¿Cómo llevar la gestión documental en el departamento de Recursos Humanos?
En primer lugar, una precisión semántica, si consultamos a Fundéu, la fundación que divulga la ortodoxia del castellano en estrecha relación con la Real Academia, veremos que decir «presentismo laboral» significa «pasar más horas en el lugar de trabajo de las exigidas por la jornada laboral, en muchos casos por temor a perder el empleo». Esta es la versión oficial, pero cuando en el mundo de la empresa se habla de «presentismo» no nos fijamos en si se dilata el horario o en si se acorta. Tan solo en el comportamiento del empleado en su puesto. En ese sentido, presentismo laboral quiere decir «estar presente en el puesto de trabajo dedicando ese tiempo a asuntos no relacionados con el objeto de trabajo».
La dimensión de esta lacra productiva es importante. Para el trabajador, porque no se siente realizado ni útil; para el empleador, porque genera un sumidero económico y perjudica el clima laboral. Según la “V Encuesta sobre Presentismo Laboral en España” de Adecco, el coste anual del presentismo es de 330 millones de euros en horas perdidas y el 43,8% de las empresas encuestadas que tienen herramientas para medir este fenómeno asegura que en su plantilla existe alguna práctica de presentismo.
La práctica presentista más habitual es la utilización de Internet, e-mail y redes sociales para asuntos personales en horas de trabajo, lo que sucede en 9 de cada 10 empresas que han detectado presentismo en sus empleados. En segundo lugar, el 89% de las organizaciones declaran que algunos trabajadores alargan los cafés, almuerzos y desayunos más allá de las pausas pactadas por convenio o reguladas por ley.
Las empresas encuestadas señalan en tercera posición las ausencias para fumar seguidas del incumplimiento del horario laboral y, finalmente, ausencias breves y repetidas por otros motivos.
La utilidad del registro de horarios frente al presentismo
En plena aplicación del decreto sobre el registro obligatorio del horario laboral, esta obligación legal pone la pelota en el tejado del empleador y le ofrece una herramienta inestimable para adecuar objetivos de negocio y productividad erradicando el presentismo. Ya hemos visto que el incumplimiento del horario laboral es una de las principales causas de presentismo según Adecco, y se produce en el 85% de las empresas encuestadas. Pero otro dato importante del informe es que el 20% de las empresas consultadas reconoce no llevar a cabo ninguna medida para controlar el absentismo.
Aquí tenemos, pues, la primera utilidad clara del registro de jornada con un sistema de control horario. Asegurarse de que el empleado ocupa su puesto de trabajo es el primer paso para garantizar el cumplimiento de horarios. Un paso que debe completarse con medidas que mejoren la productividad de ese empleado en su puesto y que puede estar lastrada por varias causas. La falta de motivación es la más importante, que va ligada a la falta de un liderazgo claro y de empatía con los objetivos de la empresa. Una vez garantizado que el empleado cumple su parte del contrato en cuanto a horarios, lo importante es su nivel de productividad y entrega en el puesto de trabajo.
Estamos hablando de esto en un mes de Agosto, cuando muchos empleados no quieren arriesgarse a perder su trabajo y por ello no faltan, pero sus tareas se reducen sensiblemente mientras sus horarios permanecen inalterados.
Muchas empresas ni siquiera aplican el «horario de verano» y obligan a «calentar la silla» a sus empleados mientras se dedican a buscar hoteles, hacer la compra, ver webs de ropa o leer su correo personal… ¿Y quién les dice que no actúen así cuando no tienen una tarea específica ni importante que ejecutar?
El registro de jornada obligatorio y el sistema de control horario correspondiente no solo permite determinar la hora de entrada y salida de cada empleado, sino elaborar informes que deben cruzarse con las necesidades objetivas de la empresa. Esto puede traducirse en que el encargado de Recursos Humanos emplee sus conocimientos en detectar las cargas de trabajo temporales y sus altibajos para adecuarlos a la contratación realmente necesaria en cada compañía.
Optimizar los recursos humanos también puede dinamizar el mercado de trabajo al reducir horas innecesarias, manejando distintos tipos de contrato y abriendo la puerta a nuevas fórmulas y generaciones jóvenes.
En nuestro país la flexibilidad horaria es aún un desideratum. Según el informe Adecco, destaca por su ausencia o escasa aplicación. Sólo un 39% de las empresas encuestadas ofrece medidas de flexibilidad destinadas al 25% de la plantilla, pese a que los trabajadores tienden a compensar las horas presentistas cuando la empresa ofrece flexibilidad.
Recordemos un caso extremo de adecuación de las necesidades empresariales para erradicar el presentismo y mejorar la productividad que está muy ligado a un control de asistencia exacto. El experimento de la empresa neozelandesa Perpetual Guardian, que ofreció a sus empleados elegir entre acotar su semana laboral a cuatro días o mantenerla en los cinco que trabajaban anteriormente para conciliar su vida laboral con la personal. La iniciativa tuvo tan buenos resultados que la empresa decidió implantar definitivamente esa fórmula de semana laboral con la que sus empleados no solo mejoraron el equilibrio vida-trabajo sino que su nivel de estrés se redujo y su productividad creció sensiblemente.
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