Gestión del absentismo laboral: todo lo que debes saber
2023 está siendo un año cargado de novedades para las empresas. Una de las más importantes es, sin duda, la obligación de implantar un canal de denuncias a nivel interno. Pero ¿cuándo hay que hacerlo y cómo lo debes hacer? Aquí te vamos a contar todo lo que has de saber al respecto, así que presta atención.
Normativa y regulación
La Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo fue publicada el 23 de octubre de 2019. Su propósito era el de poner en marcha una regulación que facilitase la prevención de delitos internos en la empresa y, a la vez, brindar un soporte de protección a los denunciantes.
Sin embargo, como suele suceder en estos casos, ha sido necesario un tiempo hasta conseguir que los diferentes países de la Unión Europea desarrollasen sus propias normas para la entrada en vigor del canal de denuncias obligatorio. En España se ha materializado mediante la Ley 2/2023, de 20 de febrero, más conocida como “ley de protección a denunciantes”. Entró en vigor el pasado lunes 13 de marzo de 2023.
¿Qué es un canal de denuncias obligatorio?
El canal de denuncias es una herramienta diseñada para garantizar la protección e integridad de todas aquellas personas que formen parte de una empresa y que quieran denunciar una infracción cometida dentro de su entorno laboral.
Por ejemplo, si un empleado es consciente de que su empresa no cumple la normativa en materia de prevención de riesgos laborales, de registro de la jornada laboral o de pago de las horas extraordinarias, podrá denunciarlo por esta vía de manera confidencial y sin temor a represalias.
Principales características y requisitos canal de denuncias
Ahora bien, para que el canal de denuncias sea realmente útil en cuanto a la prevención de delitos internos en la empresa, ha de cumplir con los siguientes requisitos y poseer estas características:
- Confidencialidad. El sistema debe asegurar el anonimato del denunciante y de las personas mencionadas en la denuncia. A esta información solo podrán acceder los sujetos autorizados.
- Versatilidad. El denunciante debe poder interponer la denuncia de forma oral o escrita.
- Sencillez. El canal de denuncias obligatorio también ha de ser fácil de usar para cualquier persona. También ha de entregar un comprobante y fijar garantías de confidencialidad.
- Responsabilidad. La empresa tiene que nombrar a un gestor de denuncias. Además, debe crear un procedimiento de gestión de la información acorde a la ley.
- Almacenamiento. Estas denuncias deben ser guardadas durante, al menos, 2 años. Durante todo ese tiempo, el denunciante estará plenamente protegido.
- Independencia. El sistema no puede formar parte de otros mecanismos internos de comunicación.
El cumplimiento de todos estos requisitos canal de denuncias mostrará un fuerte compromiso de la empresa con la transparencia. Además, generará un entorno seguro para todas las personas que forman parte de ella.
¿Qué empresas y organismos están obligados a implantar canal de denuncias?
La ley apenas hace distinción entre organismos públicos y empresas privadas a la hora de llevar a cabo la implantación del canal de denuncias obligatorio. En concreto, hace referencia a:
- Todas las entidades que forman parte del sector público, sin distinción.
- Empresas privadas que tengan en plantilla a 50 trabajadores o más.
- Todas las empresas del sector financiero, sin importar el número de trabajadores.
- Partidos políticos.
- Sindicatos.
- Organizaciones empresariales.
- Organizaciones que gestionan fondos públicos.
¿Qué plazo tienen las empresas y organizaciones para implantar canal de denuncias?
Como dijimos antes, la ley de protección del denunciante entró en vigor el 13 de marzo de 2023. A partir de esa fecha, las empresas con 250 o más trabajadores, los entes de la Administración Pública y los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y gestores de fondos públicos dispondrán de 3 meses para implantar el canal de denuncias. Es decir, deberán tenerlo listo antes del 13 de junio de 2023.
Por su parte, las empresas que cuenten con entre 50 y 249 trabajadores en plantilla, así como los entes públicos de municipios con menos de 10 000 habitantes, tendrán hasta el 1 de diciembre de 2023 para llevar a cabo la implantación.
