Gestión del absentismo laboral: todo lo que debes saber
Hay momentos en los que, para detectar los fallos y virtudes de cualquier negocio, es necesario alejarnos un poco y obtener una perspectiva global de su conjunto. Algo que no es fácil, pero que se puede lograr con las herramientas adecuadas. Una de las más útiles en este sentido es, sin duda, el cuadro de mandos. Pero ¿Qué es, para qué sirve y cómo lo podemos crear? Aquí vamos a dar respuesta a todas estas preguntas.
¿Qué es un cuadro de mando?
Un cuadro de mando integral, también conocido por las siglas CMI, es una herramienta de gestión empresarial. En concreto, su propósito es medir los objetivos estratégicos de la compañía, cómo evoluciona su actividad profesional para alcanzarlos y cuáles son los resultados obtenidos.
Conviene recordar que fue desarrollado originalmente a través de un trabajo de Robert Kaplan y David Norton. Su versatilidad hace que se pueda aplicar a todo tipo de negocios. No importa si hablamos de una micropyme o de una gran corporación.
Generalmente, el CMI se presenta a modo de representación gráfica, lo que facilita conseguir la visión global de la que hablábamos en la introducción. A través de ella podemos contemplar cómo los objetivos marcados se interrelacionan. Lo mismo sucede con los diferentes departamentos de la empresa y con los resultados.
¿Qué beneficios reporta la elaboración de un CMI?
Trabajar en la realización de un cuadro de mando ofrece beneficios a muchos niveles. En concreto, estos son los que consideramos como más importantes:
- Creación de soluciones que permitan planear y poner en marcha las estrategias organizativas de la empresa.
- Ayudar a convertir objetivos estratégicos en metas operativas.
- Determinar qué nuevos procesos pueden ayudar de forma más efectiva a conseguir los objetivos empresariales, tanto en lo que respecta a sus accionistas como los clientes y los empleados. Este es el motivo por el que también deja espacio a la comunicación interna.
- Resolver cuáles son los proyectos y acciones de marketing que requieren prioridad.
- Proporcionar nuevas perspectivas de gestión de la empresa.
- Monitorizar el movimiento de la organización hacia la consecución de sus objetivos.
- Movilizar a todas las personas que forman parte de la empresa. Dicho de otro modo, trata de unificar los objetivos de un trabajador con los de un directivo, por ejemplo.
- Facilitar que los distintos departamentos de la compañía se comuniquen fácilmente entre sí.
- Alinear los objetivos operativos de la compañía con las tareas realizadas por sus empleados.
- Reducir costes en la empresa, de modo que gane en rentabilidad y retorno de la inversión.
Los 4 enfoques, perspectivas o indicadores de un CMI
Estos tres términos se utilizan de forma indiferente dentro de los cuadros de mandos integrales. Tenlo en cuenta para no caer en errores. Cualquier CMI debe contenerlos todos. Vamos a verlos.
1. El enfoque financiero
Este indicador persigue tres objetivos obvios: reducir costes en la empresa, incrementar el número de utilidades ofrecidas y aumentar las ventas. Para ello, es indispensable determinar cuál es la capacidad presupuestaria de la organización y qué ingresos obtiene de su actividad.
Tradicionalmente, este ha sido el indicador más usado a la hora de elaborar un cuadro de mando. Sin embargo, por sí mismo, solo sirve para averiguar el estado financiero de la empresa. Es decir, si no se complementa con las perspectivas que daremos a continuación, no tiene ninguna función eminentemente práctica.
2. El enfoque del cliente
En este caso, de lo que se trata es de mejorar la experiencia de la marca tratando de hacerle mejor conocedor de ella. En este sentido, la pregunta sobre la que versa esta perspectiva de CMI es “¿cómo quiere la empresa que sus clientes la perciban?”. Para responderla, es indispensable analizar el posicionamiento del negocio con respecto a sus competidores en el mercado.
La calidad del producto o servicio, los tiempos de respuesta ofrecidos por el departamento de atención al cliente o la percepción de su precio entre los consumidores son algunos de los valores que se estudian aquí. Como es obvio, sin mejorar la perspectiva del cliente, es imposible conseguir el mismo resultado en la financiera.
3. El enfoque interno
Los procesos internos también persiguen una serie de objetivos. Hablamos, en concreto, de perfeccionar la forma de gestionar los proyectos, de incrementar la integración vertical, de aumentar las adquisiciones y, finalmente, de mejorar el producto o servicio comercializado.
Para lograr estas metas, hay que conocer cuáles son los objetivos de un trabajador a la hora de desarrollar su puesto. Esta es la razón por la que hay que invertir en formarle, incentivar sus progresos y animarle a abrazar la competitividad desde una perspectiva sana.
La comunicación interna juega aquí un papel fundamental. Tanto desde una perspectiva vertical (de directivos hacia abajo y viceversa) como horizontal (dentro de un mismo equipo de trabajo). Todo este trabajo permite determinar qué procesos internos están alineados con los objetivos empresariales y cuáles no.
4. El enfoque del crecimiento
La última perspectiva abarcada por un cuadro de mando. En concreto, sus objetivos son:
- Optimizar el uso de los recursos tecnológicos del negocio.
- Aumentar el grado de capacitación de los trabajadores.
- Mejorar las capacidades de los departamentos dedicados a la innovación y el desarrollo.
Este indicador, en mayor o menor medida, puede abarcar los tres anteriores. Lo que está claro es que resulta muy útil para crear una estructura corporativa sólida que ayude a la toma de decisiones estratégicas que garanticen buenos resultados a largo plazo.
En cualquier caso, para que sea efectivo en su propósito, debe analizar la estructura de la empresa en base a tres factores. El primero de ellos es el “clima”, que se entiende como el nivel de satisfacción de los empleados teniendo en cuenta su rendimiento.
Pero, además, también tenemos que hacer referencia a las “personas”, no a los trabajadores. Con esto queremos decir que no se entienden como meros empleados que deben cumplir una función. Esta perspectiva se preocupa de su vida laboral y de la importancia de los aspectos emocionales.
Finalmente, debemos hablar de los “sistemas”. A través de ellos se trata de determinar qué inversión tecnológica hará falta para alcanzar los objetivos marcados.
Cuadro de mando integral: ¿Cómo llevarlo a cabo?
La elaboración de un CMI puede resumirse, fundamentalmente, en cinco pasos. Son los siguientes:
- Definición de la estrategia. Antes de empezar, es necesario tener muy claros algunos aspectos como, por ejemplo, los valores corporativos, la misión de la empresa y su visión. También hace falta analizar su nicho de mercado y sus relaciones comerciales. Solo así será posible definir la estrategia que quieres seguir.
- Establecer las metas. De los cuatro indicadores que hemos comentado anteriormente. Si no lo hacemos, crear un buen CMI nos resultará imposible.
- Repartir el trabajo. Evidentemente, es imposible que una persona asuma el reto de alcanzar todos esos objetivos. Así que, en este punto, toca pensar en quiénes son los más adecuados para dedicarse a cada uno de ellos.
- Recopilar datos. A poder ser, mediante una herramienta de software adecuada. Esa información es de gran ayuda a la hora de describir el trayecto de la empresa hacia la consecución de dichos objetivos.
- Establecer unos plazos y evaluar el desarrollo. Si la evaluación entra dentro de lo deseado, perfecto. Pero, si no es así, toca tomar medidas.
En definitiva, los cuadros de mandos son herramientas muy útiles para cualquier empresa. Esperamos haberte ayudado a entender qué son y cómo puedes desarrollarlos.
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