¿Cómo calcular las vacaciones de los empleados con el software de control de presencia?
A punto de cumplirse los primeros tres meses del registro obligatorio de la jornada laboral que “deberá incluir el horario concreto de entrada y salida de cada persona trabajadora y conservarse cuatro años a disposición de trabajadores e Inspección de Trabajo», cobran especial actualidad los controles de accesos y presencia (o asistencia) que facilitan ese registro de las horas trabajadas. Los sistemas de control de accesos biometricos que añaden a la mera función de abrir puertas y tornos la de almacenar los movimientos que se produzcan en distintas entradas actúan como controles de asistencia y realizan el registro ahora requerido a las empresas, ampliando su utilidad al “fichaje” de empleados en toda clase de compañías. El sistema de registro que pide la ley debe ser objetivo, fiable y capaz de computar la jornada laboral diaria del trabajador, garantizando la veracidad y no alteración a posteriori de los datos y respetando el derecho a la intimidad de los trabajadores. Si un inspector acude a una empresa para comprobar si está aplicando la normativa de gestión de la jornada laboral, habrá que facilitarle en ese mismo momento el cómputo de horas trabajadas de cada trabajador, así como los periodos de descanso, vacaciones, horas extras, permisos… y todo esto es lo que proporciona un sistema de control de accesos biométrico.
¿Cómo funciona un control de accesos y asistencia biométrico?
Los controles de acceso biométricos son aquellos cuyo dispositivo identificativo (lector) identifica elementos físicos como la huella dactilar, el iris o parámetros del rostro (reconocimiento facial) frente a los clásicos métodos de identificación como tarjetas (magnéticas o de proximidad RFID) o incluso aquellos de contraseña, ya en declive. La medición biométrica se considera el mejor método de identificación humana por su fiabilidad científicamente probada, y el dato más utilizado en el control de asistencia es la huella dactilar seguida del reconocimiento facial.
Pero ¿qué es un control biométrico?. Se compone de un dispositivo que identifica a cada empleado y de un software que registra los movimientos en su base de datos “en línea”, almacenándolos para su uso posterior. Para ello, el dispositivo se conecta a una red Ethernet, RS232 o WiFi. De esta manera permite conocer las horas trabajadas de los empleados y gestionarlas al comparar su horario teórico con el efectivamente realizado y registrando también las incidencias que hayan podido provocar un incumplimiento de horario. Un control de acceso por huella dactilar clasifica las líneas y surcos de una huella según tres rasgos: arco, lazo y espiral. Cada dedo presenta al menos una de estas características. Además, las líneas de la huella dactilar se cortan o bifurcan en puntos que reciben el nombre de “minucias”. Todo ello da lugar a un patrón complejo único para cada individuo y se estima que la probabilidad de que dos personas tengan las mismas huellas dactilares es 1 entre 64.000 millones. La mejor opción es la instalación de un control de acceso con lector biométrico tecnológicamente avanzado que se base en la captación de «minucias» y no se limite a escanear la huella sino que tenga en cuenta su temperatura y su profundidad.
¿Por qué elegir un control de acceso biométrico?
La biometría se asocia a un único individuo y hace imposible suplantar la identidad de la persona, al contrario de lo que sucede con el uso de contraseñas, llaves o tarjetas RFID. Es imposible de “prestar”, “olvidar” o “perder”. Además, se trata de un sistema intuitivo, sencillo y cómodo. Una vez resuelto el tema de cómo instalar un control de acceso biométrico, que explicamos en un artículo anterior y realizada la inversión inicial, su coste de mantenimiento es inferior al de otros sistemas.
El reconocimiento general de este método lo hace aceptable para los empleados, cuyo conocimiento y consentimiento son imprescindibles para cumplir los principios exigidos por Protección de Datos: necesidad, idoneidad y proporcionalidad en el tratamiento de los datos recabados para que sean adecuados para el fin de que se trate, como un registro horario.
Una garantía extra de seguridad en este sentido a favor de los sistemas biométricos consiste en que los datos captados se transforman en códigos alfanuméricos imposibles de descifrar. Es fundamental que el sistema no guarde la huella dactilar para no almacenar datos sensibles.
Su veracidad y fiabilidad hacen de la huella un método identificativo idóneo para el registro horario salvo en lugares donde su uso esté condicionado por la manipulación de materiales grasos o el contacto con suciedad. Entonces se puede optar por otros parámetros biométricos.
El lector de huella digital para control de asistencia tiene un protagonismo determinante como herramienta de gestión ya que, además de la función legal de registro, permite calcular ratios de personal, gestionar horarios, alta y bajas de personal y calendarios laborales con fiabilidad y eficiencia, ayudando a los departamentos de RRHH en la toma de decisiones y mejorando la productividad y el rendimiento de la plantilla.
Tanto el trabajador como el empresario podrán acceder sin complejidad a un informe mensual objetivo del total de horas trabajadas evitando controversias sobre este asunto.
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