Gestión del absentismo laboral: todo lo que debes saber
Se ve que la instalación de un control de acceso biométrico es sencilla aunque hay personas especialmente dotadas para los trabajos manuales y otras que, por muy claras que sean las instrucciones que vienen con un aparato (o un simple mueble de Ikea), siempre terminan la mañana del domingo dedicada a su montaje con un tornillo de menos o de más en la mano preguntándose porqué aquello no funciona si se han seguido todos los pasos de la guía «rápida», varios tutoriales de youtube la pintan bastante factible, pero para los menos hábiles, las empresas especializadas en estos sistemas recomiendan técnicos y también asesoran telefónicamente a quienes se decidan a instalarlos por su cuenta.
Normalmente, un control de acceso (o de acceso y asistencia) nos llegará con estos componentes:
- Software descargable.
- Cable de corriente.
- Cables de instalación y de conexión a internet.
- Aparato biométrico (lector y programador) con puerto usb para que se puedan exportar a la aplicación del ordenador que proporciona el software sus registros.
- Chapa magnética conectada al lector biométrico (que se desconecta 5 segundos para dar acceso a la persona autorizada)
- El kit puede incluir también, según los sistemas, un botón de salida que, conectado al sistema, se pulsa desde el interior del recinto y abre la puerta.
Verdaderamente no es muy difícil, una vez instalado el sistema, dar de alta a una persona. Se le atribuye un código, se le pide aplicar la huella dactilar tres veces y se da a «enter». Para el reconocimiento facial se hace igualmente que mire tres veces en un cuadrante de la pantalla y después se da a «enter».
Una vez registrada esa persona, el control de acceso y asistencia biométrico lo incluye en su base de datos y ya puede entrar y salir sin contratiempos.
Además, en el caso de los controles de asistencia, el registro de esta persona permitirá guardar su hora de entrada y salida al recinto, y las incidencias que cada sistema proporcione según su software. El de Cucorent registra la hora de entrada y salida de cada empleado, diferencia entre las vacaciones planificadas, pendientes o disfrutadas» gestiona incidencias y pausas e incluye la función de «redondeo» para poder ajustar las horas extra.
El control de acceso biométrico se impone por su fiabilidad
Todo equipo biométrico mide e identifica alguna característica propia de la persona como huellas digitales, reconocimiento del iris, geometría de la mano, reconocimiento visual y otras técnicas.La medición biométrica considera en la actualidad como el método ideal de identificación humana y las más utilizadas en controles de acceso y asistencia son la huella dactilar y el reconocimiento facial. El secreto de su éxito está en su fiabilidad científicamente probada. Vemos los casos de la huella dactilar y el reconocimiento facial.
- Huella dactilar: El patrón que siguen las líneas y surcos de una huella se puede clasificar según tres rasgos mayores: arco, lazo y espiral. Cada dedo presenta al menos una de estas características. Por otro lado, en determinados puntos las líneas de la huella dactilar se cortan bruscamente o se bifurcan. Estos puntos reciben el nombre de «minucias», y juntos suman casi el 80% de los elementos singulares de una huella. Todo esto da lugar a un patrón complejo único para cada individuo, distinto incluso en gemelos idénticos. Se estima que la probabilidad de que dos personas tengan las mismas huellas dactilares es 1 entre 64.000 millones.
- Reconocimiento facial: Los sistemas de reconocimiento facial son capaces de distinguir entre el fondo y la cara. El sistema hace uso de los picos, valles y contornos dentro de un rostro (los llamados «puntos duros» del rostro) y los trata como nodos que puedan medirse y compararse contra los que se almacenan en la base de datos del sistema. Hay aproximadamente 80 nodos en un rostro de los que el sistema hace uso (entre ellos, el largo de la línea de la mandíbula, profundidad de los ojos, distancia entre los ojos, forma del pómulo, anchura de la nariz…). El método más común utiliza una cámara para capturar una imagen de nuestra cara, que analiza en función de «puntos clave» como la distancia entre los ojos o la anchura de la nariz, que son inamovibles.
El control de accesos de empleados que incorporan control de presencia realizan el registro horario de la jornada laboral que marca la ley de manera automatizada. Además de abrir las puertas y tornos mediante tarjeta rfid, reconocimiento facial, lector de huella y/o contraseña según los modelos, la capacidad de su software para almacenar marcajes puede llegar desde los 30.000 hasta los 200.000 movimientos.
Estos sistemas de acceso y presencia se hacen imprescindibles actualmente, y cada empresa debe elegir el que mejor se adecúe a sus necesidades de seguridad y cumplimiento del registro horario, siendo muy versátiles para admitir varios horarios distintos y contemplar una amplia casuística de flexibilidad.
Los informes que el software de los sistemas de control de acceso facilitan se pueden exportar por pendrive para acumularlos y gestionarlos por Recursos Humanos, sabiendo en todo momento el cumplimiento horario real de cada trabajador y, en consecuencia, aplicándole la nómina correspondiente con conocimiento de sus ausencias justificadas o no y diferenciando las horas extraordinarias de las ordinarias contratadas.
Su funcionamiento proporciona a la empresa enormes ventajas operativas y los sistemas se pueden contratar por medio de alquiler con toda garantía, pudiendo incluso probar un sistema tras otro sin compromiso hasta dar con el que sea más efectivo para cada ocasión. Un sistema de acceso y presencia off-line y on-line no supone precios elevados, pero son siempre más económicos los que funcionan con lector de tarjetas que los que se activan con indicadores biométricos (huella, reconocimiento facial…)
LA IMPORTANCIA DE UN PROVEEDOR FIABLE.
