El método Kaizen te ayuda a mejorar tu empresa

El ser humano, a lo largo de toda su historia, ha tratado de establecer determinadas rutinas mediante las cuales reducir riesgos y garantizar su supervivencia. Es algo totalmente natural. Sin embargo, lo normal es que, para triunfar en la vida y adaptarnos a nuevos entornos de trabajo, sea necesario realizar cambios radicales. Es aquí cuando entra en juego el método Kaizen, del cual queremos hablar aquí en profundidad.

¿Qué es el método Kaizen? Origen

Kaizen es un término de origen japonés que está formada a partir de los conceptos “bueno” y “cambio”. Se enfoca, al contrario de lo que sucede con las demás filosofías y metodologías populares en el mundo de los negocios, en los beneficios a largo plazo que tienen las pequeñas acciones que llevamos a cabo en el presente.

Es cierto que, aunque el método Kaizen sea un concepto japonés, su desarrollo principal tuvo lugar en los Estados Unidos, sobre todo, dentro de la industria. Solo después de eso y del transcurso de la II Guerra Mundial empezó a aplicarse en su país de origen.

No olvidemos que, tras la II Guerra Mundial, Japón era un país devastado y con una importante falta de recursos que hacía imposible impulsar su desarrollo. Esto creó el campo de cultivo ideal para la aplicación de esta filosofía.

El caso es que, solo 15 años después de la conclusión de la II Guerra Mundial, Japón era una de las economías más estables de Asia y del mundo en general. Para ello, se fundamenta sobre 5 pilares fundamentales, que son conocidos como ‘las cinco S’:

• Seiri. Se basa en diferenciar entre lo que es práctico y útil y lo que no lo es.
• Seiso. El orden y la limpieza han de ser una constante en la vida personal y profesional.
• Seiton. Aquí llega el momento de pensar qué hacer con lo inútil y de darle el lugar que merece a lo útil.
• Seiketzu. Hay que pensar en cómo mantener dichas condiciones de higiene y aseo.
• Sheitzuke. Incentivar el autocontrol y la disciplina como fundamentos principales de un adecuado nivel de productividad.

¿Para qué sirve este método?

Dentro del universo empresarial, esta metodología se utiliza para eliminar todas aquellas actividades que no proporcionan valor a la cadena productiva. Asimismo, los trabajadores la emplean con el propósito de realizar pequeños cambios en su rutina laboral que, a largo plazo, impliquen grandes cambios en términos positivos.

Pero ¿Qué beneficios conlleva la aplicación del método Kaizen? Vamos a verlos:

• Incrementa el compromiso de los trabajadores con las metas establecidas por la empresa en general y el equipo de trabajo al que pertenece en particular.
• Reduce el volumen de residuos que genera cada trabajador.
• Eleva el nivel de satisfacción de los empleados ya que estos sienten que tienen control pleno sobre los logros que pueden conseguir y se sienten motivados dentro del equipo.
• Esto último, a su vez, se traduce en mayores posibilidades de retener el talento contratado.
• Intensifica la competitividad, pero de un modo saludable. Esto conlleva también un incremento en los índices de productividad y eficiencia.
• Los problemas se resuelven de manera más rápida y fácil.
• Los equipos de trabajo se muestran más sólidos y unidos ante los problemas.
• Los clientes se muestran más satisfechos ya que acaban recibiendo un producto o servicio de mejor calidad.

No podemos obviar que la optimización de los procesos es la obsesión de cualquier empresa en estos momentos. Probablemente, ese sea el motivo por el que esta metodología ha sido tan bien recibida por los negocios a lo largo de las últimas décadas. Al fin y al cabo, lo que pretende es acabar con todas aquellas malas prácticas que ponen palos en las ruedas del workflow interno.

Ejemplos de aplicación de este método

Esta filosofía puede aplicarse tanto en el ámbito personal como profesional. Un buen ejemplo sería aquel de una persona que considera que pasa muy poco tiempo con sus hijos. Para incrementarlo, decide reducir 20 minutos el tiempo que pasa navegando en redes sociales con su teléfono móvil o frente a la pantalla de su ordenador o del televisor.

Asimismo, si te apetece leer un libro pero no encuentras momentos libres para ello, puedes plantearte comenzar con 5 páginas al día justo antes de irte a dormir. Si lo piensas, a lo largo de un año habrás leído 1325 páginas, lo que equivale a entre 4 o 5 libros completos. Un pequeño objetivo con un beneficio muy grande para tu vida personal.

Pero hay otros muchos ejemplos aplicables al ámbito profesional. Imagina un equipo de trabajo que no se muestra lo suficientemente cohesionado y que eso afecta negativamente en sus resultados. Una primera medida puede ser la de establecer una parada obligatoria de 30 minutos para que todos sus miembros vayan juntos a desayunar o almorzar y así puedan estrechar sus vínculos.

Por su parte, los empleadores también pueden invitar a sus trabajadores a que dediquen 5 o 10 minutos de su jornada laboral a ordenar el espacio en el que desarrollan sus tareas. Está demostrado que el desorden afecta muy negativamente al rendimiento. Esto, además, supondrá un ahorro en servicios de limpieza y dará mejor imagen a quienes lleguen desde fuera.

Consejos para ponerlo en práctica

El propio método Kaizen te proporciona los consejos que necesitas para aplicarlo a tu vida diaria. Sin embargo, lo mejor es llevarlo a cabo mediante el circulo deming, que se basa en estos cuatro pilares:

• Planear. En el primer punto debes establecer la meta que quieres alcanzar y desarrollar una solución que te ayude a alcanzarla. Es decir, un pequeño cambio en tu rutina que te resulte de utilidad.
• Hacer. Aquí comienzas a efectuar esos cambios planeados, que dejan de ser un mero pensamiento o idea. Las herramientas de control horario pueden serte muy útiles para otorgarles a cada una el tiempo que necesitan.
• Comprobar. El siguiente paso del circulo deming establece que, llegado a este punto, es el momento de verificar cómo funcionó el cambio introducido en tu rutina. Para ello, es necesario que le des la oportunidad, al menos, durante 2 o 3 semanas. Solo así podrás tener una perspectiva exacta de sus beneficios y consecuencias. No te juzgues, simplemente trata de evaluar la situación de la manera más objetiva posible.
• Actuar. ¿Ha funcionado? Pues, entonces, toca hacer lo más complicado, que es implementar ese cambio en tu rutina de forma definitiva y fijarte otra nueva meta. Para ello, deberás volver al primer punto de este círculo y seguir ayudándote de aplicaciones de control horario que te sean de utilidad.

Un método cuya efectividad no se ha reducido

Pasan los años pero la efectividad del método Kaizen sigue intacta. De hecho, a lo largo de las más de ocho décadas en las que ha sido aplicado al mundo empresarial, lo único que ha conseguido ha sido ganar adeptos en todo el mundo. Al fin y al cabo, es muy fácil de poner en práctica, mantiene a los trabajadores constantemente motivados y ofrece unos resultados a largo plazo incuestionables.

Por ello, desde aquí te animamos a que pongas en práctica esta metodología tanto en lo que respecta a tu vida personal como a la profesional. No tardarás en darte cuenta de que inviertes mejor tu tiempo y de que le sacas el máximo partido.