Cómo gestionar vacaciones en “el verano de los ERTES”
Los cuadrantes de turnos permiten organizar un sistema de producción por rotación o un puesto de trabajo las 24 horas del día.
Estos turnos de trabajo son el conjunto de horarios que se asignan a los empleados con el objetivo de realizar la cobertura de las horas contratadas en un servicio. El cuadrante permite controlar de manera sencilla y eficiente la cobertura de las horas y en él se pueden crear, cortar, copiar y pegar turnos, diseñar patrones, controlar el absentismo, asignar incidencias y otras muchas funcionalidades incluyendo la exportación e importación de los cuadrantes a Excel.
Requisitos legales y cuestiones a considerar en la elaboración de cuadrantes de turnos
Para establecer un control horario rotativo deben cumplirse estos requisitos previos:
- Respetar un período de 12 horas entre el final y el principio de una jornada.
- Si la jornada supera las 6 horas, adjudicar al trabajador un tiempo de descanso.
- No se puede asignar a ningún empleado el turno de noche más de dos semanas seguidas salvo de forma voluntaria.
- En cada turno y puesto, el número de empleados debe coincidir.
- Se debe publicar el horario asignado con un margen de tiempo suficiente para conocimiento del empleado.
Para optimizar la gestión de turnos de una empresa lo primero es hacer un análisis de sus características: cuál es su tamaño, la estructura, el número de sucursales que la integran, las demandas de sus clientes, etc. También hay que tener en cuenta las características de sus recursos humanos: perfiles profesionales, turnos necesarios, número de trabajadores, etc.
Si en una PYME con pocos trabajadores se pueden hacer los cuadrantes de turnos a mano o en Excel, cuando el número de empleados es elevado, encajar los horarios de todos para maximizar la productividad puede convertirse en un rompecabezas. A esto hay que sumar la diversidad de horarios de los trabajadores: habrá que tener en cuenta quiénes tienen turno de mañana o tarde, jornada partida o intensiva, reducción de jornada u horario flexible. Y también hay que contar con los cambios imprevistos, ya que los cuadrantes de turnos de trabajo se verán sometidos a constantes variaciones como bajas médicas, días libres, vacaciones.
Con tantos requisitos legales y las variables en cada organización, establecer horarios rotativos parece una tarea complicada, pero la tecnología acude en ayuda de los departamentos de RRHH para organizar los turnos rotativos y facilitarles la tarea. Existen programas gratuitos o con un precio de licencia mínimos. Y para quienes aún les convenga hacer los cuadrantes de forma manual, el portal online just exw ofrece muchas plantillas para organizar en Excel los turnos de trabajo.
El software CUCOTIME.NET permite organizar tanto los horarios de los trabajadores como las vacaciones de cada uno de ellos, en las distintas fechas. 
El software de Cucorent hace posible generar informes y analíticas de distintos factores. Por ejemplo, si se necesita saber cuántas horas extra ha hecho cierto trabajador un mes concreto, sólo debe solicitar la información al programa y obtener la respuesta. Se facilita así el control del cumplimiento de la normativa laboral vigente, además del respeto a los distintos convenios colectivos de los trabajadores. Se puede establecer un límite de horas de trabajo para los distintos empleados y así comprobar rápidamente si un trabajador está cerca de cumplir su límite. Por último, los calendarios se exportan si es necesario a Excel.
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