Cualesquiera que sean el volumen y particularidades de una empresa, para muchas será un laberinto la elección de un sistema, especialmente cuando la ley aprieta y los tiempos se acortan.
El Ministerio de Trabajo avisa de que será indulgente en las primeras semanas de la normativa vigente con aquellas empresas que ya se hayan puesto manos a la obra en la búsqueda de su sistema de control y registro horario y hayan comenzado las negociaciones con sus trabajadores para implementarlo, pero es un tema que no se puede demorar.
Lo primero será elegir el sistema que más convenga y para ello es necesario el asesoramiento de una empresa que disponga de muchas opciones que cubran el más amplio rango y estén contrastadas por clientes anteriores, porque el momento es propicio para que aparezcan «piratas» con «aplicaciones mágicas y muy baratas» bajo el brazo que resultarán un fiasco y harán perder tiempo y dinero.
Una vez elegido el sistema, llega el momento de su instalación, y por muy «manitas» que sea el jefe de mantenimiento, no es recomendable hacer «bricolage» con un tema delicado que afecta a la seguridad laboral y jurídica de tantas personas. Esta fase también requiere la intervención de instaladores profesionales o, al menos, un asesoramiento telefónico permanente y solvente.
CEs importante dar con un proveedor donde el tamaño no importe. Cucorent se dedica al desarrollo de sistemas de control desde 1991 y en su larga trayectoria ha identificado los usos y requerimientos que necesitan sus clientes de todo rango, haciendo hincapié en que el volumen del cliente no signifique un menoscabo de sus prestaciones ni un cambio cualitativo en sus servicios. Antes de saber con exactitud el sistema más pertinente en cada caso, es recomendable el alquiler porque permite corregir la elección hasta dar con el grado preciso de servicio y las prestaciones más interesantes.
Estas son algunas ventajas de alquilar en Cucorent:
- Apoyo en la instalación y soporte técnico. Cucorent ofrece atención permanente a todos sus clientes de alquiler en caso de que surja cualquier duda o problema antes, durante y después de la instalación.
- Garantía permanente: Los clientes que alquilan de un control de presencia o control de acceso de seguridad disfrutan de una garantía permanente en caso de avería sin coste adicional.
- Actualizaciones permanentes de software: Cucorent se encarga de que la parte informática del sistema de control de presencia o control de acceso esté siempre revisada y actualizada.
- Sin permanencia: El cliente de Cucorent puede utilizar los equipos de control de acceso de seguridad o control de presencia tanto tiempo como necesite, devolverlo cuando deje de necesitarlo y cambiarlo por otro tipo de equipo.
- El precio: El alquiler mensual estipulado en el contrato de Cucorent es una cantidad fija e invariable que lo incluye todo. sin recargos ocultos y sin fianzas.
Principales clases de control de accesos
Los sistemas de control de accesos disponibles en el mercado se clasifican por la necesidad de conectarse o no en red y por su método identificativo.
Según sus conexiones, hay dos tipos:
- Controles de acceso autónomos: No necesitan conectarse a red y su función consiste únicamente en abrir puertas, barreras o tornos mediante el pulso eléctrico que activa el relé cuando un trabajador se identifica.
- Controles de acceso en red: Además de abrir registran el horario de entrada y salida de los trabajadores. La diferencia está en que estos sistemas han de conectarse a una red Ethernet, RS232 o Wifi para que ese registro pueda descargarse en una aplicación que se instala en el ordenador y así producir los correspondientes informes.
Según su método identificativo:
- Por huella dactilar: El lector identifica y permite el acceso a las instalaciones en base a una serie de puntos biométricos de la huella del empleado.
- Por reconocimiento facial: El lector identifica al trabajador en base a parámetros biométricos de su rostro.
- Tarjetas: Que pueden ser magnéticas (y entonces se deben introducir en un lector para ser registradas) o tarjetas RFID que no requieren de contacto para ser leídas y por eso se llaman «tarjetas de proximidad».
- Contraseña numérica: Terminales con un teclado donde se ha de introducir una contraseña para acceder.
¿Qué control de accesos instalar y cómo hacerlo?
Las necesidades y el nivel de seguridad propios de cada empresa determinan el modelo más adecuado para cada caso dentro de la amplia oferta existente. Por principio es una buena decisión la opción de alquilar los sistemas cuando aún no se tenga muy claro el más conveniente, ya que las empresas especializadas incluyen el mantenimiento y la revisión automática de sus versiones con el alquiler del equipo.
A nivel orientativo, los sistemas por huella dactilar son los más económicos y, junto con el reconocimiento facial, también los más seguros porque evitan la posibilidad de que un empleado fiche por otro. Los que funcionan con tarjeta de proximidad se recomiendan para talleres o centros de trabajo donde los empleados lleven las manos manchadas y no puedan identificarse mediante huella.
Es importante informarse de si el sistema es autónomo o conectado y de su límite de capacidad para almacenar movimientos.
La instalación de cualquiera de estos sistemas tiene cierta complejidad dependiendo del modelo y la habilidad para el «bricolaje» del usuario. En general, son equipos técnicos externos quienes los instalan, aunque hay en Internet detallados tutoriales que animan a atreverse y lo pintan bastante factible. Las empresas especializadas en venta y alquiler disponen de técnicos y también asesoran telefónicamente a quienes se deciden a instalarlos por su cuenta. Una vez instalados, también se ocupan de su mantenimiento. Es cuestión de acertar con la que mejor servicio de. Por eso el alquiler es una buena opción para empezar.
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