Aplicaciones para el control horario de trabajadores
¿Quién no ha tenido un compañero que suele ponerse “enfermo” sospechosamente siempre en lunes o viernes? O el día anterior a un festivo, o justo cuando mayor carga de trabajo hay a la oficina…
El último informe de Adecco sobre absentismo estima, que del total de las personas que faltan al trabajo por incapacidad temporal (que engloba desde una gripe a enfermedades más graves o un accidente laboral), el 35% lo hacen de manera irregular, es decir, son falsas bajas.
Si a esto le sumamos el absentismo no justificado, que representa un 1,3%, estaríamos hablando de 24,37 horas de absentismo irregular por cada trabajador al año. Lo que se traduce en un gasto de 40 € al mes o 482 al año por cada trabajador teniendo en cuenta que en España, la media por hora trabajada es de 19,77 €.
Detectar el absentismo para ahorrar dinero
Pese a que el absentismo laboral supone, como hemos visto, pérdidas económicas para las empresas, muchas aún no tienen planes para detectarlo y prevenirlo. Algunas empresas no se han parado a pensar en el problema, otras no saben cómo abordarlo. También hay empresas que no creen que el problema les afecte, un error especialmente común en las PYME.
Lo cierto es que no es sencillo poder determinar hasta qué punto nos afecta el absentismo si no se realiza un seguimiento sobre el horario de los empleados. Y para poder hacerlo, lo primero es tener claro que existen distintos tipos de absentismo:
- Absentismo justificado: Engloba permisos legales retribuidos (maternidad y paternidad, por matrimonio, etc.), bajas de incapacidad temporal por enfermedades comunes, accidentes laborales…). Aquí también estaría incluído ese 35% de absentismo por incapacidad temporal que, aunque justificado, es irregular porque es falso.
- Absentismo no justificado: El abandono del puesto de trabajo sin justificación y sin conocimiento ni permiso de la empresa. Es importante tener en cuenta que no se trata sólo de que el trabajador no acuda un día a su puesto de trabajo, sino que aquí también se engloban los retrasos, pausas legales como la del almuerzo pero que se alargan más de lo establecido… Supone un 1,3% del absentismo, el equivalente a 3,2 horas por trabajador.
- Presentismo: El tipo de presentismo más habitual es cuando el empleado está en su puesto de trabajo pero realizando actividades que no se corresponden con su trabajo: gestionando tareas personales, mirando sus redes sociales, etc. Si quieres saber más sobre presentismo ya hablamos de ello en otro post que puedes leer aquí
Como hay diferentes tipos de absentismo y cada uno tiene múltiples causas, lo más sencillo es utilizar un sistema de control de accesos para poder detectar cuáles son los tipos más habituales en nuestra empresa, cómo nos perjudican y a continuación, elaborar un plan que ayude a prevenirlo.
Los sistemas de control de acceso son dispositivos de sencilla instalación en los que el empleado “ficha” para registrar sus horarios de entrada y salida. Algunos de estos dispositivos permiten también fichar cuando el empleado hace un descanso, sale a comer, al médico, de visita comercial, etc. Con los informes que genera el control de accesos, se pueden identificar las causas y el nivel de absentismo de la empresa con facilidad.
Debido a que las empresas cada vez están más concienciadas con el problema que supone el absentismo, el alquiler de control de accesos se ha vuelto muy común. Esta modalidad permite a las empresas probar los dispositivos para ver si se adaptan a sus necesidades y utilizarlos solo durante el tiempo que necesiten.
Prevención, la mejor manera de evitar el absentismo
Gracias al control de accesos conoceremos mejor qué tipos de absentismos afectan a nuestra empresa, cuáles son las causas y si hay empleados que practican el absentismo de manera más habitual que otros, el siguiente paso es elaborar un plan de prevención.
A la hora de crear un plan de este tipo hay que tener en cuenta:
- La motivación: juega un papel fundamental cuando hablamos de absentismo no justificado, de presentismo o de absentismo irregular (trabajadores que llegan tarde de manera sistemática, que se “escaquean” de su puesto durante varias horas, que practican el presentismo de manera habitual, etc.). Los empleados motivados son menos proclives a practicar el absentismo.
Las empresas utilizan múltiples incentivos para motivar a sus empleados: mantener un buen ambiente de trabajo entre compañeros, planes de formación, planes de promoción laboral, políticas de conciliación con la vida familiar, incentivos económicos, horarios flexibles…
No es necesario realizar enormes cambios ni invertir grandes sumas de dinero, toda pequeña medida que haga que los empleados se sientan más cómodos en su puesto de trabajo repercute positivamente.
- Promoción de la salud: Fomentar prácticas saludables en el entorno laboral previene las enfermedades asociadas al trabajo y esto además de los beneficios obvios, se traduce en un menor porcentaje de bajas por enfermedad. El Real Decreto 1299/2006 establece un listado de enfermedades profesionales que se detallan en esta Guía de la Seguridad Social y que abarca desde lesiones musculares y alergias a cánceres.
Cada vez más empresas ofrecen a sus empleados revisiones médicas gratuitas y programas que les ayuden a prevenir las enfermedades más comunes (asociadas a las malas posturas en el trabajo, el sobrepeso, etc.).
De nuevo, todas estas medidas son adaptables a la pequeña y mediana empresa: impartir charlas sobre prácticas saludables, colocar unos reposapiés para mejorar la postura de los empleados en su puesto de trabajo, difundir infografías sobre buenas prácticas, cambiar la máquina de snacks por una de alimentos más sanos… Son pequeñas cosas que puedes ayudar a la salud de los trabajadores y que no requieren del presupuesto de una multinacional para llevarse a cabo.
En este punto también es fundamental, y además una obligación legal y moral, tener un plan de buenas prácticas para prevenir la siniestralidad laboral asociada a ciertos trabajos y cumplir con la normativa en Prevención de Riesgos Laborales.
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