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Nadie conoce su negocio como el empresario, y él es quien debe marcar los objetivos e implementar una gestión efectiva del tiempo para conseguirlos. El reto de la productividad y la optimización de las capacidades de sus empleados tiene vertientes tecnológicas, de control y de motivación que debe saber combinar para que ellos puedan realizar lo que mejor saben hacer conscientes de que su cumplimiento beneficia a todo el equipo. Un nuevo liderazgo sustituye el «ordeno y mando» por el diálogo y la empatía.
Departamentos de RRHH y gerentes deben estar convencidos de la necesaria gestión útil del tiempo de los empleados y deben estar preparados para aplicar nuevos procedimientos, saberlos comunicar a los afectados y contar con herramientas adecuadas.
Según el Top Employers Institute (organismo que certifica la calidad de las condiciones que los empleadores generan en sus empresas) en este 2019 los empleados están en el centro de las compañías.
Partiendo de lo más básico, que es controlar el absentismo, el segundo problema importante de una empresa es atajar el presentismo (la permanencia en el puesto de trabajo sin realizar tareas propias del mismo) y aquí es donde entra una buena gestión del tiempo para mejorar la productividad.
La importancia del tema ha hecho que varios expertos se manifiesten y aconsejen. Aquí resumimos sus principales aportaciones con el deseo de que sean útiles para nuestros lectores.
- Planificación. Los esquemas están para romperlos, pero sin un esquema no se avanza ni hay camino. Es esencial partir de una planificación estratégica que defina intereses, objetivos y acciones así como los plazos para desarrollarlos y las personas que se encargarán de cada tema.
- Identificar y controlar. Facilitar la identificación de los aspectos a gestionar en el control horario con estadísticas y registros fiables en tiempo real, desde un único entorno y de forma centralizada. Hay que identificar horarios, jornadas, turnos, teletrabajo y movilidad de los trabajadores, e integrarlos en el control horario. Teniendo disponibles los datos de vacaciones, calendario laboral y los medidores estándar del absentismo, se automatiza la respuesta de incidencias y se agiliza la gestión del tiempo.
- Innovación y formación. Los empleados deben saber cómo utilizar la tecnología de que disponen para que redunde en beneficios. El aprovechamiento de esos recursos hace que la inversión en innovación sea rentable, porque los equipos tecnológicos nuevos y rápidos permiten alcanzar los objetivos en menos tiempo y marcan la diferencia. Paralelamente es necesario proporcionar una formación continuada al empleado cuya productividad aumentará con herramientas que mejoren sus habilidades y competencias.
- Motivación. Los incentivos salariales, promoción laboral o personal y la implicación en los proyectos para que el empleado se sienta parte indispensable de la organización. Conciliar su vida laboral con la personal, con reducciones de jornada u horarios flexibles de acuerdo a sus circunstancias debe ser una prioridad para las áreas de RRHH para alinear las expectativas de negocio con la calidad del trabajo. Los empleados que se sienten protegidos y valorados trabajan satisfechos y dan lo mejor de si mismos. Siempre se debe velar por su seguridad laboral y sus intereses.
- Calidad del clima laboral y comunicación. Cuidar la armonía en el entorno laboral y las relaciones correctas es preciso para lograr un clima laboral que facilite el buen trabajo y reduzca las tensiones inútiles. Muchos miembros de esos departamentos de RRHH provienen de una formación psicológica y el entorno laboral es un campo extraordinario donde aplicar sus conocimientos. Aunque deben estar bien delimitadas las funciones de cada departamento, la comunicación interdepartamental espontánea evita malentendidos y duplica fuerzas en muchos casos sin tener que someterse a la «reunionitis» que consume un tiempo precioso. Si el clima laboral favorece esa comunicación de manera natural, compartir conocimiento entre distintas áreas es valioso para obtener nuevas ideas y contar con personal más informado y productivo.
- Integración de datos. En la búsqueda de una mayor eficiencia operativa, un único sistema tecnológico de RRHH que integre la información y conocimiento de los empleados permite optimizar el uso de la información.
- Los softwares de gestión de tiempo. Ayudan a mejorar en rendimiento porque informan a largo plazo sobre el costo invertido en un proyecto, contabilizan el tiempo que requiere cada trabajo, si excede lo esperado y la ineficiencia de determinadas tareas. A partir de una serie de datos, estos software elaboran informes con las horas empleadas por cada trabajador en distintas tareas que son muy valiosos para realizar ajustes y mejorar la productividad.
- Ajustar y corregir. Cuando se han atendido todas las reglas expuestas hasta aquí, se dispondrá de datos fiables que han medido lo que ocurre en la empresa e indican lo que hay que mejorar. Conociendo el grado de motivación y la ecuación tiempo/productividad de los trabajadores, el grado de cumplimiento de las obligaciones de las partes y el nivel de logro de los objetivos empresariales, los responsables descubrirán los fallos a corregir y es el momento de ejecutar los ajustes necesarios.
Llegado ese punto, se trata de aplicar lo aprendido rompiendo el esquema de planificación que mencionamos en el punto 1 y elaborando uno nuevo y mejorado por el análisis.
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