Análisis GAP descubre las brechas y carencias de tu equipo.

El Análisis GAP es una de las herramientas más importantes para detectar carencias en las empresas y en sus equipos. Pero ¿por qué? Os explicamos qué es, para qué sirve, por qué resulta tan importante llevarlo a cabo y cómo se debe realizar.

¿Qué es el Análisis GAP?

Gap, en lengua inglesa, puede traducirse como “brecha”. Esta es la razón por la que este tipo de herramienta es conocido también como análisis de brechas. Sin embargo, en este caso, son las siglas de tres conceptos básicos: Good (Bueno), Average (Medio) y Poor (Pobre). Hacen referencia, respectivamente, a los aspectos sobresalientes, normales y mejorables dentro de cualquier organización.

Por tanto, cuando hablamos de Análisis GAP, hacemos referencia a una serie de procesos internos cuyo propósito es arrojar una evaluación. Esta nos ofrece un resultado muy concreto acerca de la situación actual de la empresa y el camino que le queda por recorrer hasta alcanzar los objetivos que se ha marcado.

Sin duda, una de las principales ventajas de este tipo de análisis es que se puede aplicar a la empresa en su conjunto o a un único departamento o equipo de trabajo. Es decir, resulta útil tanto cuando se aplica al departamento de ventas como al de seguridad o al de recursos humanos, por ejemplo.

¿Es lo mismo un análisis de brechas que una auditoria en la empresa?

No, una auditoria en la empresa no es igual que un análisis de brechas. La diferencia fundamental se encuentra en el hecho de que, como veremos más adelante, el estudio de GAP se realiza primero y la auditoría interna se efectúa después.

Nos explicamos. El análisis de brecha empieza realizándose con el propósito de averiguar la situación del equipo y de la empresa y de determinar qué objetivos se quieren alcanzar. Sin embargo, la auditoría tiene la función de evaluar si las medidas adoptadas durante el análisis han dado resultado a la hora de alcanzar dichas metas.

En este sentido, las auditorías internas no tienen la función de detectar deficiencias y lagunas dentro de la organización, mientras que los estudios GAP, sí. Eso sí, las auditorías van un paso más allá en su análisis de la organización. Por ejemplo, son capaces de detectar oportunidades de negocio y realizar observaciones en profundidad acerca de los procesos, los productos y los empleados.

¿Qué beneficios reporta un análisis de brechas?

Es cierto que la realización de un análisis de este tipo supone una inversión importante de tiempo, esfuerzo y, en ocasiones, dinero. Sin embargo, resulta rentable en todos los casos. Estos son las ventajas de las que podemos disfrutar al llevarlo a cabo:

• Nos brinda la posibilidad de conocer cuál es exactamente la situación de una empresa en su conjunto o de un equipo de trabajo concreto. Sin duda, una información muy útil para detectar posibles fallos y deficiencias que afecten a su productividad.
• Como dijimos antes, es una herramienta tan versátil que puede aplicarse en cualquier área de la empresa.
• Permite detectar posibles riesgos que guarden relación con los procesos de trabajo de la organización.
• Resulta extremadamente útil a la hora de determinar qué necesita la empresa para subsanar las deficiencias encontradas o adaptarse a los posibles cambios en los mercados o la normativa vigente del sector.

Todos estos beneficios se traducen en uno superior: gracias al análisis de brecha, la empresa puede crear una base muy sólida sobre la que planificar las medidas que estime oportunas con el objetivo de alcanzar sus objetivos.

¿Cómo se hace un Análisis GAP?

Los análisis de brecha han de responder a tres preguntas fundamentales. Vamos a verlas:

1. ¿Dónde se encuentra el equipo? En este primer paso, de lo que se trata es de evaluar la situación actual. Por ejemplo, en un departamento de ventas, tendríamos que analizar los ingresos generados y los beneficios netos en función de la cantidad de productos comercializados. En este sentido, el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) resulta muy conveniente.
2. ¿Dónde quiere llegar el equipo? Continuando con el ejemplo anterior, aquí es necesario especificar cuál es la situación deseable. Es decir, cuántos productos queremos vender, qué ingresos esperamos generar y las cifras de beneficios que esperamos.
3. ¿Cuál es la diferencia entre el estado actual y el deseado? El tercer paso consiste en comparar los datos del primer punto con los del segundo. Así podremos establecer cuantitativamente la brecha que existe entre la situación actual del equipo y la que queremos alcanzar en el futuro.

La elaboración de un plan de acción

Una vez respondidas las tres preguntas anteriores, llega el momento de empezar a reducir la brecha hasta subsanarla por completo. Sin duda, se trata de la fase más importante y, a la vez, la más complicada. ¿El motivo? Deberemos decidir qué estrategia seguir y qué medidas poner en práctica para alcanzar los objetivos. Es cierto que, disponiendo de datos objetivos y fiables, el riesgo en la toma de decisiones se reduce, pero eso no quiere decir que siempre vayamos a acertar.

Es habitual pensar en que las medidas a tomar deben ser cuantitativas. Sin embargo, en la mayoría de los casos no es así. Las acciones cualitativas tienen un peso importante en casi todos los casos. Por ejemplo, una mejora en la calidad del producto o en el servicio de atención al cliente puede implicar un incremento en el volumen de ventas.

Por su lado, aunque no sea una parte propiamente dicha del Análisis GAP, debemos tomarnos un tiempo también para priorizar. Tengamos en cuenta que, por cada brecha detectada, será necesario poner en práctica varias medidas. Por esta razón, resulta muy recomendable establecer cuáles creemos que tendrán un mayor impacto y cuáles son las más importantes para ejecutarlas primero. Hacerlo nos servirá para recortar plazos y ahorrar tiempo.

Algunas recomendaciones para que el análisis sea fiable

Ya sabemos cuáles son los pasos que debemos dar para llevar a cabo un análisis de brecha. Sin embargo, hay veces en las que los resultados obtenidos no se ajustan a la realidad. ¿La razón? Falta de honestidad y de realismo por parte de las personas encargadas de su elaboración. Por ello, siempre resulta recomendable encargar esta tarea a alguien externo, ya sea totalmente ajeno a la empresa o fuera del departamento que deseamos estudiar.

Reconocer las deficiencias es tan complicado como asumir con humildad las fortalezas. Solo así será posible planificar la consecución de objetivos realistas en un plazo adecuado. También es conveniente ser lo más específicos que podamos a la hora de determinar las medidas que queremos tomar para alcanzarlos. No poner en práctica estas recomendaciones puede tener resultados desastrosos.

Análisis GAP, el análisis que cualquier equipo necesita para resolver sus carencias

Los análisis de brecha se han revelado como herramientas extraordinariamente útiles a la hora de detectar las deficiencias en los equipos de trabajo y en las empresas en general. Gracias a ellos, es posible determinar cuáles son los problemas que impiden alcanzar los objetivos. Pero no solo eso. También saber cuánto camino queda por recorrer hasta materializarlos en función de las medidas adoptadas.