¿Cómo controlar al personal de una empresa?
Un controlador de accesos “autónomo” solo abre puertas, tornos y barreras, lo que ya es fundamental para la seguridad de un recinto que quiera elegir entre denegar o permitir el acceso. Pero hoy hablamos del paso siguiente, de los controladores de accesos que cuentan con un software de gestión de personal en conexión con los dispositivos instalados y que recogen los datos horarios de los empleados. Este software no solo autoriza o deniega el acceso por determinados pasos desde el control central sino que además permite almacenar esos movimientos que se producen por distintas puertas para consultarlos en caso necesario.
Al almacenar los movimientos de entrada y salida de las personas, estos controladores de accesos realizan el control de presencia y su aplicabilidad se extiende desde las rondas de vigilancia y “trabajos con rotación” hasta las más generales necesidades de “fichaje” para compañías de cualquier tamaño, facilitando el registro de jornada que a partir del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo es obligatorio para todas las empresas.
Utilidades principales del software de gestión de personal
El software permite conocer las horas trabajadas de los empleados y gestionarlas ayudando a comparar su horario teórico con el realmente trabajado y detallando las incidencias que, en su caso, causen incumplimientos de horario. Acumula y gestiona los datos recibidos por el dispositivo de acceso aplicando a los datos tratamientos de alta fiabilidad específicos para esa función.
El software de gestión de personal de un controlador de accesos se basa en la utilización de bases de datos relacionales para archivar y tratar la información que recibe. A partir de esa información, el acceso a la gestión y supervisión de los datos es inmediato y se visualiza toda la información en una sola pantalla permitiendo a los responsables validar las incidencias.
Por ejemplo, con el software de control horario de Cucorent se pueden planificar las vacaciones diferenciándolas como “planificadas”, “pendientes” y “disfrutadas” y diferenciar también las vacaciones pendientes del año anterior. También se gestiona el control de incidencias y, como novedad, el software incorpora la función de “redondeo”, que sirve para decidir cómo ajustar las horas extra, tema que está muy en boga.
El software se actualiza automáticamente mediante conexión a internet, programa copias de seguridad y es un sistema multiusuario. Sus principales funciones de control incluyen la imputación masiva de marcajes mediante el histórico diferenciando cuándo se realizan de forma automática o manualmente. Conserva un historial de todas las modificaciones efectuadas en los marcajes realizados por cada empleado (como cambios de centro o de calendario) y permite acceder a la ficha de cada uno y en el período de tiempo que se quiera comprobar.
Los informes del software son muy manejables
Los informes que proporciona el software de gestión de personal permiten elegir cómo ordenar la información y exportarla a formatos PDF, HTML, Texto, CSV, JPG y Excel, así como a tablas que se pueden integrar en otras aplicaciones.
Este software genera informes objetivos en la aplicación conectada al sistema de control, con total fiabilidad y permitiendo una manejabilidad de datos muy práctica para los departamentos de recursos humanos.
Ninguna empresa se puede permitir desperdiciar horas de trabajo en tareas que la tecnología resuelve a precios asequibles. Aquellos tiempos de apuntar las entradas y salidas en un papel o del empleado que se encargaba de realizar un Excel con los datos de sus compañeros, se acabaron.
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