La organización digital llega a nuestras empresas
Como hemos reflejado en este blog en algunas ocasiones, el avance imparable del registro horario de la jornada laboral ha llegado en un momento donde la evolución tecnológica supone un recurso imprescindible. Tanto las empresas con gran volumen de personal fijo como aquellas con trabajadores desplazados y las que cuentan con una plantilla de diferentes horarios y contratos, encuentran en la tecnología su mejor aliada. Y no se pueden considerar sistemas «caros» teniendo en cuenta el ahorro de tiempo y personal que suponen en el efectivo control horario de cualquier negocio.
Una de las mejores noticias en este sector es que los empleados puedan fichar con App por geolocalización. Para una empresa cuyo control horario no fuese estricto hasta ahora, con incertidumbre sobre la mejor manera de cumplir la ley para evitar sanciones, y que además quiera conocer cómo y cuándo desarrollan su trabajo los empleados a fin de poder mejorar sus resultados, la geolocalización es una herramienta de primera categoría.
No se puede olvidar la importancia de controlar los accesos en el centro de trabajo con sistemas que, además de registrar las entradas y salidas, abren puertas y tornos de puntos fijos, pero la variedad de contratos y particularidades existentes en el mercado laboral están llevando al primer plano a las apps móviles con geolocalización que permiten fichar desde cualquier lugar.
Cómo funciona un sistema de geolocalización para fichar con App
Lo primero destacable es la facilidad de este sistema para el empleado, que solo necesita su smartphone donde él mismo registrará sus entradas y salidas. Eso sí, no hay que olvidar que, por ley, el empleado debe estar informado de esta función y dar su consentimiento previo, así como aceptar los permisos requeridos en la app móvil. El servicio lo provee una empresa especializada en control de horarios que da de alta a la empresa en una plataforma online desde la que se accede a un panel de control donde introducir los correos electrónicos de los empleados. A ellos les llegará un correo electrónico con una invitación que deben aceptar para unirse a la plataforma. Una vez aceptada la invitación, los trabajadores solo tendrán que descargar la aplicación y fichar con app desde cualquier lugar.
El primer beneficio destacable de fichar por ubicación geográfica es el evidente ahorro en costes que supone para un negocio. Darse de alta en una de estas plataformas es más barato que instalar sistemas de tarjetas magnéticas o huella dactilar. Además, no requiere mantenimiento y se evita dedicar un empleado para controlar las horas de sus compañeros, liberándole para tareas más productivas.
Un sistema fiable y perfecto para empleados a distancia
Las aplicaciones para fichaje de geolocalizacion muestran la ubicación de los empleados en tiempo real mediante coordenadas GPS, que se activa cuando el empleado anota su entrada. Es un sistema que no da lugar a error. Las plataformas de control horario por localización geográfica permiten ver el estado de cada empleado en tiempo real de una forma muy sencilla e intuitiva, con acceso al total de horas que llevan trabajadas. Por esto es de las mejores opciones para cumplir con la ley del control de horario, ya que permiten descargar informes y resúmenes mensuales de cada empleado. Ante una inspección, se cuenta con el registro archivado completo de horas trabajadas.
No todos los empleados trabajan en el mismo centro y muchas empresas requieren empleados a distancia que, en ocasiones, son autónomos, pero también pueden estar contratados como cualquier otro asalariado. Y si los empleados a distancia están en nómina, es de obligado cumplimiento que fichen su jornada laboral. Fichar con app para el control de horas de trabajo con geolocalizacion es ideal para esos casos. Sin importar desde qué parte del mundo esté trabajando el empleado, la empresa controla perfectamente el inicio y la duración de su jornada. La app de ubicación geográfica es también de gran ayuda para llevar el control de horas de los empleados que trabajan fuera de las instalaciones: agentes comerciales, chóferes, repartidores, técnicos de instalaciones y mantenimiento, etc.
Cómo elegir la app de fichaje por geolocalización adecuada
Es preciso que el proveedor garantice que su plataforma y aplicación se acogen al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Se van a recopilar datos personales de los empleados, por lo que debe ofrecer seguridad en ese aspecto para cumplir con la normativa del reglamento. También debe asegurar que toda la información de los empleados viaje encriptada cuando estos utilicen las aplicaciones y plataformas, lo que es fundamental para que esa información no sea hackeada o robada. En resumen, un buen proveedor debe acogerse tanto a la ley de registro horario como al RGPD.
La App para móviles de Cucorent, disponible en alquiler desde 34,00 € es todo un control de presencia con licencia escalable según el número de empleados. Permite el registro y control de horas trabajadas para el personal desplazado. Con ella se pueden realizar marcajes de entrada, salida e incidencias y todos los marcajes van geoposicionados. Tambien permite capturar fotografías geolocalizadas para registrar cualquier suceso o incidencia de interés. Sus datos se exportan desde la Nube a la Aplicación CUCOTIME en txt, xls, pdf y html.
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