5 pistas para gestionar empleados en tiempos VUCA
Cuando una empresa tiene empleados a tiempo parcial se ve en la necesidad de registrar su horario para así cumplir con lo establecido en el Art.12.4 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, como el Estatuto de los Trabajadores no especifica de qué modo se debe realizar correctamente el registro de horas a tiempo parcial, cada empresa decide a través de qué método quiere hacerlo, y esto puede dar lugar a algunos problemas y fallos a la hora de realizar correctamente el control de horas a tiempo parcial si no se realiza con un sistema de control de presencia adecuado.
El problema que surge habitualmente es que las empresas deciden realizar el registro de jornada de trabajores a tiempo parcial o completo con métodos que no cumplen con las exigencias presentes en la Ley o que son muy laboriosos y hacen perder demasiado tiempo al departamento de Recursos Humanos, que por lo general es el encargado de realizar este tipo de tareas.
Realizar todo este trabajo para llevar un registro de horas de trabajadores con contrato a tiempo parcial requiere un tiempo muy valioso cada mes, por ese motivo cada vez son más las empresas que recurren al uso de sistemas de control de presencia que automatizan el proceso, y les garantizan así los informes generados que cumplen con todas las exigencias legales.
- ¿Qué es un sistema de control de presencia y qué utilidad tiene para realizar un registro de horas de los contratos a tiempo parcial?
Los sistemas de control de presencia son, en cierto modo, la versión moderna de los relojes de fichar y constan de dos partes: un terminal de pequeño tamaño -cabe sin problema en una caja de zapatos- y el software que se instala en el ordenador. Ya sea mediante huella dactilar, código pin, reconocimiento facial o tarjeta de proximidad, los empleados registran su horario de entrada y salida en el terminal. Estos datos se pasan posteriormente al ordenador, donde se gestionan a través de un software para realizar los informes necesarios.
Son sistemas muy flexibles, adaptados a empresas de sectores, tamaños y necesidades muy diferentes. Además, las nuevas tecnologías han hecho que cada vez existan más alternativas:
- Para “fichar”. Dependiendo del sector y las preferencias de la empresa, se puede utilizar una tarjeta o llavero, contraseña numérica, huella dactilar, reconocimiento biométrico…
- Para descargar nuestro registro de horas a tiempo parcial en en el ordenador:
- Mediante cable USB. Es la opción ideal para descargar los datos en ordenadores que no tienen Internet.
- Cable Ethernet. Es decir, conectando directamente nuestro “cable de Internet”. En este caso, solo es necesario que se conecte el cable cuando se vaya a realizar la descarga de los datos en el ordenador.
- Red WiFi. Al ser un método inalámbrico es muy útil y está bastante demandado.
- Si no dispones de un ordenador cerca, existen terminales que permiten además descargar los datos directamente desde el terminal en un
- A la hora de adquirir el sistema. Hay empresas que ya han utilizado otros sistemas de este tipo y simplemente quieren comprar uno nuevo, otras prefieren utilizar la modalidad de alquiler, hay empresas que desarrollan su trabajo solo durante unos meses al año y necesitan un sistema de control de presencia solo durante ese tiempo…
Estos sistemas se utilizan muy a menudo para realizar un un registro de horas de los contratos a tiempo parcial y así cumplir con el Estatuto de los trabajadores, pero el software permite registrar diferentes horarios, por lo que es perfecto para empresas en las que hay que llevar un control horario de los trabajadores a tiempo parcial y a la vez se quiere registrar el horario de los empleados con jornada completa.
Y es que aunque sólo es necesario realizar un registro de las horas a tiempo parcial, muchas empresas utilizan estos sistemas para registrar el horario de todos sus empleados y así identificar el absentismo y sus posibles causas, retrasos, entradas y salidas de trabajadores…
- Tengo empleados con distintos horarios, ¿será un problema?
Como ya hemos comentado, no es un sistema útil solo para el registro de horas a tiempo parcial y sirve para horarios de todo tipo.
- No tengo ordenador en el lugar en el que se debe realizar el control de horario a tiempo parcial, ¿Puedo entonces utilizar un control de presencia?
Sí. Con un terminal que descargue los datos directamente a un pendrive podrás gestionar luego esta información en un ordenador en cualquier otro sitio.
- ¿Y si no tengo Internet?
Hay terminales que te permiten descargar los datos con el registro de horas a tiempo parcial directamente en tu ordenador a través de un cable USB, sin necesidad de Internet.
- No sé si voy a tener suficientes conocimientos informáticos para usar un sistema de este tipo, me preocupa que sea complicado
A día de hoy el software de un sistema de control de presencia es muy sencillo de utilizar incluso para quien no tiene grandes conocimientos informáticos ya que todo está muy automatizado. No obstante siempre es útil contratar el sistema de control de presencia en empresas que tengan soporte técnico, para que puedan resolver todas tus dudas.
- ¿En los informes quedan reflejadas las horas extra?
Sí, nos dan información sobre todo tipo de horas realizadas por el empleado:
presencia, trabajadas, ausencia, retrasos, etc. Luego tú puedes decidir qué información quieres que aparezca o no en los informes del control horario trabajadores con excel.
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