La organización digital llega a nuestras empresas
A medida que vamos descubriendo particularidades del coronavirus se van despejando algunas incógnitas sobre su propagación. Por ejemplo, recordemos que en un primer momento se recomendaba el uso de guantes desechables para casi cualquier actividad que precisara de contacto. Esa primera tendencia fue dejando paso al lavado frecuente de manos. Hoy, cualquier establecimiento tiene a su entrada un dispensador de solución hidroalcohólica y los guantes han desaparecido casi por completo en favor de la mascarilla permanente y la distancia social. Esto no significa que haya que bajar la guardia, pero mientras los sistemas de reconocimiento facial cobran auge ante la nueva situación, los sensores de huella dactilar que incorporan muchos sistemas de control de presencia y accesos parecen haber perdido peligrosidad siempre que antes y después de plasmar la huella se proceda al lavado de las manos y del sensor.
El lector de huella digital proporciona datos biométricos de gran fiabilidad ya que no son manipulables ni se pueden sustraer, extraviar o ser utilizados por ninguna otra persona. La huella digital de cada ser humano es diferente, incluso en el caso de dos hermanos gemelos, lo que nos da una idea de su alto nivel de seguridad.
Un control de presencia por huella dactilar escanea la huella de cada usuario y recoge los puntos biométricos que se corresponden con dicha huella. Estos se almacenan en un terminal, y cuando el usuario catalogado pone su huella sobre el lector, se le permite acceder al recinto. El software del sistema de control archiva cada vez que un usuario realiza esta acción, garantizando así que la jornada laboral de un empleado quede registrada con su hora exacta de entrada y salida. Los sistemas de control de presencia activados por huella digital son sistemas bastante económicos que impiden la suplantación de un empleado por otro cuando ficha en su centro de trabajo.
La Rfid y sus aplicaciones
Pero si algún sistema identificativo ha demostrado su efectividad en tiempos donde el contacto se ha convertido casi en tabú, es el de las tarjetas de proximidad por radiofrecuencia. La tecnología Rfid (siglas de Radio Frequency Identification) tiene aplicaciones muy amplias que abarcan la trazabilidad tanto de productos como de personas y animales. De ahí su empleo tanto en los sistemas de control de accesos y asistencia como para gestionar cadenas de suministro, donde automatiza los procesos de identificación y seguimiento. También ha mostrado su utilidad en los hospitales (control de acceso de pacientes y personal a distintas zonas del centro, localización de historiales), aeropuertos (control de equipajes) y en cualquier clase de archivos y control de documentos.
Esta tecnología permite identificar de manera remota e inalámbrica el chip de la tarjeta mediante una señal de radio y sin necesidad de contacto. A efectos del registro de la jornada laboral, se provee a cada empleado con una tarjeta asociada a su ficha correspondiente archivada en el software del sistema. Cuando aquél acerca al lector esa tarjeta con sus datos personales, el software detecta el chip de proximidad registrando cada movimiento, lo que incluye su horario de entrada y salida además de incidencias como los descansos o las salidas para fumar o tomar café, proporcionando a la empresa la información necesaria para comparar el horario pactado con el empleado y el que ha cumplido efectivamente, y actuar en consecuencia.
Cada tarjeta Rfid transmite al lector un código único de entre las combinaciones posibles (más de 1 billón). Además, al no ser necesario el contacto físico de tarjeta y lector, las tarjetas Rfid son más duraderas que las que incorporaban una banda magnética y requieren un datáfono físico por donde pasar la banda.
Un objetivo fundamental de los sistemas de control de presencia es ayudar al departamento de recursos humanos aportando datos fiables de las horas trabajadas, además de proporcionar los informes del registro horario de jornada a los que obliga la ley y pueden ser exigidos por la Inspección de Trabajo.
En los dos casos descritos (método identificativo por huella digital o por tarjeta de proximidad con tecnología Rfid) la información recibida por el lector termina en el software del sistema de control de presencia. Por eso es tan importante que las empresas elijan un software que reúna estos requisitos:
- Capacidad de registrar entradas, salidas, ausencias y diferentes eventos, como descansos, vacaciones, etc.
- Elaboración de informes completos y flexibles que se adapten a las particularidades de cada negocio.
- Posibilidad de exportar toda la información a diferentes formatos para facilitar la gestión de la información mediante otros programas.
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