Cuadro de mando, ¿Cómo puedo crearlo?
Puede parecer sencillo en un principio, pero gestionar empleados es de las tareas más complejas a las que se tiene que enfrentar cualquier departamento de recursos humanos. Organizar plantilla y tener controlados aspectos como las vacaciones, los gastos o los permisos por diferentes motivos es algo que implica un manejo de la información precisa y ordenada con el fin de conseguir la planificación que evite que la empresa se convierta en un espacio desorganizado e ineficiente.
Las ventajas de gestionar empleados de forma eficiente
Imagina por un momento una empresa en la que no hay ningún tipo de control sobre las fechas en las que los empleados cogen vacaciones, que no controla los costes de los mismos ni tiene una política en estos aspectos clara.
Es fácil entender que este tipo de situación en la que nadie se ha preocupado de organizar plantilla bien solo puede conducir a un camino: el fracaso. Los expertos en recursos humanos confirman este aspecto, ya que una empresa sin una buena organización se convertirá rápidamente en un espacio caótico.
Sin embargo, a poco que se empiecen a implementar diferentes estrategias para la gestión de la plantilla, comenzarán a relucir algunas ventajas que van a redundar siempre en el beneficio de la compañía y del confort de los empleados a la hora de llevar a cabo sus tareas.
Sí, un espacio bien organizado y estructurado lo primero que da es la capacidad a los trabajadores para poder llevar a cabo su trabajo de mejor forma. Los empleados quieren entornos de trabajo bien estructurados en los que sepan cómo disfrutar de sus días libres o qué es lo que tienen que hacer para solicitar cualquier cosa que necesiten.
De esta forma, la primera ventaja es la de contar con una plantilla más motivada, lo que conduce a una segunda: el aumento de la producción. Los entornos bien organizados son los que mejor rinden en el entorno laboral, por lo que la gestión de las plantillas de empleados se muestra como algo fundamental de cara a conseguir mejores resultados en cualquier sector.
Además, no hay que olvidar el ahorro. Las empresas que se organizan de forma adecuada cuentan con las herramientas necesarias para conseguir reducir los costes operativos sin tener que recortar en absoluto en las ventajas que conceden a sus empleados, algo que vuelve a beneficiar al resto de ventajas que vimos antes.
Claves para gestionar empleados bien
Eso sí, gestionar empleados no es algo que se pueda llevar a cabo así como así. Esta tarea debe estar compuesta por una serie de subtareas que son de vital importancia y que son las que vamos a ver.
Digitalización
El primer paso engloba a todos los demás, al menos en el aspecto de entender la forma en la que se tienen que procesar los datos que se generan y que hay que tener en cuenta en la gestión de los recursos humanos.
Hoy existen herramientas digitales que pueden llevar a cabo un seguimiento de toda una plantilla con una pasmosa facilidad. Basta con que los profesionales sepan configurar y adaptar estas suites informáticas a la realidad de una empresa cualquiera para que el control y la gestión se conviertan en tareas mucho más sencillas de lo que nunca habían sido.
Lo mejor de las aplicaciones de las que hablamos es, sin duda, que integran todos los pequeños aspectos a tener en cuenta en el trabajo diario. Es lo que sucede, por ejemplo, con nuestra suite Cuco360 que puede utilizarse para la gestión tanto de pymes como de grandes empresas mostrando una eficiencia realmente alta.
Pero hay que tener presente cada pequeño aspecto por separado, algo que vamos a hacer a continuación.
Gestión de presencia
El primer aspecto a tener en cuenta en la planificación y gestión de plantillas de trabajadores es el de la presencia. No nos referimos solamente a la presencia de los empleados en el centro de trabajo, sino a la creación de ciclos y flujos que permitan que el trabajo sea óptimo en cualquier momento del día sin que haya nadie que tenga que trabajar más de lo necesario.
De este principio podemos extraer dos rutinas que están relacionadas de forma muy estrecha con la de la presencia. Por un lado, nos referimos al tiempo efectivo de trabajo, lo que se traduce en productividad. Por otro, al absentismo.
Es importante tener informes detallados de la tasa de absentismo y de cómo este puede estar afectando al desarrollo de los diferentes proyectos que tiene en marcha una empresa. A ello ayudan sobremanera las herramientas informáticas que ya hemos citado antes, aunque, al final, tendrá que ser el experto en recursos humanos el que extraiga las conclusiones de los datos ofrecidos por la app.
Periodos de descanso
Si importante son las horas de trabajo, las de descanso por motivos vacacionales lo son de igual forma. Contar con una plantilla descansada y que entiende que su desconexión se respeta es algo fundamental para el éxito de cualquier compañía.
Pero exige también de un seguimiento y una planificación por parte de recursos humanos. No es posible, a menos que se trate de empresas estacionales, que todos los empleados de la compañía soliciten y disfruten sus licencias vacacionales a la vez.
Esto es insostenible, ya que paraliza por completo el trabajo de la compañía creando escenarios de pérdidas y de falta de control del flujo de trabajo. Por ello, el encargado de recursos humanos debe encargarse de este tipo de tarea para organizar plantilla de una forma precisa.
Es más, son muchas las empresas que llevan a cabo este tipo de trabajo al comienzo de cada año para que los trabajadores puedan organizarse de mejor forma y para que el flujo de trabajo no quede jamás impedido.
Dietas y otros pagos
Este es otro de los temas de los que se tiene que encargar cualquier departamento que tenga como misión gestionar empleados. En toda empresa, los empleados tienen derecho a recibir diferentes tipos de dietas o a ver cubiertos algunos de los pagos que hacen por motivos como el desplazamiento o las reuniones con clientes.
En muchas ocasiones, los presupuestos rígidos que se dan a los trabajadores son ineficientes, ya que las condiciones a lo largo del año pueden variar bastante. Por ello, suele ser mucho mejor el crear un sistema de control de este tipo de pagos, ya que los trabajadores se sienten más libres y la empresa puede fiscalizar mejor en qué se gasta su dinero.
Debe corresponder la tarea a recursos humanos apoyado claro está por una buena herramienta de gestión, algo fundamental en cualquiera de los trabajos que estamos viendo.
Gestionar empleados y organizar toda una plantilla son tareas vitales para cualquier compañía. Cierto es que hoy hay herramientas digitales con la que este trabajo se puede llevar a cabo de una forma más cómoda, pero la intervención y planificación del departamento de recursos humanos es lo que sigue importando en todo este proceso.
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