Registro de jornada, ¿Obligados a fichar en el trabajo?
Tras un año de pruebas, en muchos casos forzadas por las circunstancias, es tiempo de considerar el teletrabajo como una realidad estable en el mercado laboral y que, por tanto, precisa de una reflexión tan intensa como cualquier otro extremo de los objetivos de negocio. Tanto como los presupuestos, la captación de clientes o cualquier asunto de infraestructura. Es un sistema de trabajo muy diferente del presencial que requiere nuevas prácticas y, sobre todo, nuevas actitudes de los responsables de RR.HH. y de los empleados.
Una cuestión de mínimos es que el teletrabajo continúe aportando el mismo valor al negocio que ofrecía el trabajo presencial, pero la aspiración debe ser que la nueva modalidad incremente incluso la capacidad empresarial al tiempo que la productividad y el bienestar de sus trabajadores.
Los problemas ya se conocen: riesgo de desapego emocional y participativo del empleado, dificultades de asertividad en los directivos, nuevos recursos tecnológicos, distintos grados de habilidad digital… intentaremos concentrar estos problemas y sus soluciones en algunos criterios que ayuden a evaluar el teletrabajo y optimizar el rendimiento del teletrabajador.
Estos aspectos organizativos y de comunicación son los más afectados por un cambio de cultura empresarial que incluye la necesidad de un software digital para gestionar con eficacia al personal en remoto. Es un falso tópico que el teletrabajo conlleve falta de control sobre la plantilla porque existen softwares que permiten un control bastante exhaustivo de la actividad laboral a domicilio. Los trabajadores rinden cuentas y los responsables de RR. HH. cuentan con herramientas para computar las horas de trabajo efectivo, siendo el registro del control horario la forma básica de conocer en qué invierte un empleado su jornada, cuándo comienza y cuando concluye.
Aclarar qué puestos son totalmente teletrabajables
La empresa debe comenzar por hacer sus deberes estableciendo las tareas que efectivamente se pueden cumplir a distancia con efectividad para evitar disgustos posteriores. Hay puestos, como los de atención al cliente, complicados de abordar desde el home office, y otros completamente compatibles con esta modalidad. Por ello, la primera labor del departamento de RRHH será revisar con detalle los puestos existentes y verificar qué funciones pueden cumplirse desde casa por medios telemáticos y cuáles no.
Apoyar al empleado en sus competencias digitales
Una vez definido esto, se habrá de asegurar que los teletrabajadores dispongan de la tecnología adecuada en sus casas y, lo más importante, que su grado de competencias digitales sea suficiente para desarrollar su trabajo sin obstáculos. No hay que dar por supuesto que todos están en condiciones de usar perfectamente los recursos tecnológicos desde el primer momento.
Cuanto más sencillo sea el manejo de los sistemas digitales que se establezcan, más ágil será el tránsito hacia el teletrabajo pero, en algunos casos, la empresa tendrá que ofrecerles formación específica y conviene detectar las carencias formativas cuanto antes para que la adaptación se complete con rapidez.
Evaluar el teletrabajo con criterios de empatía
Cuando el empleador ha resuelto los puntos anteriores, llega su momento de evaluar el teletrabajo del empleado con la fortaleza moral de haber cumplido su parte del compromiso. A partir de aquí intervienen habilidades psicológicas de RR.HH. que influyen en esta comunicación y control y que se deben transmitir a los jefes de equipo que traten a diario con los empleados. La inseguridad del trabajador a distancia puede verse influida por la nueva situación, y éste debe poder compartir con libertad sus opiniones porque su zozobra sobre cómo va a valorarse su grado de cumplimiento aumenta con la lejanía. Por eso es importante que la empresa muestre interés por su salud física y emocional y por asuntos no relacionados con el trabajo. Conocer cómo se sienten y qué preocupa a sus trabajadores es básico para motivarles y al empleador también le debe interesar lo que opinan los empleados sobre su gestión para mejorar la dirección del trabajo de manera constructiva.
Un código de buenas prácticas para fomentar la responsabilidad
Al empleado no se le podrá supervisar con la misma intensidad que en un entorno presencial, por lo que hay que extremar la claridad con que se le transmitan sus objetivos asignados y los criterios de evaluación interna a los que debe atenerse. Partiendo de que la empresa confía en su profesionalidad y espera que actúen con responsabilidad, una fórmula útil es la de crear un decálogo de buenas prácticas que acepten y sigan todos los empleados.
Con encuestas específicas, RR.HH. puede recabar opiniones de los trabajadores que reflejen su grado de motivación y su compromiso corporativo preguntándoles cómo creen que están rindiendo desde casa o qué aspectos se pueden mejorar.
Reuniones virtuales de seguimiento
Para evaluar el teletrabajo hacen falta reuniones periódicas para ponerse al día en los proyectos, realizar un seguimiento y comunicarse entre los miembros de un departamento. Estas reuniones deben fijarse con continuidad y pueden hacerse a través de Skype, Zoom o Hangouts. En ellas es importante apreciar el trabajo realizado, se hayan alcanzado del todo o no los objetivos, para que el equipo siga motivado en una situación de alejamiento. Según un informe de Gallup, la motivación decae un 26% en los empleados cuyos directivos sólo señalan sus debilidades.
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