Cómo gestionar vacaciones en “el verano de los ERTES”
Ante la necesidad de cumplir los horarios por parte de los empleados y la que el empresario tiene de una mejor gestión y control de los accesos a los diferentes espacios de su compañía, se precisa un software de control de asistencia. Este software registra los usuarios y también puede tener establecidos distintos horarios de trabajo, turnos, días festivos, etc. Además, gestiona que sólo los usuarios registrados puedan acceder a las instalaciones especificadas en los días y horarios permitidos.
Si la clave del registro horario reside en el software de control de asistencia, ya que los terminales de datos identifican a los empleados, quien realmente hace el trabajo y permite controlar los distintos tipos de horas que se realizan es el software que contabiliza la cantidad de horas trabajadas de cada empleado y las extras y permite gestionar de manera automatizada las incidencias. Estos software poseen otras herramientas como sirenas para señalar el cambio de turno o los períodos de descanso.
Funciones del software para el control de asistencia
El software proporciona un calendario con toda clase de permisos de los trabajadores de manera automatizada: permisos con o sin remuneración, vacaciones, permisos médicos y días personales. Toda esta información se visualiza en formato calendario mediante una plataforma visual donde es fácil para los usuarios introducir datos. La persona encargada de gestionar la herramienta puede configurar de manera flexible los días festivos de la empresa y de cada empleado. También se visualizan y configuran los turnos, para gestionar mejor las salidas de cada empleado sin que afecten a la producción y planificar de manera eficiente las vacaciones de la plantilla. Otra funcionalidad decisiva es que, al tratarse de un software de control horario, crea alertas automáticas que detectan cualquier incidencia en el horario del trabajador. Su «centro de alertas» analiza los registros de asistencia y las salidas comparándolas con los días, horas y turnos programados para cada empleado. Se identifican diferentes tipos de incidencias: llegar tarde, salidas antes de la hora, inasistencia, horas extras, etc. Además, se pueden programar alertas por estadísticas: ausencias coincidentes en viernes o lunes, días consecutivos, etc. Todos estos avisos se pueden programar específicamente para cada usuario y que éste las reciba automáticamente.
Gracias al software de control de asistencia se programan horarios y turnos de diferentes departamentos que se adaptan a la necesidad de cada empresa y se reconoce el tiempo empleado en descanso o vacaciones de manera flexible sin necesidad de crear distintos horarios para un mismo trabajador.
En el caso de los turnos, se pueden crear según los horarios de cada empleado si éste tiene un horario fijo o bien según lo que deba trabajar semanalmente si es contratado por horas y de horario flexible. Al definir estos horarios y turnos se asegura que los usuarios solo puedan acceder a la empresa en el horario definido para cada uno.
Las principales ventajas de gestionar así horarios y turnos de son la disminución de horas no productivas, mejorar la puntualidad de los empleados y calcular automáticamente nóminas según las horas reales trabajadas y registradas, lo que debe conducir a un aumento de la productividad. Además, el software proporciona reportes personalizados de cada trabajador.
Un software de control de asistencia incluye el software de control de accesos que abre de forma segura puertas y tornos para verificar que la entrada de los trabajadores a las zonas que les corresponden se produce solo en los días y horas establecidos.
Por último, el genera informes útiles para Recursos Humanos y para el propio trabajador al quedar archivada la información en el historial para posteriores consultas. Se trata también de un programa de control de horas trabajadas y uno de los informes que elabora es el que refleja la cantidad de estas horas así como de las extras y tiempos de descanso, lo que permite calcular la remuneración del trabajador automáticamente. Por su parte, el informe de asistencia indicará si el empleado asistió a su trabajo en sus días laborales, y se puede enviar al trabajador para que justifique ausencias si las tuviera. Estos informes también se adaptan al sistema de turnos o distribución especial de la jornada que tenga cada compañía.
¿Qué se debe considerar al elegir un software de control de asistencia?
Por todo lo anterior, al elegir un sistema de control de presencia, se debe recabar del proveedor toda la información posible sobre el software que incorpora y decidirse por el que garantice la mejor implementación de todos estos aspectos:
- Realización de ajustes y configuración del software según las necesidades específicas de la empresa
- Que trabaje con herramientas variadas, como el código de barras, tarjetas RFID y biométrica.
- Que asegure el cálculo de coste de las horas no productivas.
- Que genere las nóminas de manera automática con las horas trabajadas y los días de presencia en la empresa.
- Que permita saber en todo momento y de manera actualizada en qué parte de la oficina se encuentra cada trabajador.
- Que cada trabajador pueda pedir las vacaciones y días libres a través del software y el responsable aceptarlas o denegarlas según sea la marcha de la producción.
- Que facilite la flexibilidad horaria con márgenes de horas de entrada y salida, permitiendo saber las horas restantes por cumplir de cada trabajador.
- Calidad en los informes que permita al departamento de Recursos Humanos crear estadísticas.
Detallamos a continuación las características de CUCOTIME.NET, software de control horario de Cucorent que utiliza bases de datos relacionales para el archivo y tratamiento de la información.
En la gestión: Acceso inmediato a la gestión y supervisión de los datos con visualización de toda la información en una sola pantalla.
- Permite a los responsables validar incidencias.
- Se pueden planificar las vacaciones, diferenciando Planificadas, Pendientes y Disfrutadas. También diferencia las vacaciones pendientes del año anterior.
- Gestiona el control de incidencias.
- Novedosa función de redondeo, que permite definir la forma de ajuste de las horas extra.
En el control: El software Cucotime.net permite, entre otras cosas, controlar la imputación masiva de marcajes mediante el histórico y diferenciar cuándo se realizan de forma automática o manual.
Conservar un historial de todas las modificaciones que se efectúen en los marcajes realizados por el empleado, cambios de centro, de calendario…
Acceder a la ficha de empleado seleccionando el período de tiempo que se desee. Desde ahí podrá controlar toda la información de referencia del empleado: movimientos, incidencias, calendarios, vacaciones…
Informes: Los informes permiten ordenar como se desee toda la información disponible y se pueden exportar a los formatos PDF, HTML, TEXTO ,CSV, JPG, y EXCEL. También se exportan a tablas para integrarlos en otras aplicaciones.
Herramientas: Sus actualizaciones son automáticas, requiriéndose conexión a Internet.
- Programación de copias de seguridad.
- Sistema multiusuario.
Requerimientos del sistema: La lógica de la aplicación CUCOTIME.NET se instala junto con la base de datos MySQL.
- Procesador Core2 (o equivalente) o superior.
- Mínimo 2 GB de memoria RAM.
- Mínimo 10 GB de espacio libre en disco duro.
- Sistemas operativos: a partir de Windows XP, Windows 7,Windows 10, Server…….etc. A 32bits o 64 bits
- Comunicaciones: USB, Ethernet, puerto serie (en función del Terminal)
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