La organización digital llega a nuestras empresas
El control horario trabajadores de una empresa es una tarea realmente importante. Y es que, gracias a ella, es posible saber con certeza a qué hora han ocupado sus respectivos puestos, cuántas horas de trabajo efectivo han invertido e, incluso, si no han acudido al centro por cualquier razón. Sin embargo, las formas de efectuar dicho control pueden ser realmente diferentes las unas de las otras.
En concreto, aquí nos hemos propuesto el objetivo de analizar el control de horas trabajadas Excel con el control de horas trabajadas realizado por Sistemas de control de Presencia profesionales perteneciente a la propia empresa o a una externa especializada, adquirido como servicio. Con esos datos, esperamos que pueda sacar conclusiones por usted mismo y determinar cuál es el sistema que mejor le conviene.
El control de horas trabajadas Excel
Microsoft Excel, como bien sabrás, es el programa de hojas de cálculo de la suite ofimática Office y, además, el más utilizado en todo el mundo. Por ello, no es de extrañar que haya habido sistemas de control horas trabajadas que se hayan realizado a través de él. Al fin y al cabo, ofrece infinidad de posibilidades en este y en otros muchos sentidos.
El control horario realizado a partir de este sistema suele tener que hacerse de forma manual o, lo que es lo mismo, es un sujeto determinado el que debe proceder, en base a los formularios cumplimentados por el personal en el momento en el que llega y en el que sale de su puesto, a registrar los horarios. Como es evidente, esto plantea una serie de problemas fácilmente identificables.
En primer lugar, al tener que confiar la tarea de registro a uno o varios empleados, estos deben dejar de hacer otras tareas para la empresa y dedicarse a esta cuestión plenamente. Es decir, dejan de producir margen para la compañía solo para certificar que el resto de trabajadores han llegado o no a su hora al centro. Por otro lado, las posibilidades de que se produzca un error humano o intencionado, son mucho mayores. Al fin y al cabo, es factible que, en un momento determinado se introduzcan mal los datos.
Control horario trabajadores profesional
El control horario empleados mediante aplicaciones profesionales es aquel que es llevado a cabo, dentro de una empresa por parte de una compañía especializada en la prestación de este tipo de servicios, tal y como es el caso de Cucorent. En este sentido, son muchas las opciones que ofrecen este tipo de negocios, cada uno con sus diferencias y fiabilidades.
Por lo general, las empresas de control de horas trabajadas utilizan diversos dispositivos para registrar la entrada y la salida de los trabajadores de su puesto. En este sentido, el sistema más habitual ha sido, tradicionalmente, el de los dispositivos electrónicos de reconocimiento de tarjetas. Gracias a ellos, el sujeto solo tenía que aproximar su tarjeta personal a un lector de radio frecuencia para que este reconociese sus datos, le permitiese la entrada y le registrase.
Sin embargo, han sido muchos los sistemas que, a partir de ese, han ido surgiendo e implementándose dentro del ámbito empresarial. Por ejemplo, el siguiente paso que dieron estas compañías fue el de la instalación de sistemas de control de accesos por huella dactilar. Gracias a ellos, los trabajadores ya no necesitan llevar ninguna identificación física consigo, sino que basta con poner su dedo sobre el escáner para que sea registrado.
Este sistema es, probablemente, el más implementado por las empresas de control de horas de trabajo. Sin embargo, en los últimos tiempos, hemos presenciado la irrupción de los sistemas de reconocimiento facial, que son mucho más precisos y fiables. En concreto, el empleado solo tiene que acercar la cara al aparato para que, automáticamente, este lo reconozca, le permita la entrada y lo registre.
Además, hay que decir que los datos de control de horas trabajadas son almacenados automáticamente en bases de datos disponibles para el personal de recursos humanos de la compañía y para los administradores de la empresa. Por lo tanto, solo hace falta que abran el fichero para saber si un determinado trabajador ha entrado a su hora o si se ha ido antes de tiempo, por ejemplo. Asimismo, puesto que realizan registros indefinidamente, sirven para saber a qué trabajadores se les deben horas y cuáles deben echar más para estar en paz con la empresa, por ejemplo.
Entonces, ¿qué sistema de control horario trabajadores es mejor?
Sinceramente, el sistema de control de presencias mediante hojas de Excel solo pudo considerarse adecuado en aquellos momentos en los que la tecnología y sus precios no permitía la instalación de aparatos más sofisticados. Y es que no hace tanto tiempo que los mecanismos de detección facial o de huellas dactilares parecían algo sacado de las películas de ciencia ficción.
Sin embargo, hoy en día, los dispositivos para el control horas trabajadas son toda una realidad. Y, sinceramente, en la comparación con los registros efectuados mediante Microsoft Excel, los resultados no dejan lugar a dudas: el uso de estos aparatos hace a las empresas gozar de unas cotas de eficiencia mucho mayores en el control horario de trabajadores. Al fin y al cabo, ponen al servicio del negocio lo más avanzado en tecnología.
Evidentemente, para el control y el mantenimiento de estos sistemas hace falta una empresa especializada. En este sentido, estos modernos sistemas también suponen un ahorro ya que, mediante el alquiler y la externalización, la compañía que requiere los servicios puede dejar de gastar dinero y tiempo en la grabación manual de los registros de entrada y salida.
En definitiva, el control horario trabajadores realizado de manera profesional mediante compañías especializadas y a partir de equipos diseñados con tal fin es una opción más eficiente, rentable a largo plazo y cómodo que el registro mediante hojas de Microsoft Excel. Y es que, gracias a él, la dirección de la empresa puede despreocuparse de todo lo relacionado con el control horas trabajadas y, cuando lo necesite, revisar las bases de datos rellenadas automáticamente por los equipos, y obtener los informes que se desee.
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