¿Cómo el registro obligatorio de horarios evita el presentismo y mejora la productividad?
Cada vez son más las PYME que instalan un control de accesos en su empresa y otras tantas las que se están planteando adquirirlo. Los controles de acceso gozan de una creciente popularidad entre las pequeñas y medianas empresas debido a las múltiples aplicaciones prácticas que ofrecen. Pero, ¿cómo saber si puede serme de utilidad un control de accesos en mi empresa?
Explicado de una manera básica, los sistemas de control de acceso son dispositivos que se utilizan para controlar las entradas y salidas de las personas de un área concreta, permiten la entrada de quien está autorizado y evitan que acceda quien no lo está. Estos pequeños aparatos van conectados a un relé que puede abrir una puerta, girar un torno, levantar una barrera…
Es en este punto cuando las empresas pequeñas asocian muchas veces el sistema de control de acceso para personas a los tornos de la recepción de una gran empresa o la barrera de un parking. Sin embargo, el control de acceso tiene muchas utilidades en las PYMES.
- Abrir la puerta de entrada a una oficina o comercio para evitar que todos los empleados tengan que disponer de llaves, cuando hay distintos horarios o para evitar que otros empleados tengan que interrumpir su jornada de trabajo para abrir a sus compañeros.
- En gimnasios y otro tipo de centros donde acuden socios y es necesario controlar su acceso para evitar que alguien ajeno a las instalaciones “se cuele”.
- En talleres, para restringir el acceso de los clientes o el personal de oficina a las zonas donde puede haber riesgo para su integridad física.
- Separar en una fábrica la zona de producción de las oficinas, utilizando un control de accesos para evitar que todos los empleados pueda entrar a todas las zonas. Esto se hace especialmente por motivos de seguridad, para evitar el acceso de personal no cualificado a zonas donde se trabaja, por ejemplo, con maquinaria pesada.
- En lugares donde se trabaja con sustancias peligrosas que sólo debería manejar el personal preparado y autorizado para ello.
- Para evitar robos en zonas donde se guarda material de valor o sensible (dinero, documentos importantes, medicamentos, maquinaria, productos corrosivos…).
Mucho más que un aparato para abrir y cerrar puertas
La tecnología ha permitido que los controles de acceso hayan evolucionado y tengan nuevas aplicaciones, actualmente un control de accesos puede ser de dos tipos:
- El control de acceso autónomo: Es aquél que sólo sirve para abrir y cerrar tornos, barreras o puertas. Es el más sencillo y no sirven para controlar la presencia de los empleados.
- El control de acceso en red: Se podría decir que son un “2×1”, ya que también funciona como un control de presencia, permitiendo saber quién entra y sale y a qué horas. Al igual que los sistemas de presencia, los controles de acceso tienen un software que permite gestionar la información de cada trabajador desde el ordenador (horas trabajadas, horas extra, vacaciones, ausencias, tiempos de descanso….), pudiendo además realizar informes muy flexibles con la información que nos interese.
Los sistemas de control de acceso en red son una opción muy interesante, por ejemplo, para empresas que tienen empleados a tiempo parcial, de los cuales hay que generar informes mensuales con sus horarios para cumplir con las exigencias del Estatuto de los Trabajadores.
Para que los datos almacenados en el control de acceso se puedan gestionar en un ordenador, existen diferentes maneras de descargar la información, de modo que las empresas puedan utilizar el que más se ajusta a sus necesidades: a través de red para quienes tienen un ordenador cerca, por cable USB para quienes no tienen conexión a Internet, por pendrive directamente desde el terminal, por wifi…
Control de acceso con huella dactilar, los más demandados
Existen distintas maneras de que los empleados puedan identificarse en un control de accesos dependiendo de las necesidades de cada tipo de industria o empresa: mediante reconocimiento facial, por huella dactilar, con tarjeta o llavero de proximidad o tecleando una contraseña numérica.
Todos tienen sus ventajas, pero en la actualidad el más demandado es el control de accesos con huella digital debido a su comodidad. También son muy valorados por motivos de seguridad: no existen dos huellas dactilares idénticas, por lo que es imposible que un individuo no autorizado pueda acceder al recinto con la identificación de alguien autorizado, un riesgo que sí se corre con una llave tradicional e incluso con los controles de acceso que funcionan mediante tarjetas o llaveros de proximidad y que pueden ser robados, extraviados…
No obstante, hay que tener en cuenta que no todas las empresas pueden utilizar un control de accesos con huella dactilar, no son recomendables en centros de trabajo donde la actividad desempeñada conlleve que los empleados trabajen con las manos manchadas, lleven guantes o haya gran cantidad de partículas metálicas en el ambiente. Para ese tipo de casos, puede utilizarse un control de acceso de reconocimiento facial o mediante tarjeta o llavero de proximidad.
Por ese motivo, lo más recomendable es siempre buscar una empresa especializada que nos asesore correctamente para que podamos adquirir el control de acceso que más se ajuste a nuestras necesidades. Al fin y al cabo lo importante siempre es que un control de accesos nos facilite el trabajo.
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