Gestión del absentismo laboral: todo lo que debes saber
Un software de recursos humanos es, sin duda, una herramienta capaz de agilizar los procesos productivos de cualquier empresa. Además, en unos tiempos en los que el teletrabajo es cada vez más habitual en las empresas, ha cobrado una importancia capital a la hora de realizar el registro horario obligatorio. Sin embargo, ¿sabes lo que debes tener en cuenta para elegir un software de recursos humanos adecuado para tu negocio? Aquí te lo queremos explicar.
¿Qué es un software de recursos humanos?
Un software de recursos humanos es una herramienta digital que tiene el objetivo de facilitar la administración de las tareas diarias. Sobre todo, aquellas que son especialmente repetitivas y poco productivas, ya que requieren mucho tiempo para ser llevadas a cabo y no aportan valor adicional.
Hablamos, por ejemplo, de la selección de currículum para cubrir vacantes dentro de la organización, de la firma de los contratos de trabajo o de la comprobación del registro horario de los empleados, así como de los calendarios de vacaciones, planes de acogida, despidos, indemnizaciones, finiquitos, etc.
¿Qué ventajas ofrecen los programas de recursos humanos?
En primer lugar, brindan la posibilidad de automatizar procesos que, realizados de forma manual, pueden llevar horas. Esto no solo supone un importante ahorro de tiempo, sino que también son muy útiles para evitar posibles errores humanos. De este modo, los empleados de recursos humanos pueden poner el foco en la gestión de las personas que conforman la organización, no solo en los números y en los trámites burocráticos.
Sin embargo, este tipo de programas informáticos ofrecen otros muchos beneficios. Vamos a verlos a continuación:
- Son sinónimo de eficiencia. Aunque la instalación de un software de recursos humanos implica una inversión, esta se amortiza rápidamente mediante la reducción de costes operativos y el incremento en la productividad.
- Mejoran la comunicación de la organización a nivel interno. Gracias a ellos, los trabajadores encuentran un modo más sencillo de comunicarse entre sí, así como de enviar sus preguntas a sus superiores y recibir instrucciones por parte de ellos.
- Elevan la seguridad. Los departamentos de recursos humanos almacenan y gestionan información privada y confidencial de los trabajadores. Este tipo de programas garantizan su almacenamiento seguro en la nube mediante los más sofisticados protocolos de encriptación.
- Mayor transparencia. Por un lado, en lo que respecta a los trabajadores, ya que tienen a su disposición su registro de horas tras fichar por web o físicamente. Por otro, lo mismo sucede respecto a la Inspección de Trabajo, que puede acceder a la información que necesita inmediatamente y verificar que la empresa cumple con los preceptos legales vigentes.
- La información siempre se encuentra actualizada. Esto queda reflejado especialmente en cualquier app para apuntar horas. Los datos en el registro se pueden comprobar en tiempo real. Además, es posible acceder a todo tipo de documentos de manera inmediata, lo que agiliza mucho el trabajo de los profesionales de recursos humanos.
Todos estos beneficios se traducen en el más importante de todos. Hablamos, cómo no, de que un software de RRHH mejora la organización de la empresa a nivel interno en todos los sentidos. No olvidemos también que favorece la monitorización y seguimiento de los procesos que se llevan a cabo en la compañía.
La elección de un software de RRHH:
¿Qué preguntas debes hacerte?
Ya sabes qué es un software de recursos humanos y cuáles son las ventajas que ofrece. Por tanto, ahora llega el momento de explicar cómo puedes elegir un software de recursos humanos adecuado para ti. En este sentido, lo primero que has de hacer es realizarte a ti mismo una serie de preguntas muy importantes:
¿Cuáles son las necesidades de tu empresa en materia de recursos humanos?
Evidentemente, no es lo mismo una empresa formada por 5 trabajadores que otra de cientos de empleados. La carga de trabajo será muy superior en este segundo caso. Sobre todo, en lo que respecta a la realización de tareas repetitivas. Tampoco es igual un taller mecánico en el que todos los trabajadores han de acudir presencialmente a diario que una oficina. En este último caso, la nube y sus ventajas de teletrabajo son innegables.
¿Cuál es el perfil de tus empleados?
Has de tener en cuenta cuál es el perfil de tus trabajadores. Por ejemplo, no es lo mismo que tengas una plantilla consolidada con contratos indefinidos a que, por cuestiones de estacionalidad de tu negocio, tengas una alta rotación y cambies de empleados cada poco tiempo.
¿Cómo realizas el control horario?
Como es obvio, en el caso de que tus trabajadores tengan que acudir a la sede de tu empresa para desarrollar sus tareas te obligará a contar con un sistema físico. Hablamos, por ejemplo, de un lector de tarjetas RF o de huellas dactilares que puedas utilizar también como control de accesos.
Sin embargo, si parte o la totalidad de la plantilla disfruta de un régimen de teletrabajo completo o híbrido, entonces vas a necesitar una app de gestión de tiempo que les permita fichar por web. A ella deben poder acceder tanto a través de sus teléfonos móviles y tablets como desde sus ordenadores.
Otros aspectos a considerar para elegir un software de recursos humanos para tu negocio
Seguro que, ahora tienes mucho más claras cuáles son las características que necesitas para elegir un software de recursos humanos. Sin embargo, hay otros aspectos que debes tener en cuenta y que marcarán las posibilidades de éxito de tu elección:
- La experiencia del proveedor. No solo hablamos de los años que lleve en el mercado, sino de las opiniones que luce de sus clientes. Las valoraciones de estos te ayudarán a saber qué esperar del programa.
- La implementación en tu empresa. Suele ser compleja en todos los casos. No solo desde el punto de vista técnico, sino también la formación de los empleados, acostumbrados a otras formas.
- El soporte técnico ofrecido. Es imprescindible. Debe estar disponible las 24 horas e incluirse con la cuota de mantenimiento del programa. Siempre debe poner a alguien a tu disposición para que resuelva las dudas de tus empleados.
- El nivel de seguridad. Otro aspecto clave, ya que opera con información confidencial y especialmente sensible. Por un lado, el programa ha de encriptar los datos y, por otro, ha de crear copias de seguridad recurrentes para no perder la información en caso de que acontezca cualquier problema.
- La integración con el resto de programas. Obviamente, tu empresa necesita otros muchos programas para desarrollar sus tareas y procesos. Por esta razón, contar con una app para apuntar horas y un software de RRHH que se integre con ellos es fundamental para agilizar el trabajo.
En definitiva, elegir un software de recursos humanos puede añadir una dosis extra de eficiencia a tu negocio. De hecho, hará que todos los procesos de este departamento se realicen de forma más segura y ágil. Así que, a pesar de que suponga una inversión, sale muy rentable a medio y largo plazo.
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