Flexibilidad laboral, como implantarla en tu empresa
Un sistema de control de presencia es una herramienta que facilita a las organizaciones la gestión eficaz del horario de sus empleados y del tiempo que trabajan, existen muchos tipos, controles de acceso por tarjeta, biométrico, pin… Su implementación, exigida actualmente por la Ley, optimiza la labor de supervisión, vigilancia y reconocimiento del correcto cumplimiento de las jornadas laborales. Los Registro por tarjeta forman parte de este universo, si bien no son la única alternativa.
Sistemas de control de acceso: qué tipos existen
Entre los controles de acceso y de presencia podemos distinguir estas posibilidades, que son las más utilizadas por las empresas españolas.
- Biométrico. Utiliza para discriminar y controlar la presencia humana rasgos biológicos únicos, los cuales son captados por medio de sensores y validados mediante un algoritmo creado de un modo específico. El análisis de la pupila del ojo, o el reconocimiento facial, son magníficos ejemplos. Se están utilizando ya en algunos aeropuertos y en aplicaciones telefónicas. No hay posibilidad de olvidarte del elemento clave ni requiere recordar información alguna.
- Registro por tarjeta. Las tarjetas son un recurso muy práctico y extendido en numerosas organizaciones. Funcionan con rapidez, los datos se almacenan fácilmente y ya estamos acostumbrados a emplearlas, sobre todo en los hoteles. Por eso, es una opción fácil de implementar y que no suele provocar rechazo entre los trabajadores. Su hándicap es que estos deben llevar su tarjeta siempre a mano. En términos de almacenamiento de datos y seguridad, los controles de acceso por tarjeta son altamente efectivos.
- Huella dactilar. En vez de las tarjetas, podemos usar la huella dactilar, otro elemento biométrico completamente diferente en cada persona. Un lector de huellas de dedos es suficiente, con el software idóneo, para chequear los accesos y poner en marcha distintos tipos de Registro por tarjeta de esa actividad.
- Con pulseras o dispositivos. El uso de equipos adicionales, por ejemplo pulseras o chips instalados en todo tipo de elementos, es también utilizado por diferentes compañías. Es similar a las tarjetas, aunque este suele ser más cómodo para el usuario.
- Por aplicación móvil. ¿Conoces a alguien que acuda a trabajar sin su teléfono móvil? Las apps se han convertido en un recurso cotidiano más que nos acompaña siempre y estamos habituados a emplear. En buena lógica, teniendo en cuenta sus posibilidades tecnológicas, no se ha tardado en impulsar el smartphone como una herramienta más para controlar y supervisar, también, los tiempos laborales.
Una nueva regulación para el control horario
Las leyes sobre el control horario en España se están actualizando y por ello aumentando los controles de acceso por tarjeta. No solo es obligatorio registrar las horas de jornada laboral de los trabajadores, sino que la empresa debe realizar un registro diario del horario de sus profesionales. En él ha de constar el inicio y el final de cada jornada, sin menoscabar la flexibilidad horaria acordada.
Cada empresa, y todo trabajador, deben saber cuántas horas se trabajan: ese dato ha de estar disponible en un registro oficial. Junto a su salario, cada mes, el empleado debe recibir el cómputo total de sus horas trabajadas.
Los objetivos de estas políticas de actuación son tres:
- Combatir la precariedad en el trabajo.
- Mantener bajo control las horas extraordinarias no remuneradas.
- Evitar el absentismo laboral.
En los últimos años, la implementación de estas normas ha producido un auge en la compra e instalación de usar Registro por tarjeta u otros medios. Conforme la tecnología evoluciona, los procedimientos se perfeccionan y los procesos de entrada y salida del trabajo se están normalizando y simplificando.
Ahora, además, las subvenciones para la digitalización de empresas incluidas en el denominado kit digital permiten modernizar esos sistemas con la tecnología más puntera.
Características y ventajas de los controles de acceso por tarjeta
Desde que la nueva normativa legal se estableció, los controles de acceso por tarjeta se han convertido en la opción más habitual en las empresas españolas.
Son, desde luego, un sistema rápido de usar y al que, como hemos mencionado, estamos habituados, por lo que no necesitamos ningún tiempo de adaptación. Por supuesto, permiten generar los tipos de Registro por tarjeta y supervisarlos de la manera apropiada.
Por otra parte, todos llevamos más de una tarjeta en nuestras carteras, motivo por el cual no nos cuesta encontrar un hueco para portarla, por lo que el riesgo de despistes disminuye.
Es, asimismo, un método muy económico y sencillo de instalar. En poco tiempo, y con una inversión bastante moderada, el sistema está completamente operativo. Ahora que la plantilla horario semanal y las hojas de tiempos ya no son válidas legalmente, aún son más las empresas que optan por este procedimiento. Es lógico porque, actualmente, el fichaje en papel ya no está permitido. Antes de pasar a sistemas tecnológicos más sofisticados y costosos, las empresas eligen el control de accesos o presencia por tarjeta, mucho más barato, fácil y rápido de instalar.
¿Qué tipos de tarjeta se utilizan?
En cuanto al material utilizado, más allá del equipo formado por el sensor, el software y la base de datos, lo normal es emplear alguna clase de tarjeta de PVC. Como sabes, este material las hace especialmente resistentes. Además, admite la personalización del diseño, por lo que se convierten en elementos de marca corporativa y se pueden diferenciar fácilmente del resto.
Por lo general, sus cuatro sistemas de identificación más frecuentes son:
- Código de barras. Cada empleado tienen el suyo propio. Cuando aproxima la tarjeta al lector electrónico de acceso, este recoge y valida la información recibida.
- Banda magnética. Su coste es muy bajo si se producen grandes cantidades, por lo que es el método favorito entre las grandes organizaciones. Su funcionamiento es sencillísimo y muy rápido, porque el lector encuentra una superficie mayor para obtener la información.
- Chip de contacto. En ese chip están almacenados los datos del propietario de la tarjeta. En cuanto esta se introduce en el dispositivo lector, el sistema recoge su entrada o salida de las instalaciones.
- Chip RFID. La principal diferencia con las anteriores es que estos chips no son visibles, porque están en el interior de la tarjeta. La ventaja es que esta ubicación los protege de roces, golpes y rayones, por lo que duran más. Al mantenerse más tiempo operativa, cada tarjeta se usa durante largos periodos de tiempo y la inversión se amortiza mejor.
¿Cuándo conviene utilizar este sistema?
En realidad, Registro por tarjeta, si es una de las opciones más utilizadas es por algo. Su bajo coste en comparación con otras alternativas, la facilidad y rapidez de uso e implementación, y la costumbre suponen razones suficientes para que la elijas. Tus empleados no tardarán en adaptarse al sistema y, si te aprovechas de las ayudas institucionales actuales, la inversión puede ser mínima.
Frente a los sistemas biométricos, más sofisticados o avanzados, presenta la ventaja clara del coste inferior. Además, a menudo se aprovecha la misma tarjeta que ya se está empleando para entrar a las instalaciones o a los despachos. Y, asimismo, algunos profesionales que trabajan con epis, como guantes, trajes o gafas protectores, se benefician de los controles de acceso por tarjeta por su simplicidad de uso: ¡no tienen que despojarse de esos accesorios para validar sus entradas o salidas! En definitiva, si necesitas implantar o renovar un sistema de este tipo, la tarjeta sigue teniendo muchísimas ventajas.
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