Cómo gestionar vacaciones en “el verano de los ERTES”
Uno de los procesos estructurales más importantes que han acometido empresas e instituciones en la era digital es la conservación de sus materiales de archivo. Desde grandes pinacotecas y bibliotecas hasta grupos editoriales, la digitalización ha permitido en el nuevo siglo reducir los espacios de almacenamiento, el uso del papel con el alivio ecológico que esto supone, y automatizar los procesos de clasificación y conservación permitiendo un acceso instantáneo a los documentos facilitando su control y manejo.
El proceso afecta directamente al archivo de documentos en las empresas, tanto su información acumulada en toda su trayectoria como la que ha de gestionar diariamente: contratos, nóminas, bajas y altas, registros de control horario, cuadrantes de turnos rotativos, hojas de vacaciones…
Los softwares o programas de gestión documental emplean un conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa. Sirven para llevar al día esos documentos, actualizarlos automáticamente y para que sus empleados con permiso puedan acceder a los que precisen, centralizando la información y almacenándola de manera segura.
Estos softwares han resignificado el papel de los profesionales del archivo en general con nuevas herramientas y conceptos. Cuanto mayor sea el grado de digitalización para integrar documentos e información de valor, mayor control y automatización se logrará.
Gestión documental de personal
Esto, en cuanto a una organización integral de una gran empresa. En lo que se refiere concretamente a cualquier departamento de recursos humanos o al administrador de una pequeña empresa, sus problemas de gestión documental y la acumulación de archivos son similares. La carga del ‘papeleo’ dificulta su labor obligándoles a dedicar un tiempo precioso a mantener simplemente al día todos los documentos que necesitan tener a mano cuyo volumen no deja de crecer. En la gestión de personal, cuadrar horarios y vacaciones, gestionar bajas o ausencias y elaborar nóminas son operaciones que consumen casi todo el tiempo que deberían utilizar en la búsqueda y selección de talento o en informes comparativos de competencia para optimizar los recursos del negocio y posicionarlo. Son funciones rutinarias que puede cubrir un software de gestión de personal que además garantiza el registro obligatorio de la jornada laboral. Los softwares de gestión de personal son útiles en empresas de todo tamaño y sector cuando hay trabajadores con distintos horarios, cuando no se dispone de un empleado dedicado exclusivamente a recursos humanos o para aligerar precisamente el trabajo de esos departamentos cuando existen.
Una parte fundamental de esa gestión es el control de presencia. Cuando se elija un software de control de presencia se debe pedir a su proveedor que garantice varios aspectos:
- Gran capacidad de almacenamiento de datos para poder guardar el registro horario de los empleados durante cuatro años como exige la ley.
- Configuración de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa.
- Cálculo del coste de las horas no productivas.
- Facilitar la generación de nóminas de manera automática con horas trabajadas y días de presencia en la empresa.
- Que los empleados puedan solicitar vacaciones y días libres a través de ese software y el responsable pueda aceptarlas o denegarlas según convenga a la producción.
- Que ofrezca márgenes en las horas de entrada y salida, permitiendo así la flexibilidad horaria y el conocimiento de las horas que le faltan por cumplir a cada empleado.
El software Cucotime.net (de Cucorent) cubre todas las necesidades expuestas y ofrece estas propiedades:
- Gestión: Acceso inmediato a la gestión y supervisión de los datos con visualización de toda la información en una sola pantalla. Permite a los responsables validar incidencias. Se pueden planificar y calcular las vacaciones, diferenciando Planificadas, Pendientes y Disfrutadas. También diferencia las vacaciones pendientes del año anterior. Gestiona el control de incidencias. Novedosa función de redondeo, que permite definir la forma de ajuste de las horas extra.
- Control: El software Cucotime.net permite controlar la imputación masiva de marcajes mediante el histórico y diferenciar si se han realizado de forma automática o manual. Conserva el historial de modificaciones efectuadas en los marcajes realizados por el empleado. Acceso a la ficha de empleado seleccionando un período de tiempo determinado y, desde ahí, control de toda la información sobre movimientos, incidencias, calendarios, vacaciones, etc… del empleado
- Informes: Los informes permiten ordenar como se desee toda la información disponible y exportarla a los formatos Pdf, Html, Text, Csv, Jpg y Excel. También se exportan a tablas para integrarlos en otras aplicaciones.
- Herramientas: Sus actualizaciones son automáticas, requiriéndose conexión a Internet.
- Programa copias de seguridad.
- Sistema multiusuario.
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