La importancia de organizar correctamente las vacaciones de tu empresa
Hay servicios con una fecha de cumplimiento o entrega final pactada que se guían por criterios de obra final o de objetivos, y que exigen un sistema de trabajo distinto al de las rutinas ordinarias. Para culminar estos servicios se hace necesario aplicar turnos de trabajo rotativos. Por ejemplo, cuando el pago de una construcción o un trabajo de investigación sufre penalizaciones una vez rebasada cierta fecha. Este tipo de trabajo por turnos debe combinar el conjunto de horarios asignados a distintos empleados de manera que su función se cubra también por otros que les sustituyan a lo largo de todas las horas contratadas para ese servicio.
Como saben los responsables de recursos humanos y administrativos de las empresas, para establecer un horario rotativo se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Respetar un período de 12 horas entre el final y el principio de una jornada.
- Adjudicar un descanso al trabajador si la jornada supera las 6 horas.
- No asignar, salvo pacto en contrario con el trabajador, el turno de noche más de dos semanas consecutivas.
- Que haya un mismo número de empleados en cada turno y puesto.
- Publicar los horarios correspondientes con la antelación suficiente para conocimiento del empleado.
Con todos estos requisitos legalmente obligatorios se puede ver cómo hacer turnos de trabajo rotativos puede ser complicado y normalmente se acude a un programa informático que lo resuelva. Estos son lo más conocidos:
Tempus Basic: Es gratuito o de pago según la versión. Organiza y confecciona los turnos de trabajo y genera cuadrantes laborales.
Aturnos: Gratuito, permite hacer turnos de trabajo online, de una forma completa. No requiere instalación y su funcionamiento, explicado en la misma plantilla, es sencillo. Genera los cuadrantes de forma automática.
Gesturn. Programa con amplias posibilidades de configuración. Una vez expira la versión de prueba gratuita, se debe pagar para obtener una licencia.
Plantillas de turnos de trabajo rotativos
Para quienes prefieren hacerlo de forma manual, está Just exw, un portal online repleto de plantillas que facilitan organizar los turnos de trabajo en Excel de manera que se cubran todas las opciones y no se descuadre ninguna variable. Ahora bien, quedará la tarea adicional de confeccionar y cuadrar los turnos de trabajo rotativos de trabajo.
Con estas plantillas de turnos de trabajo se controla la cobertura de las horas de una manera algo antediluviana. Si lo que se pretende es simplificar realmente el trabajo y lograr, además, la funcionalidad de crear, cortar, copiar y pegar turnos, diseñar patrones y más funcionalidades, lo óptimo es instalar un sistema de control horario que garantice todas las variables posibles y además exporte sus informes a formatos como Pdf, Html, Texto, Csv y Jpg, incluyendo el Excel, así como a todas las tablas que sea necesario para poder integrar esos informes en otras aplicaciones.
Con el software Cucotime.net se puede controlar la imputación masiva de marcajes diferenciando cuándo se realizan de forma automática y cuándo manual. Este software conserva el historial de modificaciones en los marcajes realizados por empleados y permite acceder a la ficha de cada uno en el período de tiempo que se seleccione. Este software exclusivo es el que incluyen sistemas de control horario del personal de Cucorent como Acces Finger VI (en alquiler desde 44 €) o Palma Vestra (desde 58 €), con los que también se realiza el control de turnos rotativos si es necesario con sólo programar los turnos en los que se debe basar el equipo.
Se trata de un software para manejar datos de marcajes, empleados, departamentos, horarios etc. de creación propia y con atención técnica permanente, lo que facilita la resolución de dudas y problemas.
Todos los dispositivos de los sistemas de control horario de Cucorent que incluyen Cucotime.net realizan su tarea de manera eficiente, son productos de alta tecnología, y cuentan entre sus opciones identificativas el reconocimiento facial, el lector de huella, las tarjetas de proximidad y/o password.
Hay un caso con cierto parentesco, aunque diferente del trabajo rotativo, ya que en este caso es el propio trabajo el que exige movilidad, mientras que en el de turnos rotativos el puesto es fijo y son las personas que lo ocupan quienes cambian. Se trata del caso de las rondas de vigilancia, limpieza o similares, cuyo registro y control es otra especialidad de Cucorent. Aquí el control se utiliza para conocer al detalle cómo se desarrollan las rondas de cualquier labor que exija recorrer distintos puntos dentro de un espacio predeterminado.
Requisitos legales y cuestiones a considerar en la elaboración de cuadrantes de turnos
Para establecer un control horario rotativo deben cumplirse estos requisitos previos:
- Respetar un período de 12 horas entre el final y el principio de una jornada.
- Si la jornada supera las 6 horas, adjudicar al trabajador un tiempo de descanso.
- No se puede asignar a ningún empleado el turno de noche más de dos semanas seguidas salvo de forma voluntaria.
- En cada turno y puesto, el número de empleados debe coincidir.
- Se debe publicar el horario asignado con un margen de tiempo suficiente para conocimiento del empleado.
Para optimizar la gestión de turnos de una empresa lo primero es hacer un análisis de sus características: cuál es su tamaño, la estructura, el número de sucursales que la integran, las demandas de sus clientes, etc. También hay que tener en cuenta las características de sus recursos humanos: perfiles profesionales, turnos necesarios, número de trabajadores, etc.
Si en una PYME con pocos trabajadores se pueden hacer los cuadrantes de turnos a mano o en Excel, cuando el número de empleados es elevado, encajar los horarios de todos para maximizar la productividad puede convertirse en un rompecabezas. A esto hay que sumar la diversidad de horarios de los trabajadores: habrá que tener en cuenta quiénes tienen turno de mañana o tarde, jornada partida o intensiva, reducción de jornada u horario flexible. Y también hay que contar con los cambios imprevistos, ya que los cuadrantes de turnos de trabajo se verán sometidos a constantes variaciones como bajas médicas, días libres, vacaciones.
Con tantos requisitos legales y las variables en cada organización, establecer horarios rotativos parece una tarea complicada, pero la tecnología acude en ayuda de los departamentos de RRHH para organizar los turnos rotativos y facilitarles la tarea. Existen programas gratuitos o con un precio de licencia mínimos. Y para quienes aún les convenga hacer los cuadrantes de forma manual, el portal online just exw ofrece muchas plantillas para organizar en Excel los turnos de trabajo.
El software CUCOTIME.NET permite organizar tanto los horarios de los trabajadores como las vacaciones de cada uno de ellos, en las distintas fechas. 
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