¿Qué son los ladrones de tiempo y cómo evitarlos?
Tener a tu disposición un contador de horas de trabajo no es una cuestión baladí. De hecho, se trata de una tecnología que puede serte de gran ayuda en tu empresa y que te mantendrá protegido ante posibles infracciones y sanciones. Por ello, aquí queremos hablarte de su importancia en materia laboral.
¿Por qué es importante usar un contador de horas de trabajo?
Muchas empresas, sobre todo cuando pueden definirse como pequeñas o medianas según el número de empleados contratados, descuidan el control de las horas trabajadas por sus empleados. Sin embargo, deberían darle la misma importancia que las grandes corporaciones. ¿El motivo? Es un aspecto clave para garantizar la productividad y la viabilidad económica del negocio a largo plazo.
Sin embargo, podemos profundizar bastante más en la materia explicando cuáles son los principales beneficios de tener un contador de horas de trabajo.
Cumplimiento de las exigencias de la legislación laboral
Probablemente, esto es lo más importante de todo. El Real Decreto-ley 8/2019 instauró una serie de medidas de protección social y lucha contra la precariedad laboral. En él, el control de las horas extras es una materia fundamental. Gran parte de su objetivo era el de reducir al mínimo ese tiempo adicional de trabajo no remunerado en muchos casos.
Con este propósito, dicha normativa estableció sanciones realmente severas. Estas oscilan entre los 60 € y los 625 € en el caso de las infracciones más leves, mientras que en el caso de los más leves pueden llegar a superar los 187 000 €. Una cifra que asusta solo de leerla.
Este texto legal obliga a la empresa a tener un registro horario digital ya que la Audiencia Nacional ha dictado en sentencia que el fichaje en papel no es válido. Además, ha de facilitar el acceso a su contenido a sus empleados y a los inspectores de trabajo y Seguridad Social. Debe conservar esos datos durante, al menos, cuatro años.
Control del absentismo
Como hemos dicho, controlar las horas de trabajo efectivas de los empleados es un aspecto clave para optimizar la productividad del negocio. Sin duda, el absentismo no detectado es uno de los principales perjuicios que puede sufrir este factor, y el contador de horas de trabajo es una herramienta clave para un seguimiento eficaz y para evitar el problema de absentismo laboral.
Realizar un adecuado control del absentismo laboral solo es posible mediante un contador de horas de trabajo. Gracias a él, los responsables de recursos humanos sabrán en todo momento qué trabajadores han faltado a su puesto en determinados días y cotejar si han presentado justificantes médicos y bajas que avalen esa situación.
Esto, además, resulta muy útil a la hora de elaborar las nóminas. No olvidemos que las faltas de asistencia sin causa justificada conllevan que se descuenten esos días u horas.
Calcular las vacaciones
Otro aspecto clave a tener en cuenta es que cuando un trabajador se ha incorporado a la plantilla en mitad de un año natural no tiene derecho a disfrutar de los 22 días hábiles de vacaciones previstos por el Estatuto de los Trabajadores al completo por lo que, este contador de horas de trabajo, será útil también para calcular las vacaciones. Además, el contador de horas de trabajo ha demostrado ser muy útil a la hora de realizar cuadrantes que permitan suplir esas bajas sin que supongan un grave perjuicio a la actividad del negocio.
Cómputo de horas extraordinarias
Como ya hemos dicho, el Real Decreto-ley 8/2019 pone especial foco en el pago de las horas extraordinarias. Pero no solo en eso. También en su cómputo. No olvidemos que el número máximo de horas extraordinarias que puede realizar un trabajador cada año es de 80. Eso sí, no se computan aquellas que hayan sido compensadas mediante descanso en el plazo de cuatro meses.
En cualquier caso, superar ese límite de 80 horas extraordinarias por trabajador da lugar a un infracción muy grave, que es la que conlleva una multa económica de mayor rango. Un sistema de este tipo puede detectar este problema para actuar en consecuencia, ya sea modificando el contrato del trabajador o proporcionándole las horas de descanso que le corresponden.
¿Qué herramientas de fichaje podemos encontrar en el mercado?
Ahora bien, para disfrutar de las ventajas de un contador de horas trabajadas, es necesario contar con un dispositivo capaz de registrarlas. En este sentido, el mercado nos brinda una gran variedad de alternativas.
Sistemas biométricos de control horario
- Sin duda, lo último en tecnología. Se trata de dispositivos equipados con tecnología biométrica, es decir, capaces de reconocer un determinado rasgo físico del empleado para identificarse sin ningún género de dudas. Los hay de los siguientes tipos:
- Huellas dactilares. Basta con posar un dedo de la mano sobre el lector para que, automáticamente, detecte los patrones únicos del usuario y registre el inicio o conclusión de su jornada laboral. Es el sistema más extendido por su fiabilidad y precio.
- Reconocimiento facial. Otra opción muy extendida. El funcionamiento es similar. Lo que hace esta tecnología es, mediante una cámara, detectar puntos clave dentro del rostro del usuario para reconocerle.
- Reconocimiento ocular. Con el iris pasa algo parecido que con las huellas dactilares. Hablamos, cómo no, de que no existen dos iguales. Este tipo de sistemas utilizan también una cámara que, enfocada directamente al ojo, es capaz de reconocer sus patrones.
- Reconocimiento de voz. Es el sistema menos efectivo y, por tanto, el menos utilizado. ¿El motivo? Hay muchos aspectos que pueden modificar el tono de voz de una persona como, por ejemplo, una leve ronquera o un poco de congestión nasal.
Evidentemente, al igual que el resto de sistemas de control horario que vamos a describir aquí, se trata de dispositivos también válidos para la gestión de accesos. Por tanto, deben definirse como herramientas de seguridad absolutamente imprescindibles.
Aplicaciones para fichar
Su uso se ha extendido especialmente gracias a la proliferación del teletrabajo. Al fin y al cabo, si el empleado no se desplaza hasta el centro de trabajo para realizar sus tareas, no va a tener la posibilidad de utilizar cualquiera de los sistemas descritos anteriormente para registrar su jornada.
Una app de fichaje es accesible tanto desde un teléfono móvil como desde un ordenador personal. Basta con entrar, identificarnos y registrar la hora de entrada, de los descansos y de la salida. También resulta muy útil en el caso de aquellos trabajadores que necesitan desplazarse mucho durante toda su jornada. Es el caso, por ejemplo, de los comerciales.
Sistemas de control horario mediante radiofrecuencia
También están muy extendidos, aunque cada vez gozan de menos implantación. En concreto, identifican al usuario cuando este pasa sobre el lector una tarjeta o dispositivo similar provisto de un código único de radiofrecuencia. El problema es que este tipo de utensilios se deterioran con el paso del tiempo. También existe riesgo de olvido, pérdida o, lo que es peor, robo. Aspectos que pueden suponer un auténtico problema de seguridad.
Con los sistemas control horario y accesos mediante contraseña sucede algo similar. Si el usuario olvida la clave alfanumérica o la confía a otra persona, la empresa puede verse en un problema. Esa es la razón por la que los expertos siempre recomiendan combinar las aplicaciones de fichaje con las tecnologías biométricas de control horario.
En definitiva, un contador de horas de trabajo es una herramienta extremadamente útil para cualquier empresa. Por ello, si tienes un pequeño o mediano negocio y quieres mejorar tus niveles de seguridad y productividad, no lo dudes. Invierte en uno y disfruta de sus ventajas a partir de ahora.
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