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Al margen de las particularidades de cada negocio, como su número de empleados, características de sus contratos, diversidad de horario y concentración de la fuerza de trabajo en una sede o su reparto entre varias, toda compañía se beneficia de un control que permita conocer el tiempo que cada empleado dedica a su labor y si cumple el horario pactado con él, incluso si se trata de trabajadores que realizan su cometido a distancia. Además, la normativa implantada el presente año que obliga al registro de toda jornada laboral (con unas pocas excepciones que marca la ley) es de insoslayable cumplimiento, por lo que habrá que elegir un sistema que garantice al empresario todos los extremos.
Llevar un control de presencia de los trabajadores con un sistema profesional tiene todas estas utilidades:
- Garantizar el cumplimiento de la jornada.
- Atajar malas prácticas identificando a los que llegan tarde sistemáticamente a su puesto.
- Conocer el tiempo que dedican los trabajadores a descansos.
- Mejorar la productividad.
- Aumentar el compromiso.
- Conocer las horas extras realizadas.
- Programar vacaciones.
- Elaborar nóminas con informes fidedignos.
- Documentar el registro de la jornada laboral ante el trabajador, sus representantes y cualquier institución autorizada para requerirlo.
Controlar el horario de los trabajadores exige consumir tiempo productivo de un departamento de RRHH o un encargado y se complica más a medida que aumentan las plantillas y los diferentes horarios o situaciones de cada empleado. Para conseguir un funcionamiento ágil lo ideal es contar con un sistema que se encargue de registrar las entradas y salidas y nos diga de manera automática si esos fichajes son correctos.
El mercado ofrece variedad de sistemas de control presencial, modulables en precio y prestaciones según las necesidades de cada negocio y que también están disponibles en régimen de alquiler. El que más está de moda, ante el vértigo que ha causado entre algunos empresarios la necesidad de que todos sus trabajadores “fichen” a diario por ley, es la App. Móvil que permite al empleado hacerlo desde su smartphone y facilita enormemente el control de empleados que trabajen a distancia, con movilidad o desplazados. Pero los software de control de trabajadores están presentes en todos los sistemas telemáticos: los que funcionan con un terminal fijo de identificación, ya sea biométrico, con tarjeta RFID o por contraseña. Todos ellos garantizan el control de presencia y su software proporciona datos exportables a informes de los extremos que se necesiten, dando información de incidencias y registrando horarios de entrada y salida de manera escalable hasta llegar a un gran número de empleados.
Cuando además de ese control presencial que permite saber el tiempo que cada empleado ha cumplido en su puesto de trabajo se busca automatizar la autorización de accesos, se debe optar por un control de presencia y acceso, que además de registrar los horarios hace de “portero automático” abriendo puertas o tornos y eleva el nivel de la seguridad porque, a diferencia del control de presencia, que depende de RRHH, el control de accesos está estrechamente relacionado con la seguridad de las instalaciones. De este modo, si se quiere limitar el acceso general a un área determinada, se autorizará solamente a aquellas personas –ya sean empleados o visitantes- que se decidan y durante un periodo de tiempo establecido.
El avance tecnológico de los sistemas de control de accesos biométricos hace posible incluso diseñar la ruta que se ha de seguir y, según se haga o no correctamente, autorizar o denegar el paso de una persona a la siguiente área. Un sistema de control de accesos avanzado monitoriza todos los movimientos de una persona desde que accede a una instalación hasta que sale de ella.
Algunos sistemas de control de presencia de Cucorent
Especializada en alquiler y venta de sistemas de control de accesos y de presencia, Cucorent tiene un catálogo muy amplio que se adapta a las necesidades de cada negocio y ya ha alquilado más de 5.000 instalaciones, representando los alquileres anuales las dos terceras partes del total de las operaciones que realiza esta empresa.
Su App de registro y control de horas trabajadas para smartphone está especialmente ideada para personal desplazado, y permite realizar marcajes geo-posicionados de entrada, salida e incidencias así como capturar fotografías para registrar cualquier suceso. Está disponible en alquiler desde 34€.
Sus controles de presencia Pen-Finger, Max-Code Pro y Tempus ID funcionan con huella digital, tarjeta de proximidad y/o contraseña numérica y tienen una gran capacidad de almacenamiento (hasta 3.000 huellas, 10.000 tarjetas y 100.000 marcajes en el caso del Max-Code Pro). Estos alquileres oscilan entre los 35 € y los 47 €.
Por último, el reloj de fichar de sobremesa Little-Finger es un control de presencia por huella digital en oferta por 280 €, software incluido.
En cuanto a los sistemas de Cucorent que no solo ofrecen control de presencia sino también de accesos, destacan el Facial Cool-A, el Facial JARA y el Palma Vestra, cuyos alquileres están entre 46 € y 58 €. Todos ellos permiten descargar sus informes en un pendrive y el contrato de alquiler incluye el derecho a soporte técnico.
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