontratas con personal itinerante hacen imprescindible un sistema de control de rondas.
Su función es verificar el recorrido de los empleados en un espacio predeterminado para garantizar que el plan de rutas marcado se cumple como corresponde al poder conocer la realización de las rutas con la fecha, hora exacta de paso por cada punto de control establecido y la persona que realizó el chequeo.
La utilidad del sistema se extiende a todos los trabajos a realizar por personal que se puede encontrar tanto dentro como fuera del recinto de una empresa y que así puede fichar con validación al realizar su turno. Y llega mas allá, permitiendo incluso controlar las incidencias de máquinas expendedoras o de ascensores.
FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL DE RONDAS
El sistema está diseñado para proporcionar una gestión eficiente de los turnos de trabajo con un funcionamiento sencillo. Se compone de software y el terminal de lectura portátil que el trabajador aproxima al pasar por cada punto de control. Este terminal de lectura guarda la información del empleado, la hora exacta en que se realizó la lectura y la ubicación de ese punto de control.
Con el software de control de rondas Aster que comercializamos en Cucorent, una vez configuradas las rutas se planifican los días en los que se realizan rondas y el margen de tiempo para pasar por los puntos de control. Después de establecer por primera vez el plan de rutas, se regenera automáticamente hasta que se decida cambiar. Establecida la ruta, a lo largo del recorrido se fijan puntos de control por los que se ha de pasar siempre para cumplirla. Son unos pequeños “tags” de proximidad que informan al terminal de lectura tanto de la hora como de su ubicación. Al aproximar el empleado su terminal a cada punto de control, éste guarda la información del empleado, hora exacta de la lectura y ubicación del punto de control. Una vez almacenados los datos en los terminales de lectura, la información está lista para ser gestionada.
Para el caso de varios empleados, es recomendable que cada uno tenga, además, una tarjeta de proximidad asociada que permite saber quién realiza la ronda en cada momento, evitando así tener que adquirir un terminal de lectura para cada empleado.
LA RECOGIDA DE DATOS EN EL CONTROL DE RONDAS
La movilidad en el personal de las subcontratas y la versatilidad propia de estas actividades hacen que la tecnología más empleada sea la radiofrecuencia (RFID), también llamada «de proximidad», en la que se produce una comunicación inalámbrica entre lector y emisor. Pero al igual que en los demás sistemas de control de accesos y presencia, también comienzan a implantarse cada vez más los dispositivos que utilizan datos biométricos como la huella dactilar.
Elegir un sistema u otro dependerá del número de empleados, la complejidad de su implantación y las preferencias de cada empresa. Por el momento, el uso mayoritario de la RFID lo califica como un sistema práctico y fiable.
La aplicación de control de rondas permite visualizar en pantalla, imprimir y exportar a Excel, generando informes sobre todos los puntos de control, empleados, hora y fecha de paso. También se pueden visualizar en pantalla, imprimir y exportar a Excel las horas teóricas de paso por los diferentes puntos y las reales. Así se controlan también los retrasos, pasos no realizados por los puntos de control, y los porcentajes totales.
Con un sistema de control de rondas instalado, la próxima vez que se deje las llaves y su garita esté vacía… podrá llamar al administrador de su finca y éste le podrá informar de dónde se encontraba (o debía encontrarse) el vigilante en el momento de su apuro. Y si el servicio de limpieza descuida una parte de su trabajo con frecuencia… podremos localizar el problema y subsanarlo.
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