Acuerdo de confidencialidad ¿Es necesario?
Reducir costes en la empresa puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. En el momento en que un negocio tiene que enfrentarse a situaciones en la que los gastos son superiores a los ingresos, lo primero que se piensa, generalmente, es en aumentar los ingresos, siendo pocos los que piensan en que es necesario disminuir los gastos que tiene la empresa.
¿Por qué es necesario reducir costes en la empresa?
En realidad no se trata de llevar a cabo una serie de recortes sin sentido, sino de tener la capacidad de realizar más cosas pero gastando menos. Los costes se deben optimizar revisando energía, logística, costes de persona, gestión de stock, fiscalidad, procesos de compras, tesorería, etc.
Y aunque cuando se habla de reducción de costos, lo cierto es que a muchas personas les viene a su cabeza una reducción de plantilla, lo cierto es que si se dispone de menos personal, se pone en peligro la imagen de la empresa, pero principalmente, la calidad de los productos que ofrece. Por eso, es mejor utilizar otros métodos para reducir costes en la empresa.
¿Cómo se pueden reducir costes en un negocio?
Para olvidarse de los números rojos, hay que reducir los costes de una manera inteligente. Para ello es necesario seguir una serie de pautas que si se implementan de manera correcta van a implicar una serie de ventajas que no solamente repercutirán en la sostenibilidad empresarial, sino que asegurarán la continuidad de la empresa.
Realizar una auditoría
Para conocer a la perfección cuál es el gasto que una empresa general, lo primero que hay que hacer es llevar a cabo una auditoría donde se estudie minuciosamente cada uno de los puestos de trabajo, las funciones que realiza cada empleado e incluso el horario de trabajo de cada uno de ellos, entre otras cosas. También es necesario comprobar el registro salarial para corroborar que tanto los hombres como las mujeres ganan la misma cantidad de dinero de acuerdo a sus funciones.
Estas funciones deben realizarla una consultora experta en recursos humanos. Si se cuenta con toda esta información, resulta más sencillo crear un plan para mejorar la gestión de los rr.hh. y poder aplicar las medidas que sean necesarias para reducir y controlar los gastos que están asociados a esta parte de la empresa.
Formación del personal
La formación no tiene que entenderse nunca como gasto, sino como inversión. De hecho, un personal que esté bien formado va a ser más productivo tanto a medio como a largo plazo y esto se traduce en un ahorro en costes en la empresa.
Si existe una formación continua, los empleados van a aprender nuevas técnicas de administración, así como el uso de nuevas tecnologías, software y de gestión de recursos. Todo ello permite una mejora en la atención al cliente y la sustitución del personal que pueda estar de baja en un momento concreto sin necesidad de aumentar los gastos.
Automatización de los procesos
Otro aspecto indispensable para reducir costes en la empresa es tener las herramientas necesarias para poder ejecutar automáticamente cualquiera de los procesos que anteriormente se hacían de manera manual. De esta manera, se mejora la efectividad y se reduce el riesgo de cometer errores que puedan suponer un coste extra de dinero.
Redes sociales
Las redes sociales son en la actualidad imprescindibles para que una empresa se dé a conocer. Además, gracias a ella es posible fidelizar clientes y se pueden sustituir una serie de servicios o de actividades que, de otra forma, conllevarían más costes para la empresa.
Dependiendo del servicio o producto que se quiera ofrecer, se puede usar una red u otra. Por ejemplo, se puede habilitar un servicio de atención al cliente mediante Facebook o Twitter o llevar a cabo un estudio de mercado a través de Instagram con una encuesta de opinión.
Establecer unos pagos al conseguir objetivos
Otra forma muy efectiva de reducir costes es motivando a través de objetivos medibles y posibles al personal. De esta manera se van a esforzar por conseguirlos y los ingresos serán superiores. Además, si hay alguna persona que no cuenta con las habilidades necesarias para ello, no va a suponer ningún tipo de sobrecoste para la empresa.
Control de los horarios de trabajo
Las horas extras son muy importantes cuando se pretenden reducir costes en la empresa. De hecho, controlarlas y evitarlas con el uso de las herramientas adecuadas, va a permitir una optimización del rendimiento del negocio, además de gestionar y controlar el horario, a tiempo real, de los trabajadores.
Informatización de la gestión
Implementar programas informáticos puede contribuir también en la reducción de costos. Hoy en día, son muchas las soluciones a nivel informático que contribuyen a reducir los tiempos de administración o cálculo, entre otros, y ayudan a prevenir errores, aumentando la calidad y la rapidez de respuestas. Asimismo, se va a poder ahorrar en desplazamientos que realmente no son necesarios reuniéndose por videoconferencia de forma virtual, por ejemplo.
Reducir los gastos financieros
A la hora de reducir costes, es fundamental disminuir estos gastos. Las pequeñas y medianas empresas normalmente no tienen, ante los bancos, poder de negociación y las que sí lo tienen, consiguen en muchas ocasiones condiciones que resultan inasumibles.
De aquí, la importancia de contar con un asesor profesional. Esta figura puede aconsejar el renting como forma eficiente de reducir gastos. Se trata de un servicio indispensable cada día más, por autónomos y empresas para disponer de vehículos nuevos mediante una cuota fija y asequible.
El carsharing es otra opción. Consiste en un sistema nuevo de alquiler de coches, pero por un tiempo limitado que pueden ser horas, días, meses, etc. Durante el mismo es posible disfrutar de las ventajas que implica tener un coche aunque evitando los gastos que supone que sea propio. Sin duda, otra excelente manera de reducir costes en la empresa.
Gestionar los cobros y los pagos con cuidado
Por regla general, los errores de cobro y pago más frecuentes son los descuentos que no se aplican en los procesos de compra más complejos, así como en los contratos. También los ingresos que no se efectúan por algún error a la hora de aplicar las condiciones de compra o las incidencias que aparecen en el flujo financiero por una contabilización incorrecta de notas de crédito, facturas, etc.
Por esto, es fundamental tener una política de pagos y cobros adecuada, contar con todo tipo de detalles los flujos de la caja y comprobar a la perfección tanto las cuentas que hay que cobrar como las que hay que pagar. Prestar mucha atención en este sentido va a ahorrar costes innecesarios provocados por impagos, avales, gastos de gestión…
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