¿Qué sanciones prevé la ley de protección del denunciante?
Las sanciones por no implantar el canal de denuncias varían en función de si hablamos de personas físicas o jurídicas:
- Personas físicas. Entre 1001 y 300 000 euros, según la gravedad de la infracción.
- Personas jurídicas. Entre 100 000 y un millón de euros.
¿Cómo implantar canal de denuncias?
Ya conoces los requisitos canal de denuncias a la hora de garantizar la prevención de delitos internos en la empresa, así que ahora llega el momento de explicar cómo se debe implementar en la organización. En concreto, hace falta seguir estos pasos.
1. Establecer las vías de comunicación
La ley da bastante libertad al respecto, aunque lo más eficiente en la actualidad es apostar por un sistema digitalizado. Hablamos, por ejemplo, de una cuenta de correo electrónico, un número de teléfono o una plataforma digital específica.
En cualquier caso, lo mejor es siempre apostar por un canal único y centralizado basado en un software, ya que así el proceso será más automatizado y fácil de gestionar.
2. Nombramiento del responsable
Una vez que hayas establecido la vía de comunicación de las denuncias, llega el momento de nombrar a su responsable. En este sentido, la ley establece que puede ser una única persona o un grupo formado por varias. Todo depende del tamaño de la organización.
En las grandes empresas, el responsable del canal de denuncias deberá ser un directivo que goce de independencia respecto al órgano de administración. Además, asumirá estas funciones en exclusiva.
En el caso de las empresas medianas, esta exclusividad no es obligatoria. Es decir, podrá compatibilizar el cargo con el desempeño de otras tareas y funciones.
3. Elaboración del reglamento
Un canal de denuncias no es un buzón de quejas y sugerencias. Por ello, es imprescindible elaborar una normativa que regule su uso por parte de los trabajadores. En el documento, que debe ponerse en conocimiento de toda la plantilla, ha de aparecer recogida la siguiente información:
- Marco normativo. Hablamos, por supuesto, de la ley de protección del denunciante, pero también de la ley de protección de datos y garantía de los derechos digitales, por ejemplo.
- Quiénes pueden hacer uso del canal. Las vías de comunicación disponibles y formato en el que se deben presentar las denuncias.
- Quién recibe la denuncia. Y plazos de respuesta y resolución de la denuncia.
- Derechos que poseen los denunciados y los denunciantes.
4. Establecer un protocolo de tramitación
Además, el reglamento debe incluir una descripción detallada acerca de cómo se gestiona la denuncia o, lo que es lo mismo, el procedimiento de investigación y resolución que se llevará a cabo.
Para elaborarlo, lo más seguro es recurrir a la norma ISO 37002. Se trata del estándar internacional para la denuncia de irregularidades dentro de las empresas. Gracias a él, tendrás la certeza de cumplir con las exigencias previstas en la ley.
5. Crear un libro-registro de denuncias
Como es obvio, la empresa debe ser conocedora de todas las denuncias que han interpuesto sus empleados contra ella. También ha de saber cómo se han tramitado, cuándo y qué decisiones se han tomado al respecto. Toda esta información tiene que estar recopilada en el libro-registro de denuncias internas.
La seguridad de cumplir con la ley
Aunque no es obligatorio, nunca está de más nombrar a un empleado delegado de protección de datos para el canal de denuncias. ¿El motivo? Al igual que en cualquier otro procedimiento, es necesario salvaguardar la identidad y confidencialidad del denunciante y de los posibles testigos.
Además, resulta de vital importancia comunicar de manera fehaciente a los empleados que el canal se ha puesto en marcha. Para ello, puede ser muy útil elaborar una guía en la que se aclare cómo utilizarlo.
Dicho esto, ya sabes todo lo necesario respecto al canal de denuncias obligatorio. Una herramienta que tus empleados deben tener a su alcance y cuya no implantación puede costarte multas muy importantes.
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