La organización digital llega a nuestras empresas
Los software de gestión horario han disparado sus ventas y alquiler desde la aplicación del Real Decreto-ley 8/2019 sobre el registro obligatorio de la jornada laboral, que además de dar acceso a los centros de trabajo recogen los datos horarios de los empleados (entradas y salidas, incidencias, vacaciones, opciones de incluir distintas franjas horarias…)
Estos sistemas se componen del dispositivo terminal electrónico que captura los datos que identifican al empleado, y el software que acumula y gestiona esos datos recibidos del dispositivo.
Los terminales electrónicos pueden utilizar para la identificación de la persona con acceso autorizado medios biométricos (huella dactilar, rasgos faciales), la radiofrecuencia (RFID) que funciona por aproximación al dispositivo de una tarjeta, tarjetas magnéticas o teclados de contraseña.
Por su parte, el software de control horario y gestión de personal que gobierna estos sistemas utiliza bases de datos relacionales para archivar y tratar toda la información que recibe.
Funciones del software de control horario:
El «cerebro» de los sistemas de control de presencia se ocupa de:
- Gestionar los datos: A partir de la información que acumula, el software hace que el acceso a su gestión y supervisión sea inmediato y se pueda visualizar toda en una sola pantalla permitiendo a los responsables validar las incidencias. Con el software de control horario de Cucorent no sólo se registra la hora de entrada y salida de cada empleado, sino que se pueden planificar las vacaciones diferenciándolas como «planificadas», «pendientes» y «disfrutadas» y saber también qué vacaciones han quedado pendientes del año anterior. Se gestiona el control de incidencias y, además, el software de Cucorent incorpora la función de «redondeo» que sirve para decidir cómo ajustar las horas extra.
- Control: El software se actualiza automáticamente mediante conexión a internet, programa copias de seguridad y es un sistema multiusuario. Sus principales funciones de control incluyen la imputación masiva de marcajes mediante el histórico diferenciando cuándo se realizan éstos de forma automática o manual. Conserva un historial de todas las modificaciones efectuadas en los marcajes realizados por el empleado (cambios de centro o de calendario) y permite acceder a la ficha de cada uno seleccionando el período de tiempo que se necesite comprobar. En resumen, da acceso a toda la información relativa al empleado como movimientos, incidencias, calendarios y vacaciones.
- Agilizar los informes: El software permite ahorrar tiempo a la hora de generar los informes que se precisen ya que ordena toda la información disponible y permite exportarla a diferentes formatos: PDF, HTML, texto, CSV, JPG y Excel, y también a tablas que se pueden integrar en otras aplicaciones.
Métodos como apuntar las entradas y salidas en un papel o que un empleado dedique horas de su jornada a realizar un Excel fiscalizando los datos de sus compañeros, tocan a su fin. Ese empleado debía quedarse hasta que toda la plantilla saliera por la puerta y se le sobrecargaba con una tarea ingrata que podía hacer variar a diario su hora de salida si había compañeros haciendo horas extras u otras incidencias.
Es igualmente inseguro que el trabajador con horas extras o con incidencias inhabituales sea quien se ocupe de hacer sus marcajes. Estos usos poco operativos y fiables se prestan a irregularidades que el control digital evita.
Para un departamento de Recursos Humanos, es mucho más útil tener a su disposición y bajo su control todos los datos que le permiten elaborar las nóminas, comparar los horarios pactados con los cumplidos y fomentar la productividad de su personal con un sistema racional y equilibrado.
Gracias al software de control horario y gestión de personal, los informes se generan por la aplicación con total ecuanimidad, ahorran tiempo cuando se necesitan sus informes, y crean la documentación necesaria para la Inspección de Trabajo, que ha asumido como uno de sus objetivos principales actuar para que las empresas cumplan el preceptivo registro diario de la jornada de todos sus trabajadores.
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