Bolsa de horas de trabajo ¿Cómo gestionarla?

Desde que entrara en vigor la reforma del mercado laboral del año 2012, los empresarios y sus trabajadores pueden acordar la redistribución de las horas de la jornada habitual de manera irregular. Esto es lo que se conoce como bolsa de horas o bank of hours. Un concepto que aquí te queremos explicar, sin olvidarnos de mencionar cómo un sistema de control horario puede ser de utilidad para gestionarla correctamente.

¿Qué se entiende por bolsa de horas?

Se trata de un sistema que permite distribuir la jornada de trabajo semanal de forma irregular. Es una posibilidad para las empresas y sus trabajadores desde la publicación y entrada en vigor del Real Decreto-ley 3/2012, de medidas urgentes para la reforma del mercado laboral. Tras los últimos cambios en el Estatuto de los Trabajadores, sigue siendo una posibilidad.

¿Cómo funciona la bolsa de horas y qué dice la legalidad vigente?

En concreto, el Estatuto de los Trabajadores especifica que las empresas, siempre que exista un pacto con sus trabajadores, pueden distribuir de forma irregular un máximo del 10 % de la jornada anual del trabajador. Para hacerlo, es necesario que:

• Respete los períodos mínimos de descanso del personal, tanto a nivel semanal como diario. En este sentido, ha de haber, al menos, 12 horas entre una jornada de trabajo y otra.
• El número de horas trabajadas en ningún caso podrá superar el límite legal establecido. Si el empleado se encuentra disfrutando de jornada intensiva, dicho límite se reduce de 40 horas a 36 horas.
• El número máximo de horas trabajadas por día no puede exceder el límite legal en ningún caso.
• Dicho número de horas tampoco podrá exceder las acordadas dentro del contrato.
• La redistribución solo puede llevarse a cabo en días laborables. Es decir, los festivos y fines de semana quedan excluidos, con la excepción de que, sea necesario trabajarlos. Sería el caso de las profesiones relacionadas con la hostelería o la sanidad, por ejemplo.
• El trabajador tiene derecho a obtener su nuevo calendario laboral realizado con base en la reducción de horas con, al menos, 5 días de antelación.
• El saldo negativo de horas debe compensarse antes de finalizar el año en curso.

Además, los trabajadores sujetos a reducción de jornada por cualquier motivo no pueden ser objeto de redistribución horaria. Ni siquiera aunque exista predisposición por parte del empleado. No olvidemos que la bolsa de horas puede ser objeto de control por parte de la Inspección de Trabajo y de los tribunales.

Pero ¿Qué pasa si el número de horas trabajadas excede las previstas en el contrato? Entonces, se entenderán como horas extraordinarias, sin importar que haya un pacto de redistribución. En este sentido, siempre que no se exceda el límite máximo previsto por la ley (80 horas al año), el empresario podrá optar por pagárselas al empleado, canjearlas por días libres o reducirle la jornada en determinadas épocas.

Principales ventajas de las bolsas de horas

Tendemos a pensar que las bolsas de horas solo implican beneficios para las empresas. Sin embargo, estamos equivocados. Los trabajadores también pueden disfrutar de un buen número de ellas.

Beneficios de las bolsas de horas para las empresas

Sin duda, la ventaja más importante de una bolsa de horas es la posibilidad que le brinda de adaptar su organización a los ritmos de producción estacionales. También a determinadas situaciones marcadas por la inestabilidad, como fue el caso de la pandemia de COVID-19 y las medidas tomadas por el Gobierno de España y el conjunto de la Unión Europea.

Pero, además, podemos citar todos estos beneficios adicionales:

• Las bolsas de hora facilitan cumplir con la legislación vigente en materia de conciliación y flexibilidad horaria.
• Brindan la posibilidad de reducir horas extras y, con ello, de ahorrar dinero en salarios.
• Favorecen el tiempo de trabajo efectivo.
• Se evitan medidas drásticas como, por ejemplo, los despidos cuando la productividad depende mucho de la época del año. Mantener a los trabajadores en plantilla evita la pérdida de talento, ya que reduce las posibilidades de que busquen otro empleo para seguir percibiendo un salario cuando se encuentran en el paro.

Beneficios de las bolsas de horas para los empleados

Los trabajadores obligados a fichar también pueden sacar partido de las bolsas de horas. Vamos a ver los beneficios que obtienen tras su instauración:

• Compaginar su vida profesional y personal, sobre todo, cuando tienen hijos o personas a su cargo.
• Tienen mayor facilidad para realizar trámites personales o ir al médico dentro del horario laboral, por ejemplo.
• En muchos casos, las empresas dan cierto poder a sus empleados a la hora de gestionar sus jornadas laborales.
• Incrementan la motivación, lo que se traduce en un mejor rendimiento y en mayor grado de satisfacción con la empresa.

¿Cómo llevar a cabo el registro de las horas complementarias dentro de las bolsas de horas?

Desde el 12 de marzo de 2019, fecha en la que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, por el que se aprueban medidas contra la precariedad laboral, todos los empleados de todas las empresas están obligados a fichar. ¿El objetivo? Reducir horas extras no remuneradas, que en 2018 fueron más de 2,5 millones en el conjunto de España. Los negocios, para ello, están obligados a poner a su disposición un sistema adecuado que garantice a los trabajadores el acceso al cómputo de las horas que trabajan.

El registro de las horas complementarias, así como de las ordinarias y extraordinarias, no puede hacerse en papel. Por ello, la mejor solución pasa por contratar un software de gestión horaria. Este programa permite a los trabajadores registrar su jornada a través de portales web específicos para empleados, aplicaciones móviles o sistemas biométricos (huellas dactilares, reconocimiento de iris, etc.) o de radiofrecuencia (tarjetas y llaveros RF).

Cómo calcular las bolsas de horas con un software de registro de las horas complementarias

Es muy sencillo, ya que este tipo de programas realizan la tarea de forma automatizada. Es decir, aplican reglas de cálculo y compensación sin que el departamento de RRHH tenga que hacer prácticamente nada. Posteriormente, ofrece plantillas con toda esa información. Incluso brinda la posibilidad de realizar calendarios laborales con los datos introducidos.

Otra ventaja del registro de las horas complementarias dentro de una bolsa de horas es el de poder disponer de información en tiempo real. El software puede enviar notificaciones tanto a los trabajadores como a los integrantes del departamento de RRHH.

En definitiva, el registro de las horas complementarias, es una tarea obligatoria para todas las empresas. No importa si hablamos de pymes o grandes corporaciones. De hecho, su importancia es especial cuando se crean bolsas de horas que permitan redistribuir la jornada de los empleados de forma irregular. El Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos de cada sector son bastante exigentes al respecto y, además, la Inspección de Trabajo suele poner el poco en el cumplimiento de las normas asociadas a ellas. Sin duda, todo te resultará más fácil si cuentas con un buen software.