La ley riders ya tiene su primera multa millonaria por incumplimiento
El control de presencia se ha convertido en una herramienta indispensable en cualquier empresa. En primer lugar, porque desde hace ya tiempo la legislación exige el control de horarios de los empleados con el propósito de acabar con las horas extraordinarias sin pagar. Por este motivo, aquí queremos explicarte qué es exactamente, qué beneficios te puede reportar y qué tipos existen. Comenzamos.
¿Qué es un control de presencia?
Control de presencia y control de horarios son sinónimos. Ambos términos hacen referencia a dispositivos y sistemas informáticos cuya función principal es la de registrar el tiempo que el trabajador permanece dentro de su centro laboral o, en su defecto, llevando a cabo sus tareas profesionales fuera de él.
Sin embargo, el control de presencia nunca se debe confundir con un control de acceso, si bien es cierto que ambos pueden estar unificados. ¿La razón? El primer únicamente sirve para registrar la jornada laboral del empleado. El segundo está asociado a una cerradura o torno que, al identificar al sujeto mediante cualquier sistema (tarjeta, huella dactilar, etc.), procede a su apertura y a permitirle el paso.
Evidentemente, esto último no es obligatorio en todos los casos. El mejor ejemplo es el del teletrabajo. Si se da esta circunstancia, el trabajador debe tener la posibilidad de fichar a través de Internet desde una plataforma específica con el propósito de registrar su jornada. Pero, al no ir al centro laboral, no necesita que nadie le dé acceso al interior.
Principales ventajas de instalar un control de presencia y control de horarios
La instalación de un sistema de registro de jornada como este puede suponer muchas ventajas para tu negocio, así como el cumplimiento más estricto de los requisitos contemplados en la legislación vigente. Algo muy útil de cara a evitar sanciones por parte de la Inspección de Trabajo. Vamos a contártelas.
Elaboración automática de informes estadísticos
La primera razón por la que un sistema de control de presencia y control de horarios es tan útil. Gracias a él es posible saber a qué hora entra y sale un empleado, por lo que es posible detectar retrasos, horas extraordinarias y ausencias injustificadas. Todo ello queda reflejado en informes que se generan sin interacción humana y que son 100 % fiables.
Conocimiento exhaustivo de las horas extras de los empleados
Saber con todo detalle cuánto tiempo de más trabajan nuestros empleados no solo es útil de cara a evitar las sanciones de la Inspección de Trabajo citadas anteriormente. También lo es para detectar problemas y necesidades dentro de la empresa.
Cuando un trabajador echa muchas horas extraordinarias, puede significar muchas cosas. Por ejemplo, tal vez se deba a un mal reparto de las tareas y responsabilidades dentro de un proyecto. Asimismo, no es descartable que dichas tareas se ajusten bien a su perfil. O, en el peor de los casos, puede que no sea tan productivo como el negocio necesita.
El caso es que esa información puede ser útil para contratar nuevos empleados, incrementar el volumen de horas de quienes trabajan a jornada reducida o reestructurar los equipos de trabajo. Solo hay que ahondar un poco en los motivos que exponen esos datos objetivos.
Mayor facilidad en la gestión de los turnos de trabajo
Los informes estadísticos a los que hemos hecho referencia anteriormente tienen otra utilidad. Esta es visible, especialmente, en el caso de aquellas empresas que trabajan con turnos rotativos de mañana, tarde y noche. Los departamentos de recursos humanos suelen ver facilitado mucho su trabajo cuando los emplean a la hora de realizar las plantillas de las jornadas laborales de los empleados.
Gestión más sencilla de las vacaciones
Sucede lo mismo que con los turnos de trabajo. Gracias a los sistemas de control de presencia y control de horarios, es más sencillo saber cuándo está o no cada trabajador y compaginar las de cada uno con las del resto para que la productividad del negocio no se resienta.
Registro perfecto de cualquier tipo de jornada laboral
El último beneficio del que vamos a hablar probablemente sea el más útil en el día a día de las empresas. No podemos olvidar que estos sistemas dejan constancia del principio y el final de las diferentes jornadas laborales, pero también de los posibles descansos y pausas. Algo especialmente difícil de realizar manualmente en el caso de quienes trabajan en jornadas reducidas y en turnos partidos.
Pero no solo los responsables de recursos humanos de la compañía pueden disfrutar de este beneficio. También todos los trabajadores en general. Pero ¿cómo? Muy sencillo. Por ejemplo, sabiendo cuándo trabajan y cuándo no sus compañeros, pueden organizar su agenda para hacerla más eficiente. Por ello, no está de más brindarles acceso limitado al sistema.
¿Qué sistemas de control de presencia existen?
Ahora vamos a hablar de los diferentes tipos de controles que podemos encontrar en el mercado. Estos son los más populares dentro de las empresas:
- Fichaje biométrico. Aquí podemos englobar todos aquellos sistemas que utilicen un elemento único y distintivo de la anatomía corporal del empleado para registrar su jornada y, si es necesario, brindarle acceso a las instalaciones. Hablamos, por ejemplo, de las tecnologías de reconocimiento facial o del iris, así como de los lectores de huellas dactilares. Estos últimos son los más habituales. En todos los casos, el empleado ha de dar su consentimiento para que sus datos sean tratados por la compañía con este fin.
- Control de los horarios mediante tarjeta. Otro sistema muy habitual, pero que tiende al desuso. La razón es que exige a los empleados que lleven en todo momento consigo una tarjeta magnética. Y, la verdad, no es raro que la pierdan, lo que implica tener que fichar manualmente hasta que obtienen una nueva. En cualquier caso, fue uno de los primeros sistemas implementados.
- Control de horarios mediante dispositivos inalámbricos. En forma de pulseras, llaveros o elementos similares. Ofrecen la ventaja respecto a las tarjetas de que pueden sujetarse de elementos de uso cotidiano mucho más difíciles de olvidar. Cuando el dispositivo de control detecta la frecuencia radiomagnética de la llave, automáticamente anota que el empleado ha llegado o ha salido de su centro de trabajo.
- Fichaje mediante aplicación móvil o de escritorio. Se ha popularizado mucho desde que el teletrabajo pasó a ser una realidad notable en todo el territorio nacional. En concreto, permite que el trabajador fiche cuando empieza su jornada y cuando acaba si no acude al centro de trabajo. Generalmente, para evitar peripecias, solo se brinda acceso a smartphones, tablets y ordenadores profesionales provistos por la empresa para que el empleado desempeñe sus funciones en su hogar.
Sin duda, estos son los sistemas para controlar la presencia de los trabajadores y su jornada laboral más habituales en nuestro país. Los de registro biométrico y los de fichaje mediante apps son, sin duda, los que mayor implantación están teniendo en los últimos años.
En definitiva, los beneficios de instalar un sistema de control de presencia en la empresa son incalculables. Es cierto que la ley prácticamente lo obliga actualmente, pero tampoco nos podemos olvidar de que cualquier negocio puede obtener información muy valiosa de él más allá de evitar posibles multas por parte de la Inspección de Trabajo. Así que, si no tienes uno o quieres cambiar el que ya posees, no te lo pienses. Da el salto a las nuevas tecnologías.
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