Controlar el horario en las pymes, ¿es necesario realmente?

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, introdujo una importante novedad en el día a día de las empresas españolas. Hablamos, cómo no, de la obligación de controlar el horario en las pymes y en las grandes corporaciones. Aquí queremos ahondar en esta cuestión y explicar detalladamente en qué consiste y cómo lo debes hacer.

¿A qué empresas hace alusión el Real Decreto-ley 8/2019?

Todas las empresas que cuenten con trabajadores contratados por cuenta están obligadas a realizar el control horario de la jornada. Esto es especialmente importante en el caso de las pymes, que actualmente componen el 99,8 % del tejido empresarial español. En concreto, hacemos referencia a:

• Las microempresas. Son pequeños negocios cuya facturación no excede los 2 millones de euros y, además, no poseen más de 10 empleados en plantilla.
• Las pequeñas empresas. Según la legislación vigente, se trata de compañías que facturan menos de 10 millones de euros al año y que cuentan con entre 11 y 49 trabajadores contratados.
• Las medianas empresas. Facturan al año menos de 50 millones de euros y poseen plantillas conformadas por entre 50 y 249 trabajadores.

Evidentemente, el control de presencia también es obligatorio en las grandes empresas, es decir, en aquellas que facturan más de 50 millones de euros anuales y que tienen más de 250 trabajadores contratados. Sin embargo, no es el caso que aquí nos ocupa.

¿Qué se entiende por controlar el horario en las pymes?

El objetivo principal del Real Decreto-ley 8/2019 es el de eliminar las horas extraordinarias no remuneradas en nuestro país. Para hacerte una idea, en el año 2018, anualidad previa a su aprobación, fueron 2,5 millones las que se realizaron en España sin que fuesen pertinentemente abonadas.

Cuando hablamos de controlar el horario en las pymes, hacemos alusión a un proceso mediante el cual la jornada de trabajo del empleado queda perfectamente registrada. En este sentido, dicho registro debe efectuarse diariamente y recoger la hora de inicio y fin, así como las pausas para los pertinentes descansos contemplados.

Toda esta información ha de quedar al alcance de los trabajadores para que puedan consultarla en el momento en el que lo estimen oportuno. Además, la empresa está obligada a almacenar los datos del registro horario durante cuatro años. Mientras no pase ese tiempo, la Inspección de Trabajo puede solicitarlos para verificar que se ha cumplido con los preceptos legales establecidos.

Además, aunque todas las pymes están obligadas a instalar un control de fichajes válido, sus trabajadores no pueden optar por no usarlo. Por tanto, podemos decir que lo recogido en el Real Decreto-ley 8/2019 es tanto un derecho como una obligación para los empleados.

¿Qué sistemas podemos usar para controlar el horario en las pymes?

Actualmente, los sistemas de control de fichajes para empleados son realmente sofisticados, prácticos y fáciles de usar. De hecho, están plenamente adaptados a los requisitos introducidos por el Real Decreto-ley 8/2019 en el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, no hay un único tipo. Podemos identificar en el mercado todos estos:

• Plantillas de Excel o Access. Es decir, de hojas de cálculo o bases de datos. La empresa da acceso a sus trabajadores a un archivo compartido de cualquiera de estos tipos para que puedan introducir la información de entrada y salida. Sin embargo, cuando pasa el tiempo, acaba generando ficheros de gran tamaño en los que es muy difícil encontrar dato concreto. Sin duda, se trata del sistema menos efectivo y recomendable.
• Máquinas de fichar. Funcionan mediante un llavero, pulsera o tarjeta provista de tecnología de radiofrecuencia. Cuando se acerca a un lector, este recoge los datos del empleado que acaba de fichar. Son muy precisas, aunque implican ciertos riesgos. Por ejemplo, no es extraño que los trabajadores se olviden de sus tarjetas, lo que obliga a tener un sistema secundario de registro.
• Sistemas biométricos. Probablemente, las soluciones para el control horario más modernas, actuales y efectivas. Al menos, en lo que respecta al registro de la jornada dentro del centro de trabajo de la empresa. ¿El motivo? Puesto que utilizan la huella dactilar (también pueden emplear la voz o el iris, aunque es menos habitual), es imposible que los empleados no puedan fichar por culpa de un despiste u olvido. Tampoco existe el riesgo de que haya suplantaciones de identidad.
• Aplicaciones web o móviles. El problema de todos los sistemas que hemos citado anteriormente es que requieren la presencia del trabajador en la oficina. Pero ¿Qué pasa con aquellos que teletrabajan o llevan a cabo sus tareas fuera del centro de trabajo? Para ellos están especialmente pensadas estas soluciones, que funcionan de forma muy sencilla. El empleado solo tiene que descargar la app de la empresa en su móvil o acceder a la intranet de la empresa. Introduce su nombre de usuario y contraseña y realizar el registro de su jornada allá donde esté.

¿Qué pasa con el registro de la jornada en papel?

Sin duda, firmar en un papel ha sido la forma más habitual de efectuar el control de presencia en las empresas. Sin embargo, una sentencia de la Audiencia Nacional estableció que no era un sistema válido. ¿El motivo? No garantiza el acceso libre e inmediato del trabajador al registro de su jornada, lo que es obligatorio según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Además, no puede considerarse un método fiable dada la facilidad con la que puede falsificarse.

¿Qué beneficios tiene controlar el horario en las pymes?

En un principio, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 fue aprobado y entró en vigor, los responsables de muchas pymes afirmaron que iba a suponer un importante incremento de la inversión y que no les iba a resultar rentable. Sin embargo, el tiempo les ha quitado la razón, ya que ha quedado patente que los sistemas de registro de la jornada ofrecen multitud de ventajas. Por ejemplo:

• Facilitan la planificación y organización de las jornadas laborales de los empleados, lo que se traduce en un mejor aprovechamiento de sus cualidades y en un mayor rendimiento.
• Permiten ganar tiempo, puesto que el proceso se hace de forma totalmente digitalizada. Por tanto, el departamento de recursos humanos no tiene que realizar esfuerzos extras para computar las horas extraordinarias y elaborar las nóminas.
• Mejoran la calidad de vida de los empleados. La razón es que, gracias a estos sistemas, pueden acceder a su calendario de trabajo fácilmente y saber exactamente cuántas horas extras han echado de más. Así también pueden decidir si prefieren cobrarlas o canjearlas por descansos. Además, si teletrabajan o desarrollan su labor fuera de casa y del centro de trabajo, pueden fichar cómodamente a través de su móvil.
• Aumentan la productividad. Puesto que facilitan el control del absentismo laboral y su persecución.
• Evitan sanciones. Según el Real Decreto-ley 8/2019, la Inspección de Trabajo puede interponer sanciones a las pymes de entre 600 € y 600.000 €, aproximadamente. Todo depende de la gravedad de la falta cometida.

En definitiva, controlar el horario en las pymes es obligatorio en todos los casos, con las excepciones previstas en el Estatuto de los Trabajadores. Sin duda, la implantación de un sistema que facilite su digitalización es fundamental. Tanto para combatir el absentismo y elevar la productividad como para evitar sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.