¿Cómo controlar al personal de una empresa?
La entrada en vigor en el pasado mes de mayo del Decreto-Ley 8/2019 provocó dudas a empresas y trabajadores sobre cómo llevar a efecto las exigencias del registro horario de los trabajadores. Poco después de su promulgación, la Guía Sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social respondió a las principales consultas recibidas con una serie de criterios para facilitar la aplicación práctica de la norma. Las pautas que ofrece la Administración en dicha Guía se pueden dividir en los siguientes bloques:
¿A qué trabajadores y empresas afecta?
El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito del artículo 1 ET. Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve en el centro de trabajo de la empresa.
Excepciones o particularidades: Las relaciones laborales de carácter especial con normativa propia y el personal de alta dirección.
Caso de Empresas de Trabajo Temporal: Corresponde a la empresa de trabajo temporal el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados para ser puestos a disposición de la empresa usuaria.
Caso de teletrabajadores y/o flexibilidad horaria. La Guía especifica que, en el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares.
¿Qué se debe registrar?
La obligación del artículo 34.9 ET es el registro horario de los trabajadores que deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Con todo, es conveniente igualmente que sea objeto de llevanza todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.
Caso de los trabajadores desplazados del centro de trabajo: El registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo. Por ello, este registro no incluirá intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos. Sin embargo, es conveniente en estos casos que el registro, a efectos de prueba de la separación entre ambos elementos temporales, deje constancia expresa de su cómputo, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador.
¿Quién decide el sistema de registro?
Tan solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores. De no existir representación legal de los trabajadores ni previsión en convenio o acuerdo colectivo, la organización y documentación del registro corresponderá al empresario, que deberá cumplir necesariamente con los requisitos y objetivos previstos en la norma.
¿Qué medios pueden utilizarse para registrar?
Se considera válido para el registro horario de los trabajadores “cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. Para ello, debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.
Caso de opciones digitales, videovigilancia o geolocalización: Estas opciones deben contemplar el respeto de los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
¿Cuánto tiempo se debe conservar el registro horario de los trabajadores y de qué manera?
El decreto establece que los registros derivados del control horario de los trabajadores deben conservarse un mínimo de 4 años, y es válido cualquier medio de conservación de esos datos que garantice la preservación, fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.
¿Quien puede acceder a los registros de jornada?
Los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Para ello, los registros deben estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. Con ello, se evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los mismos.
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