Gestión del departamento de RRHH en la nube

Por suerte, acumular montañas de papel dentro de los departamentos de recursos humanos dejó de ser una realidad hace ya algún tiempo. Sin duda, la llegada de los programas informáticos capaces de digitalizar todos los procesos fue una bendición. Sin embargo, estos sistemas no estaban exentos de contras como, por ejemplo, la necesidad de contar con infraestructuras IT dentro de la empresa en los que sustentarse.

Evidentemente, la tecnología ha avanzado con el propósito de eliminar este problema. Esta es la razón por la que, hoy en día, es posible llevar a cabo la gestión del departamento de RRHH en la nube. Pero ¿a qué nos referimos exactamente y qué ventajas ofrece este modo de trabajar? Dos cuestiones, entre muchas otras, a las que aquí vamos a dar respuesta.

¿Qué es un sistema de gestión del departamento de RRHH en la nube?

La nube nació con el propósito de brindarnos almacenamiento externo para nuestros archivos. Se basa en el uso de servidores remotos conectados a Internet a los cuales podemos acceder desde cualquier lugar. Su ventaja principal es que elimina la necesidad de guardar los ficheros a nivel local, es decir, en discos duros y demás soportes físicos, lo que garantiza la seguridad y la integridad de los datos a largo plazo.

Sin embargo, actualmente, los sistemas en la nube van más allá. ¿Cómo? Pues brindando la posibilidad de realizar todo tipo de tareas. En lo que respecta a la gestión del departamento de RRHH, brindan la posibilidad de llevar a cabo todo tipo de tareas sin necesidad de instalar nada en los equipos de la empresa. Basta con acceder a través del navegador a la aplicación correspondiente y realizar las tareas que correspondan.

Características de los sistemas de gestión de RRHH en la nube

Cuando contratamos un servicio de este tipo, lo que realmente estamos haciendo es exteriorizarlo. Es decir, subcontratarlo a través de un tercero. Estas son las características principales de este software:

• Solo pagamos por lo que usamos. Generalmente, el coste del servicio se calcula a partir de la cantidad de empleados activos de la empresa.
• Ofrece acceso universal. Es decir, cualquier usuario autorizado puede utilizarlo desde su ordenador, teléfono móvil o tablet sin importar dónde se encuentra.
• Excelente disponibilidad. Una vez contratado el servicio, es posible empezar a usarlo de forma inmediata.
• Es un servicio escalable. Lo que significa que se puede incrementar o reducir el número de usuarios cuando deseemos, así como limitar el acceso a determinadas funciones de la aplicación.
• Reducción de gastos en infraestructuras. Los servicios en la nube para la gestión del departamento de RRHH no requieren de la compra de hardware ni de software, por lo que los costes se reducen notablemente.

¿Para qué sirven los sistemas de gestión del departamento de RRHH?

Para lo mismo que cualquier otro software de recursos humanos. La única diferencia es que, gracias a ellos, es posible unir todos los datos en un único programa y acceder a ellos desde cualquier parte con solo disponer de conexión a Internet.

Podemos ser un poco más específicos y decir que este tipo de aplicaciones en la nube permiten realizar todas estas acciones:

• Coordinar los procesos de selección en sus diferentes etapas. Desde la recopilación de currículums de los candidatos hasta la gestión de los horarios de las entrevistas.
• Gestionar los horarios de los trabajadores. También pueden entenderse como app de gestión de tiempo que nos permiten averiguar cómo y cuándo han fichado los empleados.
• Realizar las nóminas. Desde plantillas muy sencillas e intuitivas. Además, facilitan ponerlas a disposición de los empleados para que las firmen.
• Almacenar los datos. En la mayoría de los casos, las empresas están obligadas a guardar todos sus documentos cuatro años. Estos programas brindan acceso a ellos durante todo ese tiempo y mucho más. Cuando llega el momento de eliminarlos, lo hacen de forma segura.

Sin embargo, desde este tipo de sistemas es posible llevar a cabo cualquier otra tarea que podamos imaginar. Desde la gestión de gastos de la empresa hasta los fichajes.

Los principales beneficios de gestionar un departamento de RRHH con un servicio en la nube

Empezar a realizar los procesos propios del departamento de RRHH a través de una solución en la nube ofrece beneficios a cuatro niveles diferentes dentro de la empresa. Vamos a verlos.

Eficiencia

Como hemos dicho antes, las soluciones en la nube están disponibles de forma inmediata en cualquier lugar. Es decir, son de acceso universal. Esto, por ejemplo, implica un importante ahorro de tiempo para el personal que trabaja en el departamento de RRHH, lo que permite a los empleados poner el foco en temas mucho más importantes. Hablamos, por ejemplo, de cuestiones estratégicas y colaborativas.

Estos sistemas también ofrecen ventajas en términos de gestión de gastos. No olvidemos que son gestionados por los proveedores que los ofrecen, no por la empresa que los contrata. Por tanto, la organización no solo ahorra en la compra de hardware y licencias de software, sino también en mantenimiento y capacitación. Solo tiene que pagar la cuota mensual pactada para disfrutar de todos estos beneficios.

Tampoco podemos olvidarnos de la flexibilidad que caracteriza hoy en día al mercado laboral. La nube y sus ventajas de teletrabajo son incuestionables. Con una herramienta de este tipo, los empleados pueden fichar por web cómodamente desde sus casas, mientras que los empleados de RRHH tienen acceso a esa información en tiempo real. Algo que puede servirles para utilizar el sistema a modo de app de gestión de tiempo.

Cumplimiento

En este sentido, la posibilidad de cometer errores durante los procesos se reduce notablemente. Y, si suceden, localizarlos es mucho más sencillo. ¿El motivo? Este tipo de programas establecen siempre turas predefinidas cuyos datos son verificados, lo que permite emitir alertas a sus gestores y al conjunto de los empleados cuando se cumplen determinados requisitos.

Por su parte, la contratación de un servicio de este tipo hace que la empresa no tenga que volver a preocuparse de actualizar sus sistemas a las nuevas disposiciones legales. Cuando entre en vigor, el proveedor ya se habrá ocupado de realizar los cambios oportunos.

Efectividad

En este sentido, un software de gestión en la nube del departamento de RRHH brinda la oportunidad de tener acceso continuo a información actualizada y clara a través de una única fuente. Esto se traduce en que, por ejemplo, la empresa podrá detectar más rápidamente una necesidad de personal y actuar en consecuencia. En primer lugar, tratando de satisfacerla dentro del personal ya contratado. Y, si no es posible, buscándolo fuera.

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Tanto a nivel interno como externo. En el primer caso, los empleados del departamento de RRHH sentirán que la empresa para la que trabajan ha puesto a su disposición una tecnología que les hace el día a día más cómodo y sencillo. En el segundo, convertirá al negocio en un lugar más apetecible para talentos en busca de un nuevo puesto.

Resumiendo, los programas de gestión del departamento de RRHH que operan a través de la nube ofrecen una gran variedad de ventajas para las empresas. Desde la agilización de la tarea de fichar por web para los teletrabajadores hasta una importante reducción de costes en infraestructuras IT. Por estos motivos, apostar por ellos es siempre una decisión acertada.