Gestión del absentismo laboral: todo lo que debes saber
En cualquier negocio la liquidez es algo que necesita una especial atención, es necesario tener el control de cómo entra y de cómo sale el dinero en la empresa y para ello lo mejor es contar con un buen plan de tesorería. Gracias a él se pueden seguir las posibles desviaciones y por consiguiente, tomar las medidas necesarias para conseguir regular esa situación.
¿Qué es un plan de tesorería?
Se trata de una previsión con la que se pueden visualizar todos los pagos y los cobros. Con ella se puede anticipar cuál será el futuro económico de un negocio, así como orientar cualquier decisión hacia la dirección correcta.
Para elaborarlo es necesaria una información determinada como los detalles de cuál es la situación de partida de la tesorería. También hay que entender cómo están otros activos corrientes como importes o las condiciones para la conversión en dinero entres otros.
Es importante realizar igualmente un análisis adecuado de los activos no corrientes y saber cuánto tiempo se necesitaría en liquidarlos, los riesgos que implicaría y cuál sería el mejor procedimiento a seguir. Además, se deben entender las salidas de efectivo que generará tanto su mantenimiento como su reposición.
Medidas a tener en cuenta para confeccionar un buen plan de tesorería
Es importante no tener excesos de liquidez, puesto que pueden llegar a mermar la rentabilidad del negocio. Tampoco se debe comprometer la capacidad de pagar ocasionando una crisis del flujo de la caja. Para esto, hay que estar atentos a algunos puntos en concretos como son:
Prever los cobros
De la venta mensual se sacan los cobros recurrentes. Si se conoce el total de lo que se ha facturado y cuáles son las condiciones de cobro de las facturas, se puede estimar la fecha del cobro.
Controlar los plazos de pago de todos los clientes
Esto es fundamental para la confección de las previsiones de tesorería de acuerdo con la realidad. También pueden existir cobros extraordinarios como una póliza de crédito nueva, una subvención, un préstamo, etc.
Planificación de los pagos
Puede que resulte algo más laborioso realizar una previsión de pagos, puesto que existe una variedad mayor de estos que de cobros. Por una parte, hay que tener en cuenta los pagos recurrentes, como los suministros, el alquiler, teléfonos, los sueldos de los trabajadores, impuestos, pagos a la Seguridad Social, cuotas de préstamos, etc.
De igual manera hay que considerar los pagos puntuales o extraordinarios. Por ejemplo, un aumento de producción imprevisto de la producción puede hacer que sea necesario de más personal trabajando y por tanto, de más dinero a pagar.
Se debe tener presente que un adecuado plan de tesorería es fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier tipo de negocio. También lo es para la sostenibilidad empresarial y financiera del mismo, ya que con la paulatina suficiencia tanto de recursos económicos, como humanos y técnicos se conseguirán los objetivos marcados.
¿Cómo se puede simplificar el manejo de la tesorería?
Para el buen manejo del flujo de caja y poder automatizar ciertos cálculos, el programa Excel puede ser una adecuada primera aproximación. Pero lo cierto es que mantener la hoja de cálculo de manera manual puede convertirse en algo pesado, especialmente si no se está acostumbrado a manejar este entorno.
Por eso es muy beneficioso contar con un software de tesorería. Este, además de registrar los pagos y cobros de cada mes y calcular el saldo efectivo, tiene otras muchas ventajas. Una de ellas es la de poder vigilar a tiempo real el flujo de efectivo gracias a las alertas que saltan en caso de darse un balance negativo.
Asimismo, concilia de manera automática la cuenta bancaria, es decir, cada transacción de crédito o débito en esta se reporta en el monitoreo de flujo de efectivo. Igualmente, procesa automáticamente la declaración de ingresos, calcula el IVA y controla la gestión comercial.
Pero acceder a este software será solamente privilegio de unos pocos. Por eso es tan importante contar con una firma digital, para evitar que cualquier persona pueda acceder a los entresijos económicos de una empresa.
Los factores que más influye en la tesorería
Se puede concluir que los factores que más impacto provocan en la tesorería son:
Las condiciones de pago
Contar con más tiempo a la hora de pagar da cierta holgura a la tesorería. En algunos negocios, los cobros al contado unidos a un plazo más largo de pago permite un fondo de maniobra más viable.
Las condiciones de cobro
Un plazo largo para cobrar puede alterar la tesorería. Cuanto más tiempo se alarguen estos, más va a ser necesario contar con una cantidad mayor de activos líquidos.
Tipos diferentes de negocios
Existen algunos tipos de negocios que no pueden facturar hasta el momento en que el proyecto no se termina de certificar. Esto implica que se van dedicando recursos a su producción pero que no se puede cobrar hasta que no ha pasado cierto tiempo. Desde luego, la situación perfecta es poder facturar y poder cobrar cuanto antes, pero hay que tener en cuenta las circunstancias de cada sector, lógicamente.
Los resultados de la empresa
Es primordial saber cuál es el resultado de la empresa con diferentes propósitos. Uno es el de poder identificar si esta consigue más ingresos que gastos y así poder valora su repercusión dentro de la tesorería. También lo es para poder identificar cuanto antes cuáles son las medidas necesarias para poder salir adelante ante una situación problemática, incluso para saber si ha llegado el momento de reducir costes en la empresa.
Resumiendo, si se conoce el funcionamiento del negocio propio, se puede llegar a exponer un plan de tesorería, algo que aunque parezca muy evidente, no lo es tanto. No en vano, son muchos los detalles que marcan numerosos imprevistos y que requieren que se vuelquen los conocimientos acumulados durante la planificación de la empresa. Y por supuesto, disponer de las herramientas más eficaces que pueda facilitar el disponer de un plan perfecto, es el primer paso a la hora de poner en orden los pagos y los cobros de cualquier compañía.
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