La protección de datos en el control horario de los empleados
A la espera del reglamento que desarrolle el decreto 8/2019, la inspección de trabajo y Seguridad Social ha remitido a sus funcionarios el documento 101/2019 con los criterios técnicos que deben seguir en sus actuaciones en materia de registro de jornada. Aquí ofrecemos un amplio resumen con sus puntos más importantes.
El art. 10 del reciente Real-Decreto ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo ha añadido un apartado 9 al art. 34 ET, estableciendo la obligación legal de registro de la jornada de trabajo, cuyo tenor literal es el siguiente:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
Esta Norma ha entrado en vigor y es de plena exigencia desde el pasado día 12 de mayo de 2019. Con el fin de fijar los criterios para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen en materia de registro de la jornada de trabajo, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha elaborado un Criterio Técnico, del que cabe destacar los siguientes aspectos:
- Las actuaciones que se sujetan a la interpretación del Criterio Técnico se refieren a los contratos de trabajo a jornada completa, sin perjuicio de lo que se señalará posteriormente respecto de los contratos a tiempo parcial.
- Tal y como se desprende de la interpretación literal del art. 34.9 ET (“la empresa garantizará el registro diario de jornada…”), la llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, ni una mera potestad del empleador, sino que se trata de un verdadero deber que implica una obligación de resultado en el sentido de establecer fácticamente un registro.
- En cuanto al contenido del registro de jornada, debemos entender que lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente.
* Por lo tanto, no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. No obstante, al tratarse de una norma de mínimos y conforme al segundo párrafo del art. 34.9 ET, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
- El registro de la jornada deberá de ser diario, no bastando para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan “ex ante” y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que solo se conocerán “ex post” como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.
* Solo mediante el registro de jornada se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.
- El registro previsto en el art. 34.9 ET no enerva los registros ya establecidos en la normativa vigente, que se mantienen funcionales, de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico. Los registros vigentes son:
- El registro diario de los contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c ET).
- El registro de horas extraordinarias (art. 35.5 ET).
- Los registros de horas de trabajo y descanso contenidos en el Real Decreto 1561/1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
- Los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales.
- En cuanto a la conservación del registro de jornada, debemos destacar los siguientes aspectos:
- La empresa debe conservar los registros durante un periodo de 4 años.
- En lo que respecta al modo de conservación, debe entenderse válido cualquier medio físico o de cualquier otro tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente.
* En caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías.E
- Debe ser posible acceder a los registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
* La comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, a fin de evitar la posibilidad de creación posterior, manipulación o alteración de los registros.
- La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.
- La forma de organización y documentación del registro será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el art. 34.9 ET.
En cualquier caso, debe ser un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete tanto la normativa de protección de datos como el derecho a la intimidad de las personas trabajadoras.
El registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos (sistemas de fichaje por medio de tarjeta magnética, huella dactilar o mediante ordenador, etc.) la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.
Si el registro se llevara mediante medios manuales (tales como la firma del trabajador en soporte papel), la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas o muestras mediante fotografías.
* La Inspección de Trabajo puede no solo verificar la existencia de un registro de jornada, sino también que su forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores, aspecto que podrá ser comprobado a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.
- La trasgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada constituye una infracción grave, según el art. 7.5 LISOS.
El inicio de los procedimientos sancionadores por incumplimiento de la obligación de registro de jornada es posible desde la entrada en vigor del art. 34.9 ET, es decir, DESDE EL 12 DE MAYO DE 2019.
* No obstante, debe señalarse que el registro de la jornada no constituye un fin en si mismo, sino un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo, con sus consecuencias respecto de la salud laboral, así como de la realización, abono y cotización de las horas extraordinarias. De este modo, el registro es un medio que garantiza y facilita dicho control, pero no el único, por lo que deben tenerse en cuenta también el resto de las circunstancias concurrentes en el caso concreto.
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